Gestion administrative du personnel : notre logiciel sur-mesure
Toutes les données de vos employés, sécurisées en un seul endroit avec notre outil dédié à la gestion administrative du personnel !
Centralisez vos données RH et votre gestion du personnel : onboarding RH, suivi des habilitations, reporting… Gérez simplement les mises à jour de vos informations RH avec les logiciels Kelio !
Dématérialisez et centralisez toutes les données RH de vos collaborateurs
Le module d'administration du personnel est essentiel dans un logiciel de gestion des ressources humaines. Il permet de centraliser toutes les données et les documents de vos employés.
Des dossiers collaborateurs dématérialisés sont créés dans le SIRH pour chacun de vos employés. Appelé « Core RH » ou « fiche salarié », ce module logiciel de gestion du personnel contient les informations de vos collaborateurs, depuis leur recrutement jusqu'à la réalisation de leur paie :
- Données personnelles : adresse, n° d’urgence, n° de sécurité sociale...,
- Données professionnelles : poste occupé, emploi, service de rattachement, aptitudes, activités, …
- Gestion des Historiques : rémunération, primes, visites médicales, vaccinations, habilitations, …
- Suivi des données de carrière : historiques des entretiens, des formations, … synchronisation possible avec les modules logiciels Kelio Entretien et Kelio Formation.
- Contrats, documents RH, etc.
Les données de vos collaborateurs sont sécurisées et accessibles uniquement au personnel habilité à les consulter, grâce à une gestion des droits d'accès dans le logiciel.
Ce module d’administration du personnel permet d’accélérer et de centraliser la mise à jour des informations. Des alertes vous permettent de rester informé lors de toutes modifications apportées aux fiches salariés.
Automatisez votre gestion administrative RH avec le publipostage et la signature électronique intégrés
Fini la gestion des ressources humaines sans valeur ajoutée !
Générez vos contrats de travail, avenants, attestation d’emploi, convocations, ou tout autre document RH sans effort grâce au publipostage de données RH inclus dans le logiciel Kelio :
Créez des documents RH personnalisés en nombre
Créez des documents RH personnalisés en nombreAvec le logiciel Kelio, la création de documents RH personnalisés devient un jeu d'enfant. Créez vos documents (format Word®) et intégrez automatiquement les données du collaborateur à partir de sa fiche salarié, que ce soient des informations personnelles, professionnelles ou des historiques de carrières.
Vos documents sont à jour, avec toutes les dernières informations RH actualisées !
Grâce au publipostage de données RH intégré, vous pouvez générer en quelques clics vos contrats de travail, avenants, attestations d'emploi, convocations et bien d'autres documents RH, sans aucun effort.
Toutes les données sont récupérées et intégrées de manière précise et rapide. Ainsi, vos documents sont toujours à jour, avec toutes les dernières informations RH actualisées : dites adieu aux erreurs et oublis !
Automatisez vos signatures électroniques
Automatisez vos signatures électroniquesUn clic de plus et vous envoyez vos documents RH en signature électronique. Vous suivez l’état d’avancement et les retours directement via un tableau de bord dans le SIRH Kelio. Peu importe la complexité de votre gestion administrative du personnel, le document signé s’enregistre automatiquement dans Kelio, sans traitement manuel.
Automatisez le processus de signature électronique de vos documents RH pour gagner en efficacité et en rapidité. En un clic, vous pouvez envoyer vos documents RH en signature électronique à toutes les parties concernées. Grâce à un tableau de bord intuitif intégré au SIRH Kelio, vous pouvez suivre l'état d'avancement et les retours de signature en temps réel.
Que ce soit pour une signature unique, plusieurs signatures ou une contre-signature, Kelio s'adapte à la complexité de votre processus de signature. Le document signé est ensuite automatiquement enregistré dans Kelio, sans nécessiter de traitement manuel supplémentaire : cela garantit la traçabilité et la conformité de vos processus RH.
Processus RH : organisez la planification des tâches et facilitez l’onboarding RH
L’embauche, le départ ou la mutation d’un collaborateur nécessitent la réalisation d'un travail coordonné au sein de différents services de l'entreprise (ressources humaines, informatique, service généraux, etc), afin que tout soit prêt le jour J.
Avec le module de gestion administrative du personnel et les processus RH Kelio, vous planifiez l’ensemble des tâches de préboarding, onboarding RH ou off boarding, et les affecter aux personnes concernées. Chacun est alerté par mail des missions qui lui sont confiées et peut suivre leur avancée sur son portail RH Kelio.
