Logiciel de planning du personnel : gérez les horaires de vos équipes
Optimisez votre organisation avec les logiciels de gestion de planning horaire et planification sous contraintes
La planification des Ressources Humaines et l'organisation des horaires de travail sont des enjeux stratégiques pour les entreprises, qui sont confrontées à la nécessité de gérer les flux d'activités irréguliers et d'optimiser au maximum les moyens humains disponibles tout en veillant à respecter la législation du travail. Découvrez notre logiciel de planning du personnel pour une gestion optimisée.
Comment faire un planning du personnel ?
La gestion du planning horaire ou planification des Ressources Humaines, consiste pour une organisation à :
- Organiser le travail des collaborateurs ; définir les horaires et distribuer les tâches,
- Optimiser les moyens humains disponibles pour un poste de travail, en fonction des compétences et disponibilités de chacun (personne en poste, en travail à distance, en mission extérieure ou en congés),
- Coordonner la gestion du planning du personnel entre équipes,
- Gérer les imprévus et flux d'activités irréguliers, afin d’éviter les situations de sous-effectifs ou sureffectifs.
Une organisation doit également tenir compte :
- Des objectifs de production ou de services,
- De la législation du travail (temps de repos, jours travaillés…),
- Du respect de l’équité au travail entre collaborateurs,
- Des attentes individuelles pour une meilleure conciliation entre vie professionnelle et vie personnelle.
Logiciel de planning du personnel : à qui ça s’adresse ?
La gestion du personnel est une fonction cruciale dans toute organisation, quelle que soit sa taille. Elle requiert une planification précise et une coordination efficace pour garantir que les bonnes personnes sont au bon endroit au bon moment.
La planification horaire est tout particulièrement essentielle pour assurer l’efficacité et la continuité de service dans les organisations où la coordination du personnel est indispensable. Cela devient particulièrement critique dans les industries où le personnel doit être disponible 24/7 :
- Hôpitaux, CHU, cliniques, laboratoires d’analyses biomédicales, maisons de santé, EPHAD,
- Restaurants,
- Entreprises de nettoyage,
- Centres d’appels, centres de services,
- Transports routiers,
- Magasins employant des vendeurs et hôtes/hôtesses de caisses,
- Usines en gestion de production continue,
- etc.
Bien que souvent plébiscitée dans les organisations, la gestion du personnel via Excel© comporte de nombreux écueils, provoquant des pertes de temps et multipliant les risques d’erreurs :
- Multiplication des plannings entre les équipes,
- Mises à jour manuelles et répétitives,
- Pas d’intégration des objectifs de production, des congés et absences, ni des contraintes de planification, etc.
A l’inverse, un logiciel de planning du personnel offre une vision centralisée de l’organisation du travail. Il permet de gérer les salariés efficacement en ajustant les ressources humaines en fonction des objectifs de fonctionnement et en suivant des indicateurs de performance.
Demandez une démonstration de la gestion des plannings du personnel
Le logiciel de gestion de planning : pour une planification efficace de vos ressources humaines
Le personnel étant souvent le plus grand poste de dépense pour une entreprise, maximiser l'efficacité de sa gestion n'est pas seulement une question de coût, mais aussi de performance opérationnelle ! Un logiciel de planning du personnel efficace vous aide à gérer les ressources humaines de manière proactive, en assurant une couverture adéquate tout en respectant les contraintes individuelles et collectives.
Le logiciel de planning du personnel est un outil de gestion combinée des horaires, des absences, et des activités des salariés. Il assure la parfaite adéquation entre les effectifs, les compétences disponibles et la charge de travail planifiée, tout en respectant la législation du travail (temps de repos, temps de travail maximum, etc.).
