La gestion des temps et des activités en entreprise (GTA)
Simplifiez le suivi des temps de travail de vos collaborateurs en vous équipant d'une solution de gestion des temps et des activités.
Les logiciels SIRH associés aux badgeuses assurent un suivi fiable des temps de présence, des absences et des activités de vos collaborateurs. Ces solutions permettent de concilier respect des obligations légales, performance des managers et satisfaction des collaborateurs.
Qu’est-ce que la gestion des temps et activités ? Définition
La gestion des temps et des activités représente l’ensemble des processus de suivi et de contrôle de la durée du travail dans une entreprise ou une organisation. Sa finalité est de consolider les éléments variables de paie en fin de mois - heures de travail réalisées, congés pris ou acquis, absences…- nécessaires à la réalisation des bulletins de paie.
Elle est souvent assimilée au suivi des temps de présence des collaborateurs sur une période.
Toutefois, la GTA recouvre en réalité tous les processus interdépendants de gestion des temps de travail dans une organisation : le suivi du temps de travail, la gestion des absences, la planification horaire, le suivi des heures supplémentaires, etc.
Par analogie, le terme « gestion des temps et activités » est donc couramment utilisé pour désigner les solutions logicielles SIRH qui permettent le suivi complet des temps de travail et des absences du personnel dans une organisation.
Quel est l’intérêt de la GTA ?
Comme son nom l’indique, l’intérêt de la GTA est double :
- D’un côté, elle permet la collecte, le suivi et le calcul des temps de travail des collaborateurs.
- De l’autre côté, elle permet de suivre ces temps de travail en les ventilant par activités, services, projets ou toute autre forme d’organisation.
Ainsi, elle va bien au-delà du simple logiciel de contrôle des temps de présence. Les systèmes de gestion des temps ont évolué vers l’optimisation des ressources humaines grâce à des outils d’aide à la planification, d’analyse de la rentabilité des activités et des solutions collaboratives de gestion des absences.
La gestion des temps est aujourd’hui un enjeu majeur pour les services RH car elle permet à une organisation de se conformer aux obligations légales et de fluidifier le management organisationnel des collaborateurs, pour gagner en efficacité et assurer le bien-être des salariés au travail.
Quelles fonctionnalités proposent les solutions de gestion des temps ?
Les fonctionnalités « traditionnelles » d’un système de gestion des temps et des activités sont :
- Le suivi des temps de présence des collaborateurs : entrées/sorties, heures supplémentaires, heures de délégation, missions…
- La gestion des absences et des congés : RTT, congés, récupération, Autorisation Spéciale d’Absence (ASA),…
- La gestion des temps de repos et temps de pause,
- La gestion des plannings et la planification sous contraintes,
- La modulation des temps de travail (autrement appelée « annualisation »),
- Le suivi des temps d'activités (c’est-à-dire le suivi analytique des temps passés sur différentes activités ou projets),
- Le suivi des compteurs individuels de gestion des temps, avec l’accès à un portail RH pour chaque collaborateur,
- Le pointage horaire ou la déclaration des temps travaillés, via une badgeuse ou un système de pointage virtuel (sur PC, smartphone, tablette).
Les GTA les plus avancées, comme le logiciel Kelio, proposent des fonctionnalités complémentaires :
- La déclaration de présence des cadres au forfait-jour, sans horodatage,
- Le suivi du télétravail, individuel et par équipe,
- La gestion des délégations de temps entre représentants du personnel,
- La gestion des missions,
- Le suivi du Compte Professionnel de Prévention (C2P),
- La gestion des transferts en Compte Epargne Temps (CET),
- Des paramétrages avancés d’acquisitions de congés, primes, heures de récupération…
- Etc.
En outre la GTA n’est bien souvent qu’une partie des suites progicielles de gestion des ressources humaines (SIRH), lesquelles intègrent plus largement : l’administration du personnel, la gestion du recrutement, des entretiens, des formations, des emplois et compétences (GPEC), des notes de frais, la gestion des talents, la BDES, l’espace documentaire RH, etc.