- Permettez à votre futur collaborateur de saisir ses données dans Kelio avant même son entrée en poste (préboarding),,
- Gérez les process d’affectation d’un poste informatique, de droits réseaux, d’un téléphone, d’une voiture de société, ou d’un badge d’accès à l'entreprise,
- Déclarations d’embauche et de fin de contrat en paie : DPAE, FCTU, DNAC, etc.
- Préparation du solde de tout compte, rectification de sa paie, etc.
Vous suivez en temps réel l’état d’avancement et la gestion administrative du personnel, ainsi que des différentes tâches sous la forme d’un tableau de bord. Vous pouvez relancer les employés concernés et vous êtes ainsi sûr de ne rien oublier !
Visites médicales et habilitations de votre personnel : comment suivre les renouvellements ?
Facilitez le suivi pour chaque collaborateur de toutes les visites médicales, vaccinations ou accréditations nécessaires à l’exercice de leur poste : Habilitation Électrique, Sauveteur Secouriste du Travail, Certificat d’Aptitude à la Conduite En Sécurité, etc.
- Soyez alertés et suivez les renouvellements de visites médicales et habilitations de tous les employés de votre entreprise
- Planifiez les RDV médicaux ou d’habilitation, ainsi que leur renouvellement, grâce aux tableaux de bord pratiques de Kelio. Vous gérez votre propre répertoire des habilitations avec les durées de validité et les périodes de renouvellement associées.
- Convoquez facilement vos employés : convocation personnalisable par email, création automatique d’un RDV dans son agenda Outlook©
- Créez automatiquement des motifs d’absences pour visites médicales dans les modules logiciels de Gestion des temps de travail et congés et de Planification (en option), afin de tracer et justifier les absences des collaborateurs.
- Facilitez l’archivage des pièces justificatives et des historiques d’habilitation dans les dossiers collaborateurs
Facilitez le suivi de vos visites médicales et habilitations
Libérez votre gestion RH interne !
Optimiser la gestion administrative du personnel est un enjeu majeur pour toute entreprise soucieuse de son efficacité opérationnelle et de la satisfaction de ses employés. Avec les fonctionnalités collaboratives avancées du logiciel Kelio, vous pouvez libérer votre gestion administrative du personnel et gagner un temps précieux pour vous concentrer sur des tâches stratégiques.
Kelio peut transformer votre manière de travailler :
- Décentralisation de la mise à jour des informations RH : Kelio offre la possibilité de décentraliser la mise à jour des informations RH, en permettant aux employés de consulter et/ou de modifier leur propre fiche salarié. Cette approche décentralisée favorise l'autonomie et la responsabilisation des employés tout en réduisant la charge administrative pour les gestionnaires.
- Accès facilité à un annuaire des personnes et des numéros utiles : les employés peuvent accéder facilement à un annuaire des personnes et des numéros utiles via PC ou mobile. Cette fonctionnalité permet de faciliter la communication interne et de favoriser la collaboration entre les différents services de l'entreprise.
- Messagerie interne sécurisée depuis le portail Kelio : Kelio propose une messagerie interne sécurisée intégrée au portail, un moyen efficace de communication entre les employés. Cette messagerie garantit la confidentialité des échanges tout en facilitant la coordination des projets et des tâches au sein de l'organisation.
Kelio devient ainsi votre allié dans la simplification de votre gestion et de votre communication interne. En centralisant les informations RH, en facilitant l'accès aux ressources et en favorisant la collaboration entre les employés, nos logiciels vous permettent d'optimiser vos processus internes et d'améliorer l'efficacité globale de votre entreprise. En choisissant Kelio, vous optez pour une solution complète et intuitive qui répondra à tous vos besoins en matière de gestion administrative du personnel !
Accédez à vos reportings RH en quelques clics
Le pilotage RH devient un enjeu stratégique pour une entreprise, au même titre que la gestion administrative du personnel, des compétences et des talents. Le service des ressources humaines est chargé de la production de nombreux rapports devenus obligatoires en France : BDESE, Bilan social, index d’égalité professionnelle, etc..
Accédez à de nombreux indicateurs RH actualisés à la demande
Accédez à de nombreux indicateurs RH actualisés à la demandeLe logiciel SIRH Kelio propose des outils de reporting RH intégrés, aux nombreuses fonctionnalités. Plus besoin de calculs manuels, Kelio compile les données liées à vos collaborateurs et les actualise en temps réel.