Simple d’utilisation, le logiciel de planification permet d’optimiser votre organisation du travail grâce à ses fonctionnalités avancées :
- Gestion des plannings horaires, des plannings d’absences et de congés,
- Alertes en cas de non-respect des contraintes légales et de temps de travail,
- Ecran d’affichage ultra-personnalisable,
- Préparation automatique de plannings intégrant de multiples contraintes,
- Gestion de prêts, remplacements et personnels provisoires,
- Suivi de l’adéquation des ressources en fonction des fluctuations d’activités et mise en évidence des sous et sureffectifs,
- Diffusion facile des plannings : via e-mails, SMS, éditions, affichage dans l’espace personnel du salarié.
Créez un planning du personnel adapté à votre organisation
Reproduisez exactement votre organisation de travail, avec des plannings facilement paramétrables par les utilisateurs. Visuel et ergonomique, le logiciel de gestion des plannings propose de multiples options et possibilités d'affichage pour s'adapter à vos besoins :
- Espace de travail intuitif et personnalisable : large choix de couleurs et d’icônes,
- Fonctionnalités ergonomiques : copier-coller, actions groupées, plannings types à dérouler, etc.,
- Module 100% web pour une rapidité d’affichage et un meilleur confort d’utilisation,
- Echelle de temps modifiable : affichage du planning d’équipes à l'année, mois, semaine, jour, heure,
- Filtrage personnalisé des groupes de salariés à afficher sur le planning du personnel,
- Affichage modulable des postes de travail - par ligne, colonnes ou dossiers - pour représenter chaque organisation de travail spécifique,
- Mise en évidence des sous-et sureffectifs sur les plannings d’équipe,
- Tableaux de bord et éditions personnalisables.
Un bon logiciel de planning du personnel vous permet de générer des horaires en tenant compte des disponibilités du personnel, des compétences requises pour chaque poste, mais aussi des règles légales (les durées maximales de travail par exemple).
Il facilite également les demandes de congé et peut ajuster automatiquement les plannings pour compenser les absences. Une interface utilisateur claire permet à tous les employés de consulter facilement leurs horaires, de demander des modifications, ou de signaler des indisponibilités. Les managers bénéficient des rapports et analyses pour identifier les tendances, les surcharges ou les sous-utilisations de personnel.
Kelio, le logiciel de gestion de plannings respectueux des contraintes légales et conventionnelles
Sécurisez vos plannings d’équipes avec la solution de gestion des plannings grâce à des alertes qui vous informent en cas de non-respect des contraintes légales :
- Du temps de travail journalier / hebdomadaire maximum,
- Du temps de travail hebdomadaire moyen sur X semaines,
- Du temps de repos minimum entre 2 journées de travail.
Ajoutez des alertes liées à vos propres règles d’organisation interne. Vous pouvez mettre en place des contrôles sur :
- Les heures supplémentaires, les heures de nuit, etc.,
- L'objectif d'annualisation / modulation.,
- Les soldes de congés, RTT, etc.
- Ces alertes peuvent être paramétrées comme bloquantes ou informatives.
Avec notre logiciel de planning du personnel, réduisez le temps consacré à chaque tâche de planification et diminuez les erreurs humaines.
Vous optimisez vos coûts en évitant les heures supplémentaires inutiles et les frais liés au personnel temporaire. Un système transparent et équitable de gestion des horaires augmente aussi la satisfaction et l'engagement du personnel.
Communiquez votre planning du personnel en temps réel !
Le logiciel de planning du personnel Kelio intègre l'ensemble des plannings de votre organisation dans une base de données unique.
La gestion des plannings des équipes est ainsi :
- Partagée et accessible de façon centralisée par les managers, les salariés et le service RH,
- Publiée auprès du personnel qu'il soit en poste, en télétravail ou à distance (employés itinérants, en mission extérieure, en congés),
- Mise à jour en temps réel, avec intégration des absences et des congés des salariés,
- Simplifiée : les opérations de prêt et partage de personnel sont simplifiées et la charge de travail est facilement répartie sur l’ensemble des salariés et intérimaires.
Contrairement à une gestion du personnel opérée sur des tableurs individuels Excel© dans chaque service, le planning horaire partagé Kelio vous offre une vision globale et actualisée de votre organisation du travail.
