Logiciel télétravail : une meilleure gestion du travail à distance
Supervisez le télétravail dans votre entreprise : organisez facilement les temps de travail de vos collaborateurs à distance et veillez à votre conformité légale et conventionnelle
Avec le logiciel télétravail Kelio, il devient facile de planifier le télétravail ! Gérez les demandes de télétravail et visualisez vos salariés en présentiel ou en home office sur un même planning consolidé ! Vous suivez les temps de travail réalisés à distance et contrôlez les quotités de télétravail autorisées par salarié.
Suivez simplement les temps de travail à distance
Avec son logiciel télétravail, Kelio se positionne comme une solution complète et flexible pour la gestion du télétravail : visualisation globale des salariés en télétravail, suivi précis des temps de travail et d'activité, digitalisation des demandes de télétravail, alertes de conformité, intégration flexible des moyens de déclaration des temps et une synchronisation avec les calendriers de messagerie.
En optant pour Kelio, vous faites le choix d'une gestion efficace et transparente du télétravail, pour garantir la productivité et le bien-être de vos employés. Notre solution logicielle propose des outils fiables pour suivre les temps de travail de vos collaborateurs à distance :
- Badgeage à distance sur PC, tablette, smartphone...
- Déclaration de présence,
- Suivi des forfaits jours à distance,
- Suivi des primes.
Avec notre logiciel télétravail, accédez en temps réel aux décomptes d’heures télétravaillées par salarié. Pour chaque télétravailleur, vous comptabilisez automatiquement :
- Son temps de présence,
- Son temps passé par activité,
- Ses journées et demi-journées télétravaillées.
Bénéficiez également d’une vision globale des heures de télétravail : elles peuvent être consolidées pour vous offrir une vision, en heures ou en jours, au niveau d’un service ou au niveau de votre organisation.
Ticket restaurant en cas de télétravail ? Prime vestiaire accordée uniquement aux travailleurs sur site ? Le logiciel Kelio vous libère des vérifications de primes fastidieuses en fonction de la présence ou non du salarié sur son lieu de travail. Simplifiez le suivi, tout est calculé automatiquement !
Comment mesurer la charge d’activité des télétravailleurs ?
Un employeur demeure dans l’obligation de suivre et de contrôler les temps de travail de ses collaborateurs à distance, au même titre que pour ses salariés présents au sein de l’entreprise.
L’employeur doit en outre s’assurer que la charge de travail du salarié à distance reste raisonnable et adaptée à son temps de travail. Cela peut être fait en examinant les objectifs assignés, les projets en cours et les résultats obtenus, ainsi qu'en tenant compte des facteurs comme la charge mentale et émotionnelle associée au travail à distance. Le logiciel Kelio SIRH vous propose des des solutions simples pour mesurer l’activité des salariés..
En France, la loi précise qu’un entretien annuel spécifique doit être tenu avec chaque collaborateur pratiquant du télétravail et porter notamment sur les conditions d'activité du salarié et sa charge de travail (article Article L1222-10 du code du Travail). Avec Kelio SIRH, veillez à la conformité de votre organisation en programment ces entretiens spécifiques aux télétravailleurs et ne manquez pas à vos obligations !
Mesurer la charge d'activité des télétravailleurs peut donc se faire à travers plusieurs méthodes, par exemple :
- Suivi du temps de travail : utiliser des outils de suivi du temps pour enregistrer les heures travaillées par les télétravailleurs, notamment grâce à des applications de pointage virtuel ou de déclaration de temps de travail sur PC, tablette ou smartphone.
- Objectifs et résultats : définir des objectifs clairs et mesurables pour les télétravailleurs et évaluer leurs résultats par rapport à ces objectifs. Cela peut se faire à travers des revues régulières de performance ou des indicateurs de performance clés (KPIs).
- Activités et tâches réalisées : examiner les activités et les tâches effectuées par les télétravailleurs pour évaluer leur charge de travail, à travers des rapports d'activité ou des systèmes de suivi des tâches.
- Feedback et échanges : solliciter le feedback des télétravailleurs sur leur charge de travail et leur niveau de stress, organiser des échanges réguliers pour discuter des défis et des opportunités liés à la charge de travail.
- Équilibre travail-vie personnelle : évaluer l'équilibre entre le travail et la vie personnelle des télétravailleurs en tenant compte de facteurs tels que les heures supplémentaires, les périodes de repos et les congés pris.