Accédez à une multitude d'indicateurs RH actualisés en quelques clics pour répondre à vos besoins de pilotage stratégique. Grâce à ses outils de reporting intégrés, Kelio vous permet d'obtenir rapidement une vision complète de votre capital humain. Fini les calculs manuels laborieux, notre logiciel compile automatiquement les données liées à vos collaborateurs et les actualise en temps réel, vous offrant ainsi une vue précise et à jour de la situation RH de votre entreprise.
En un clin d'œil, analysez les tendances, identifiez les opportunités d'amélioration et prenez des décisions éclairées pour optimiser la gestion administrative du personnel.
Des graphiques personnalisés et faciles à exporter
Des graphiques personnalisés et faciles à exporterGagnez en productivité avec Kelio dans la préparation de vos reportings et bilans RH !
Kelio propose plusieurs modèles de rapports RH par défaut. Grâce aux 30 données disponibles (CSP, type de contrat, âge, sexe, statut RQTH, etc.) vous pouvez créer plus de 1000 personnalisations de graphiques différentes afin de gagner du temps dans la production de vos tableaux de bords RH et légaux.
Personnalisez vos graphiques, lancez-les depuis Kelio et intégrez-les directement dans vos documents RH !
Pourquoi choisir le logiciel Kelio pour votre administration du personnel ?
Le choix d'un logiciel d'administration du personnel est crucial pour une gestion administrative du personnel au sein de votre entreprise. Kelio se distingue par ses fonctionnalités avancées et sa capacité à répondre aux besoins spécifiques de chaque organisation.
Kelio est la solution idéale pour centraliser et optimiser votre gestion du personnel, et ce pour de nombreuses raisons :
- Centralisation des données RH dans un logiciel sécurisé : toutes les données RH de votre personnel sont centralisées dans un environnement sécurisé, offrant une visibilité complète sur l'ensemble de votre effectif. Cette centralisation permet une gestion plus efficace et une prise de décision éclairée en matière de gestion administrative du personnel.
- Traitements et archivage automatique de documents RH personnalisés : Kelio offre une solution complète pour le traitement et l'archivage automatique de documents RH personnalisés. Cette fonctionnalité permet de réduire les tâches administratives manuelles, d'améliorer la conformité et d'optimiser les processus de gestion documentaire.
- Accélération des processus RH internes : nous vous aidons à accélérer les processus RH internes, comme le pre-onboarding, l'onboarding et les mobilités internes. Cela contribue à réduire les délais de traitement, à améliorer l'expérience des employés et à renforcer l'efficacité opérationnelle.
- Gestion groupée des visites médicales et habilitations : profitez de notre capacité à gérer de manière groupée les visites médicales et les habilitations. En centralisant ces processus au sein du logiciel, Kelio simplifie la gestion administrative du personnel, assure la conformité réglementaire et garantit la sécurité des employés.
- Nombreux reportings RH personnalisables et actualisés en temps réel : Kelio offre une large gamme de reportings RH personnalisables et actualisés en temps réel. Ces rapports fournissent des insights précieux sur les données RH, permettant aux gestionnaires de prendre des décisions éclairées et de suivre les tendances au sein de l'entreprise.
Accédez à une multitude d'indicateurs RH actualisés en quelques clics pour répondre à vos besoins de pilotage stratégique. Grâce à ses outils de reporting intégrés, Kelio vous permet d'obtenir rapidement une vision complète de votre capital humain. Fini les calculs manuels laborieux, notre logiciel compile automatiquement les données liées à vos collaborateurs et les actualise en temps réel, vous offrant ainsi une vue précise et à jour de la situation RH de votre entreprise.
En un clin d'œil, analysez les tendances, identifiez les opportunités d'amélioration et prenez des décisions éclairées pour optimiser la gestion administrative du personnel.
Témoignages
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Une gestion RH digitalisée et simplifiée
Aujourd’hui je gagne énormément de temps puisque j’exporte directement les données du logiciel pour remplir les tableaux dont j’ai besoin. Mes données sont stables et plus fiables
Delphine Coglievina
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Digitaliser la fonction RH, un impératif de productivité
Aujourd’hui, nous avons atteint à 100% un de nos objectifs prioritaires qui était d’avoir un dossier RH informatisé pour chaque salarié.
Vincent Moret
Directeur RH
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Administration
Piloter et suivre l'administration du personnel
Kelio est un outil très pratique pour gérer les visites médicales. Cela permet d’obtenir un historique numérisé et dématérialisé des documents, un traitement rapide et une facilité d’accès aux données.
Muriel Bezot
Assitante RH (Paie)
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