Congés, décomptes d’heures, équité : accédez à toute l’information depuis votre logiciel de planning du personnel
Le module de gestion des plannings d'équipe de votre logiciel de planning du personnel incorpore la fonctionnalité robuste d'un calculateur de gestion des temps, offrant aux managers la capacité de surveiller en continu tous les indicateurs clés de leur organisation. Directement depuis leur interface de planning, ils peuvent accéder aux :
- Compteurs horaires individuels et collectifs, permettant un suivi précis des heures travaillées par chaque membre de l'équipe.
- Alertes et anomalies, qui signalent toute incohérence ou déséquilibre, assurant ainsi une répartition juste et équitable du temps de travail entre les collaborateurs.
- Impact des absences et congés sur la couverture des besoins par poste de travail, avec une intégration qui permet de gérer les congés directement via Microsoft Outlook©, simplifiant ainsi les processus administratifs.
- Ecarts entre les compteurs d'heures réalisées et les heures planifiées, offrant une vision claire des performances et de la productivité.
Cette intégration transparente aide à optimiser la gestion des ressources humaines, mais aussi à renforcer l'efficacité opérationnelle en permettant une réaction rapide aux ajustements nécessaires, tout en soutenant une gestion proactive des équipes.
Identifiez facilement les sous-effectifs et les sureffectifs
Le logiciel de planning du personnel est un outil essentiel pour optimiser l'allocation des ressources humaines. Il assure ainsi que le personnel nécessaire soit disponible pour mener à bien les tâches planifiées. Cette optimisation se manifeste particulièrement dans la gestion des fluctuations de main-d'œuvre, comme le sous-effectif et le sureffectif.
En cas de sous-effectif :
- Identification et mobilisation de ressources internes : le logiciel scanne et identifie les employés disponibles ayant des compétences requises similaires, permettant un redéploiement rapide et efficace.
- Recours aux ressources intérimaires : il intègre un formulaire directement transmissible aux services RH ou aux agences d'intérim pour solliciter du personnel temporaire.
- Gestion de l'intégration des salariés temporaires : le logiciel facilite l'intégration et la gestion des employés temporaires, garantissant une transition en douceur et une productivité immédiate.
En cas de sureffectif :
- Redistribution interne du personnel : il permet de détecter les opportunités de réaffectation des collaborateurs en surplus vers d'autres services nécessitant plus de main-d'œuvre.
- Gestion des temps de repos : pour les collaborateurs excédentaires, le logiciel propose des options de mise en repos, aidant ainsi à maintenir un équilibre travail-vie personnelle tout en optimisant les coûts salariaux.
Ces fonctionnalités démontrent comment le logiciel de gestion des plannings de travail peut servir de levier stratégique pour l'adaptation flexible des ressources humaines face aux exigences variables de l'entreprise, améliorant ainsi l'efficacité globale et la satisfaction des employés.
Comment préparer facilement les plannings du personnel ?
La solution de gestion des plannings permet de :
- Répliquer facilement des plannings hebdomadaires types,
- Proposer des calculs automatiques de besoins en ressources, en fonction de variables d’activité intégrables à l’outil ou importées de bases de données externes (quantités à produire, objectifs de l’année précédente, nombre de commandes à expédier, etc.),
- Construire différents plannings préparatoires, sans impact réel sur les salariés, avant de choisir le planning définitif,
- Générer des propositions automatiques de plannings : l’outil positionne les collaborateurs disponibles sur les postes de travail de manière à couvrir les besoins, en tenant compte des notions de priorité, de règles légales et de contraintes définies sur les postes (exemples : compétences requises, salariés prioritaires, salariés non-autorisés…). Cette proposition de planning peut être ajustée avant application.
Bénéficiez des atouts d'une planification optimisée sous-contraintes
Pour répondre aux besoins de planification très optimisée, propres à certains secteurs d’activité comme la grande distribution, les centres d’appels ou la restauration, un partenariat a été noué avec Holy-Dis, éditeur de logiciels français spécialisé dans la planification optimisée des ressources humaines, pour proposer une solution adaptée grâce à une interface native et transparente entre le logiciel de planification et Planexa® ou Timesquare®.
