Gestion des visiteurs
Modernisez l’accueil et le suivi des visiteurs au sein de votre organisation
Le module de gestion des visiteurs vous permet de simplifier la prise en charge de vos visiteurs tout en effectuant un meilleur contrôle des accès. Couplé à l’utilisation des terminaux tactiles Visio X7, cette fonctionnalité contribue à renouveler votre accueil et à renforcer l’image de votre organisation.
Les enjeux du contrôle d’accès des visiteurs
Facteur, livreur, prestataire, client en visite, agent d’entretien, candidat… Nombreux sont les visiteurs quotidiens d’une entreprise.
L’accueil et la gestion des visiteurs constituent des enjeux de taille pour les organisations, qui touchent tant à leur image qu’à leur sécurité :
- Accueil inexistant, débordé ou trop coûteux
- Accueil opéré par le personnel de gardiennage non formé ou non dédié
- Mauvaise transmission de l’information concernant les visites attendues
- Méthodes peu sécurisées (registre d’accueil format papier, baisse de vigilance, etc.)
- Risques accrus par des visites non-programmées ou anonymes
- Méconnaissance des visiteurs présents au sein des locaux, etc.
Le logiciel de gestion des visiteurs est intégré aux modules de gestion des accès, il permet ainsi de simplifier l’accueil de vos différents visiteurs tout en préservant la sécurité de vos bâtiments et de votre personnel.
La solution d'accès qui modernise les visites dans vos locaux
Cette solution logicielle polyvalente vous garantit :
- Un accueil moderne, fonctionnant de manière autonome ou en relai du personnel d’accueil
- La création de différents profils visiteurs
- La mise en œuvre de procédures d’accueil spécifiques selon la nature du visiteur : code d’accès unique pour un livreur, accueil personnalisé pour un client, etc
- L’identification rapide des visiteurs programmés ou la saisie d’informations sur les visiteurs non planifiés
- L’actualisation et le partage du planning des visites
- La sécurisation des procédures de visites : signature obligatoire d’un cahier de registre numérisé
- La traçabilité des visites.
Le module de gestion des visiteurs peut être couplé au terminal Kelio Visio pour une utilisation plus souple et un accueil résolument moderne.
Comment sécurisez l’accueil des visiteurs en entreprise ?
La sécurisation des salariés travaillant dans une entreprise est l’une des obligations du chef d’entreprise en France selon l’ Article L4121-1 du Code du travail.
Pour assurer la sécurité de votre personnel, il est donc important de restreindre l’accès à vos locaux afin d’éviter les intrusions non-désirées. Mais en parallèle, il reste nécessaire d’autoriser les visites et la circulation des personnes extérieures essentielles au fonctionnement de votre activité - livreurs, facteurs, personnel d’entretien …
La solution de gestion des visiteurs Kelio vous aide à personnaliser votre accueil selon vos besoins, et ce dans les meilleures conditions de sécurité.
Avec le logiciel de gestion des visiteurs Kelio, vous pouvez :
- Automatiser votre accueil entreprise,
- Envoyer des QR codes en amont à vos visiteurs afin d'anticiper les visites,
- Soumettre vos visiteurs à un questionnaire préalable (questionnaire sanitaire par exemple),
- Tracer la venue de vos visiteurs dans le respect des exigences du RGPD,
- Diffuser les consignes de sécurité ou des protocoles sanitaires propres à votre activité,
- Affecter un badge d'accès dont les droits seront spécifiques à chaque type de visiteurs.
Ainsi vous anticipez vos visites et encadrez le parcours de vos différents types de visiteurs. Grâce à l’historisation précise des visites dans vos locaux, vous êtes en mesure de retracer d’éventuels incidents.
Gérez les visiteurs planifiés, ou non, en toute sécurité
Vos collaborateurs peuvent planifier leurs visites dans le module de gestion des visiteurs :
- Pré-enregistrement des visites par les personnes habilitées à recevoir des visiteurs
- Visualisation des visites planifiées selon leur type : en cours, à venir, non effectuée, terminée
- Édition d'une fiche de visite avec possibilité de signature
- Synchronisation du calendrier Outlook© du collaborateur.
Un e-mail de confirmation, comportant un QR code d’identification unique, est automatiquement transmis au visiteur. Un e-mail de rappel lui sera également envoyé la veille du rendez-vous.
Le logiciel permet également de gérer les visites non-prévues :
- Saisie autonome ou assistée de l’identité du visiteur sur la borne tactile Kelio Visio (nom, prénom, objet de la visite…)
- Impression d’un badge
- Notification du collaborateur visité.
Simplifiez et modernisez l'accueil des visiteurs avec la borne tactile Kelio Visio
Kelio Visio est une borne tactile interactive qui permet de gérer simplement et efficacement l'accueil des visiteurs. Elle permet au visiteur de :
- S'identifier lors de son arrivée, en s’enregistrant directement sur la borne ou en scannant le QR code de la visite pré-enregistrée
- Consulter les consignes de sécurité
- Se prendre en photo pour compléter sa fiche visiteur
- Signer le registre des visites numérisé, directement sur la borne digitale.
À la fin de la visite une simple signature sur l'écran tactile de la borne permet au visiteur de clôturer sa visite.
Véhiculant une image moderne, la borne Kelio Visio ne requiert aucune intervention humaine, et permet de suppléer ou de remplacer les agents d’accueil.
Identifiez les visiteurs
Le collaborateur est alerté de l’arrivée de son visiteur en temps réel, par SMS ou e-mail.
Les visiteurs disposent d'un badge permettant de les distinguer aisément des membres du personnel. Vous pouvez pré-enregistrer plusieurs modèles de badges et lancer automatiquement des impressions groupées ou unitaires.
Le module vous permet la remise des badges en fin de visite, grâce à la mise en place d'un avaleur de badges.
Recensez les personnes présentes au sein des bâtiments
Le logiciel de gestion des visiteurs facilite la diffusion du planning des visites à tout collaborateur concerné par l’accueil de visiteurs et le contrôle d'accès : personnel d’accueil, gardien aux différents points d’entrée du site, etc.
En cas d'évacuation incendie, vous savez exactement qui est présent au sein de votre établissement y compris les visiteurs.
Pourquoi choisir Kelio pour votre gestion des visiteurs ?
- Une solution d’accueil moderne et disponible en 17 langues
- Des procédures d’accueil et de sécurité adaptées à tous les types de visite
- Actualisation et partage du planning des visites en temps réel
- Communication des consignes de sécurité aux visiteurs
- QR Code ou numéro d’identification unique par visiteur
- Comptabilisation des visiteurs dans les listings FES en cas d’alerte-incendie.