En utilisant une combinaison de ces méthodes, les entreprises peuvent obtenir une vue d'ensemble plus complète de la charge d'activité de leurs télétravailleurs et prendre des mesures pour optimiser leur bien-être et leur productivité.
Sécurisez votre organisation en veillant au respect des accords de télétravail
En France, le télétravail est encadré par un ensemble de règles :
- Droit du travail,
- Conventions collectives,
- Accords de télétravail ou charte au sein de l’entreprise,
- Et de façon informelle, par les pratiques et usages au sein d’une structure (jours dédiés aux réunions, organisation interne...).
Ainsi le télétravail peut varier selon de multiples paramètres : quotités autorisées, nombre de jours, collaborateurs concernés, etc. Faire respecter toutes ces modalités peut s’avérer un véritable casse-tête !
Pour faciliter le suivi et le contrôle de la charge d'activité des télétravailleurs, le logiciel télétravail Kelio SIRH propose des solutions simples et efficaces. Grâce à ses fonctionnalités avancées, Kelio permet aux employeurs de suivre précisément les heures travaillées, d'évaluer la charge de travail et de planifier des entretiens spécifiques aux télétravailleurs, garantissant ainsi la conformité et le bien-être des employés.
Nous vous aidons à contrôler ces divers paramètres - pour chaque employé - afin de veiller au respect des accords négociés dans votre entreprise :
- Salariés autorisés à télétravailler,
- Jours autorisés de télétravail,
- Quotités de télétravail par semaine, par mois (autre période) pour chaque salarié,
- Délai de prévenance pour une demande de télétravail,
- Validation préalable par le manager,
- Modalités du télétravail exceptionnel : grèves, crise ...
Suivez facilement tous ces paramètres grâce à des alertes automatiques et des suivis de quotas, paramétrables pour tous les salariés. Avec le logiciel Kelio, vous encadrez la pratique du télétravail à tous les échelons hiérarchiques et vous sécurisez votre organisation vis-à-vis de la réglementation du travail.
Accédez à des plannings de télétravail toujours à jour
Ayez enfin une vision claire de votre organisation de travail - qui travaille sur site ou en télétravail, à chaque instant - au travers de plannings collaboratifs et mis à jour en temps réel !
Le logiciel télétravail Kelio vous offre un planning de gestion centralisé : les demandes de télétravail, leur validation, et la mise à jour instantanée des plannings se gèrent automatiquement.
Sur les plannings, vous distinguez visuellement les salariés travaillant sur site, des personnes en télétravail, ou des salariés absents.
Le logiciel Kelio propose des fonctions pratiques pour simplifier la gestion des plannings au quotidien :
- Affichage d’un symbole « télétravail » dans les calendriers individuels et les plannings collectifs,
- Gestion des cycles de télétravail pour les télétravailleurs réguliers,
- Gestion du télétravail à la journée ou à la demi-journée,
- Synchronisation avec les calendriers de vos messageries (Outlook©, Google Calendar©, Lotus Notes©).
Bénéficiez d’une vision partagée et toujours actualisée de votre organisation de travail, grâce au logiciel télétravail Kelio !
Comment simplifier le management quotidien du télétravail ?
Le logiciel Kelio simplifie votre organisation interne sans perdre le contrôle sur la gestion du télétravail.
Kelio vous permet de digitaliser les demandes de télétravail. Un imprévu ? Votre salarié peut demander à télétravailler en quelques clics, dans la limite de ce qui lui est autorisé (délai de prévenance, jours autorisés…). Son manager reçoit une notification dans son espace RH et la valide depuis un PC, une tablette ou un smartphone. La gestion du télétravail est collaborative : salariés et managers sont autonomes à leur niveau, dans le cadre des règles et accords de télétravail.
Avec Kelio, le management du télétravail devient également ultra-flexible :
- Paramétrez des motifs de télétravail personnalisés (télétravail régulier, occasionnel, de crise…) et comptabilisez les temps réalisés selon les situations,
- Modifiez exceptionnellement votre jour de télétravail habituel en 1 clic,
- Personnalisez votre processus de validation de demandes de télétravail,
- Un changement de dernière minute ? Un salarié peut travailler sur site le matin et à distance l’après-midi ; le pointage de son temps de travail reste parfaitement suivi dans Kelio quel que soit le moyen utilisé : pointeuse physique sur site, pointeuse virtuelle sur smartphone ou PC, déclaration de présence ...