L’acquisition d’un système de gestion des temps et d’activité intégré permet de digitaliser efficacement un grand nombre de processus RH dans l'entreprise, avec ou sans étapes de validation auprès des managers et des gestionnaires RH.
À quelles entreprises elle s’adresse ?
La GTA s’adresse à tous types d’organisations, quels que soient leurs effectifs et leur secteur d’activité. Les entreprises privées comme publiques, TPE comme multinationales, ou encore les associations, sont soumises à des obligations de contrôle et de mesure du temps de travail. Toutes les organisations trouvent leur intérêt dans la gestion efficace des temps de travail et d’activités.
Au-delà de l’aspect « contrôle des temps de travail », le suivi analytique des temps passés par activité est particulièrement utile aux entreprises suivantes, notamment pour l’étude de leurs rentabilités ou leurs facturations :
- Industries,
- Cabinet de conseils, quelle que soit l’activité du projet,
- Bureaux d’études,
- Services à la personne,
- Etc.
Utilité de la GTA : pourquoi mettre en place ce type de solution ?
Une solution de gestion des temps et des activités recèle de nombreux avantages. Instaurer une GTA au sein de son entreprise, répond généralement à 5 objectifs :
Un outil pour garantir aux RH le respect du droit du travail :
- Respect des temps de repos,
- Limitation des contingentements d’heures supplémentaires,
- Contrôle automatique des temps de travail et alerte en cas de dépassement,
- Suivi des évolutions législatives et mises à jour,
- Etc
Un logiciel RH pour sécuriser le recueil des données de temps de travail :
- Calculs fiables des éléments variables de paie, sans risque d’erreurs,
- Extraction et transfert des variables de paies, sans ressaisie manuelle,
- Possibilité de gérer dans un même outil centralisé différents types de contrats, conventions collectives, etc.
Un logiciel pour faciliter la gestion des Ressources humaines au quotidien :
- Gestion digitalisée des tâches administratives et des processus RH (souvent réalisés au format papier),
- Centralisation de l’information,
- Vision partagée en temps réel.
Une GTA pour opérer le suivi analytique de l'activité :
- Ventilation des temps de travail par activité, projet, centre de charge, client ou toute autre clé de répartition,
- Édition de tableaux d’analyse de la performance.
Une solution RH pour optimiser la qualité de vie au travail (QVT) :
- Partage et diffusion des informations qui renforcent la confiance des collaborateurs dans leur management et dans les RH de l’entreprise,
- Autonomie des collaborateurs pour la consultation de leurs compteurs ou la gestion de leurs démarches RH,
- Amélioration du management des équipes grâce aux outils d’aide à la planification des temps de travail,
- Répartition plus équitable des tâches et des temps de travail, garante de la cohésion sociale,
- Fidélisation des talents.
Qui utilise les solutions de gestion des temps de travail et de suivi des activités ?
La GTA s’adresse à tous les collaborateurs d’une organisation. Elle est l’un des seuls outils à être utilisé par tous, quel que soit le niveau de responsabilité.
Les salariés interagissent avec les solutions de gestion des temps pour :
- badger ou déclarer leurs temps de travail,
- signaler leurs temps passés par activité,
- consulter leurs plannings,
- faire leurs demandes de congés ou informer d’une absence,
- consulter leurs compteurs, leur dossier salarié, ou tout autre document mise à disposition par les RH,
- effectuer leurs transferts de CET, ou autre démarche RH …
Pour cela, les salariés accèdent au système de gestion des temps et des activités via un portail RH. Egalement appelé self-service RH, portail salarié, ou écran collaborateur, il est un espace du logiciel dédié au salarié, le guidant dans toutes ses démarches de gestion des temps digitalisées. Il est accessible sur PC, smartphone, tablette ou borne digitale, dans un souci de mobilité.