Cette interface permet une gestion unifiée des plannings et des temps de présence en évitant les ressaisies.
Optimisation des plannings grâce à Planexa® :
- Exploitation des données d'activités,
- Création de plannings adaptés à la fréquentation ou à l'activité,
- Respect des contraintes légales.
Simplification des badgeages grâce au logiciel de planning horaire :
- Collecte des temps de travail via badgeuse,
- Gestion des pauses à durée conditionnée,
- Consultation des résultats personnels (crédit/débit, solde d'absences...).
Contactez-nous pour découvrir le logiciel de gestion de planning
Pourquoi choisir Kelio comme logiciel de planning du personnel ?
Choisir Kelio comme logiciel de planning du personnel vous permet d’améliorer la gestion de vos ressources humaines grâce à une solution robuste, flexible et conviviale. Nous offrons une gamme complète de fonctionnalités dédiées à la gestion du temps et des activités. Cela comprend la planification des horaires, le suivi des absences et des congés, la gestion des temps et activités, ainsi que des modules pour le pointage mobile ou fixe. Ces fonctionnalités intégrées permettent une gestion holistique du personnel depuis une seule interface.
Le logiciel Kelio est conçu pour s'adapter à une variété de secteurs d'activités et peut être personnalisé selon les besoins spécifiques de chaque entreprise. Que ce soit pour gérer les horaires de travail complexes ou pour intégrer des politiques spécifiques de l'entreprise, Kelio s’adapte !
L’interface de Kelio est particulièrement user-friendly, ce qui réduit le temps d'apprentissage et facilite son adoption par tous les utilisateurs, qu'ils soient gestionnaires de RH ou employés. Le tout améliore l'expérience utilisateur et favorise une utilisation optimale de toutes les fonctionnalités du logiciel.
Profitez de tous les avantages de notre logiciel de planning du personnel :
- Solution 100% web
- 3 niveaux de planification d’activités personnalisables : tâches / centres de charges / projets
- Planification des horaires, absences, postes de travail, activités, projets…
- Alertes en temps réel
- Éditions et rapports ultra-personnalisables
- Prêt, remplacement et mise en disponibilité des ressources
- Visualisation à la journée, ½ journée, 1/3 jour, heure à heure
- Planning facilement diffusable : impression, e-mail, SMS
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Témoignages
Equasens
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Une vision globale des plannings
Le module de planification offre aux managers une vue d'ensemble sur les profils horaires de leur équipe, ce qui en permet une gestion efficace.
Aurélia ANSMANT
Responsable du pôle Paie et ADP
Léa Nature
Commerce / Distribution
Une planification plus efficace
Avec le logiciel de planification, les managers ont accès à toutes les informations nécessaires à la réalisation d’un planning optimisé tout en s’assurant de respecter la législation.
Pierre Bouyé
Chargé de l’administration du personnel
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Le module de gestion des plannings nous a permis de gagner 1 à 1,5 jour de travail par semaine.
Caroline LECARPENTIER
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Un respect des temps de travail facilité
Les managers gagnent du temps sur le contrôle des heures des équipes grâce au module planification. Le calendrier groupé permet notamment de voir les absences en un coup d'œil.
Emeline DELOFFRE
Chargée Mission RH
Aéroport de la Réunion
Transport
Une construction des plannings optimisée
Les planificateurs utilisent Kelio pour positionner leurs équipes sur les différents horaires (matin/soir) et créer leur emploi du temps hebdomadaire. Par la suite, ils transmettent cette information aux salariés.
Davina VIADÈRE
Responsable Paie et Administration du Personnel
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Quel que soit le manager, la planification permet d’avoir une visualisation globale de son équipe et de faire les modifications nécessaires lorsqu’on travaille notamment en modulation annuelle.
Lionel MEHEUT
Responsable du site de production de Pontivy