Avec le logiciel télétravail Kelio, vous offrez de la souplesse à vos managers et salariés tout en encadrant les pratiques de télétravail.
Demandez une démonstration de la gestion du télétravail dans Kelio
Exportez facilement vos données liées au télétravail
Suivre et analyser les données liées au télétravail est essentiel pour les entreprises souhaitant optimiser cette pratique et garantir une gestion efficace des ressources humaines. Avec Kelio, vous pouvez exporter facilement divers rapports d'analyse pour mieux comprendre les tendances et les habitudes de travail de vos collaborateurs à distance :
- Nombre d’heures et de jours télétravaillés par salarié,
- Nombre d’heures et de jours télétravaillés par service,
- Comparaison du nombre de jours travaillés sur site ou à distance, par période (sur le mois, sur l’année...).
Nous vous permettons ainsi d'avoir une vision précise de l'activité à distance au sein de votre organisation. De plus, vous pouvez comparer le nombre de jours travaillés sur site ou à distance sur différentes périodes, ce qui vous aide à évaluer l'impact du télétravail sur la productivité et l'efficacité de votre entreprise. Avec ces fonctionnalités avancées d'exportation de données, Kelio vous offre les outils nécessaires pour optimiser la gestion du télétravail et prendre des décisions éclairées pour l'avenir de votre organisation !
Pourquoi choisir Kelio pour votre gestion du télétravail ?
Avec l'évolution des modes de travail et l'essor du télétravail, il est donc essentiel pour les entreprises de disposer d'outils efficaces pour gérer cette nouvelle réalité. Le logiciel télétravail Kelio offre une solution complète pour la gestion du télétravail, avec une gamme de fonctionnalités avancées conçues pour simplifier et optimiser ce processus :
- Visualisation globale des salariés en télétravail : Kelio offre une visualisation globale des salariés en télétravail, avec des plannings actualisés et partagés. Les gestionnaires peuvent ainsi avoir une vue d'ensemble claire de qui travaille à distance, quand et pour combien de temps.
- Suivi des temps de travail et d'activité pour les télétravailleurs : accédez au suivi des temps de travail et d'activité pour les télétravailleurs. Les gestionnaires peuvent ainsi suivre les heures travaillées et les activités réalisées à distance, pour une gestion efficace du temps et une optimisation de la productivité.
- Digitalisation des demandes de télétravail : Kelio facilite la digitalisation des demandes de télétravail, pour que les employés puissent soumettre facilement leurs demandes en ligne et aux gestionnaires de les approuver en quelques clics.
- Alertes pour veiller à la conformité de l’entreprise : Kelio propose également des alertes pour veiller à la conformité de l'entreprise en matière de télétravail. Les gestionnaires peuvent recevoir des notifications en cas de non-respect des politiques de télétravail ou des obligations légales, afin d’intervenir rapidement pour corriger les écarts.
- Flexibilité maximale avec l’intégration des différents moyens de déclaration des temps : que ce soit via des pointeuses physiques, des pointeuses sur PC ou smartphone, Kelio s'adapte aux préférences et aux besoins de chaque entreprise.
- Synchronisation avec les calendriers de messagerie : Kelio offre une synchronisation transparente avec les calendriers de messagerie tels qu'Outlook, Google Calendar et Lotus Notes. Cela permet aux employés de visualiser leur planning de télétravail directement dans leur calendrier habituel, facilitant ainsi la gestion de leur emploi du temps.
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Témoignages
MSA
Assurance
Suivre le télétravail avec un SIRH
Lors du premier confinement tous les salariés ont travaillé à distance et on s’est aperçus que cela fonctionnait très bien. Il nous fallait donc un outil spécifique pour la gestion et le suivi, que nous n’avions pas, et qui a été développé très rapidement au sein du logiciel SIRH.
Marie-Claire HAMEL
Responsable RH
Equasens
Services
Fiabiliser les données liées au télétravail
Suite au Covid et à la mise en place du télétravail en urgence, l’utilisation de Kelio a été un réel gain de temps pour nous et nous a permis de sécuriser nos éléments
Aurélia ANSMANT
Responsable du pôle Paie et ADP