Les managers utilisent les outils GTA pour :
- Suivre les temps de présences et absences de leurs collaborateurs,
- Élaborer les plannings de travail,
- Suivre les temps d’activité,
- Valider les demandes de congés, à l’aide d’une vision globale des plannings de leurs équipes,
- Être alerté d’anomalies : pointage tardif, absence non-prévue, dépassement de quota d’heures supplémentaires sur une période…
Les gestionnaires RH et les directions d’entreprises voient leur gestion facilitée par les solutions de gestion des temps et activités, et notamment pour :
- Suivre les temps de travail au niveau de l’entreprise,
- Opérer un suivi analytique et de rentabilité,
- Calculer les droits à congés, primes, compteurs de temps individuels,
- Réaliser les paies
Comment choisir une solution de gestion des temps et activités ? 4 critères méconnus et pourtant essentiels
Bien choisir votre solution de gestion des temps et activités est primordial, d’autant qu’un système de GTA aura une durée de vie longue dans une organisation et touchera l’ensemble de votre personnel.
Le critère de choix le plus évident concerne les fonctionnalités et les options du logiciel. Pourtant, 4 critères de sélection moins connus sont tout aussi cruciaux lors du choix d’un outil de GTA :
- La capacité de paramétrage du système afin de l’adapter à vos modalités de gestion. Quelle que ce soit sa taille, chaque organisation possède un contexte légal et des pratiques qui lui sont propres (conventions collectives, accord de branche ou d’entreprises, …). L’outil doit donc être capable de s’adapter à votre organisation et à son évolution dans le temps. Le paramétrage de la solution choisie doit donc être évolutif et maîtrisable directement par vos gestionnaires RH afin qu’ils puissent l’adapter au contexte. C’est la garantie d’une restitution de données fiables dans le temps.
- L’ergonomie : une solution de gestion des temps est un des rares outils à être partagé par l’ensemble des collaborateurs, de tous niveaux hiérarchiques. L’expérience utilisateur doit être optimale afin de garantir une fluidité d’usage pour les salariés et les managers. Les actions doivent être faciles et pratiques à réaliser, afin que la solution soit adoptée par tous vos collaborateurs.
- La capacité d’intégration de la solution avec les logiciels de Paie, ERP, et son ouverture vers votre système d’informations existant sont capitales, afin de pouvoir optimiser la gestion de votre organisation.
- Les services associés : audit, sélection des fonctionnalités, paramétrage et déploiement, formation, service d’assistance… autant de services qui nécessitent un accompagnement de haute qualité. Vous ne changez pas de système de GTA tous les mois, appuyez-vous sur des experts dont c’est le métier au quotidien et qui vous éviteront bien des erreurs.
Comment mettre en place une GTA efficace et utile ?
Plusieurs étapes sont essentielles pour mettre en œuvre une GTA avec succès ; il s’agit de ne pas les négliger afin de profiter pleinement des bénéfices à attendre d’une solution de gestion des temps et activités.
Étape 1 : Consacrer du temps à la définition de son besoin.
Avant même de rechercher le prestataire qui vous accompagnera dans votre démarche, il est essentiel de vous interroger sur vos besoins et attentes d’un système de gestion des temps d’activités.
Voici une liste de questions qui vous aideront dans cette démarche :
- Qui seront les utilisateurs de la GTA ? Quel sera leur rôle ? Quelles sont les actions qu’ils seront amenés à réaliser ?
- Comment s’organisent les temps de travail au sein de votre organisation ? Y a-t-il différents profils, temps de travail ? Êtes-vous en organisation multi-conventions ?
- Comment pourrez-vous intégrer ce système aux logiciels et procédures déjà en place ?
- Avez-vous les compétences et connaissances en interne pour conduire et suivre le projet ?
- Quelles sont les fonctionnalités qui vous intéressent plus particulièrement ?
- Quels sont les gains que vous espérez ? Temps passés, coûts, QVT, équité, etc.
Cette étape de réflexion vous permettra d’esquisser un premier cahier des charges concret.
N’oubliez pas de relever les freins et risques liés à votre projet.
N’hésitez pas à noter les points sensibles et/ou à risques de votre organisation qui pourraient mettre en péril le projet de mise en œuvre de la GTA. Par exemple, la méconnaissance de la réglementation des temps de travail sur une des conventions de votre entreprise pourrait être source d’erreurs lors du paramétrage de la GTA et générer des risques juridiques importants.
Étape 2 : Se munir d’un outil adapté, évolutif et performant.
Nombre de sociétés ne prennent pas le temps d’étudier ce point avec attention et se retrouvent avec un prestataire et un outil ne correspondant pas à leur profil ni à leurs attentes.
N’hésitez pas interroger les prestataires que vous sollicitez sur l’utilisation au quotidien et les possibilités de leur système. Demandez une démonstration avec des cas concrets qui reflètent vos particularités.
Nos équipes se tiennent à votre disposition pour vous présenter nos solutions via des démonstrations personnalisées et pour répondre à toutes vos questions.
Prenez le temps de découvrir les équipes et les services proposés par le ou les prestataires.
Si les fonctionnalités techniques des logiciels GTA sont importantes lors de la prise de décision, elles ne sont pas les seuls éléments à prendre en compte dans votre choix.
Un outil, aussi performant soit-il, perd de son intérêt si le service client n’est pas en capacité de vous accompagner. Ainsi, demandez à rencontrer les équipes qui vous accompagneront dans l’utilisation de votre logiciel. Vérifiez leur disponibilité, les canaux de communication utilisés, la satisfaction des clients existants, mais aussi les différents services inclus dans votre abonnement (assistances, mises à jour, service dépannage, etc.).
Étape 3 : Consacrer le temps et les ressources nécessaire au paramétrage de son outil.
L’étape du déploiement et du paramétrage du logiciel GTA n’est pas la plus facile et peut être vue comme rébarbative par les équipes RH. Il s’agit pourtant de la clef de voûte de la réussite de votre projet de gestion et de suivi des temps. Il est essentiel de vous faire accompagner par l’éditeur de la solution progicielle, lors de cette étape cruciale pour votre retour sur investissement.
Nous accompagnons les organisations depuis 1987, avec des procédures éprouvées. Nous vous assurons le paramétrage en conformité avec la législation et vos accords de branche et procédons à des recettages pour vérifier que les résultats obtenus sont conformes aux attentes. Enfin, nous assurons la formation aux outils pour vous donner toute l’autonomie nécessaire dans la gestion quotidienne de votre GTA.
Étape 4 : Communiquer et accompagner les salariés dans l’appropriation de l’outil de GTA.
Il est essentiel que vos équipes RH portent ce projet et en assurent sa promotion et sa communication en interne, afin qu’il soit accepté et intégré par les salariés de votre organisation.
Quelques bonnes pratiques pour faire adhérer vos collaborateurs à votre GTA :
- Nommer un chef de projet GTA,
- Enclencher une démarche de conduite du changement à destination des collaborateurs,
- Organiser des séances de présentation de la solution de gestion des temps,
- Instaurer des salariés ambassadeurs qui auront testé au préalable les procédures mises en place et qui seront à même de guider leurs collègues.
- Sensibiliser les salariés à l’importance de la GTA et aux bénéfices immédiats pour eux : consultation autonome de leurs temps de travail, validations accélérées, transparence, etc.,
- Ouvrir un espace Questions/Réponses dédié à la mise en application de la GTA.
Comment estimer le ROI d’une gestion des temps et des activités ?
Sous-entendre que le ROI d’un investissement GTA se calcule sur la base d’une formule de calcul serait simpliste voire mensonger. Dans les faits, il dépend de divers paramètres : état préalable du suivi des temps (100% papier, partiellement digitalisé…), complexité de l’organisation (multi-conventions, multi-sites, effectifs…), spécificités de l’activité (annualisation, plannings complexes, …), etc.
Pour autant, l’expérience démontre que le retour sur investissement d’un système de gestion des temps est très rapide, grâce à l’automatisation des tâches administratives chronophages pour les RH et les managers :
- Organisation optimisée avec des plannings à jour et partagés,
- Suivi précis des temps réalisés,
- Alertes remontées plus vite, etc.
Vous gagnerez ainsi en rentabilité après quelques mois d’utilisation seulement.
Au-delà des gains strictement financiers et de temps, d’autres bénéfices sont à attendre d’une optimisation de la GTA : amélioration du climat social, meilleure équité, QVT, confiance dans le management, etc. . Les gestionnaires RH peuvent alors se consacrer à des missions à plus forte valeur ajoutée et se recentrer sur l’optimisation du capital humain.
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