La signature électronique avec Kelio
Fini la paperasse, optez pour la signature électronique avec le logiciel Kelio. Laissez-vous séduire par sa simplicité et sa rapidité d'utilisation !
Faites signer vos documents RH à distance : contrat de travail, édition de fin de période, protocole sanitaire ou règlement intérieur...
La gestion des signatures et l'archivage des documents signés n'ont jamais été aussi faciles !
Quels sont les avantages de la signature électronique ?
Accélérez le traitement de vos tâches administratives en optant pour la signature électronique. La digitalisation de vos processus de signature présente de nombreux avantages :
- Réduction de vos dépenses : vous supprimez les traitements papier et les coûts d'envoi par voie postale,
- Gain environnemental important grâce à la suppression du papier,
- Accélération des délais de contractualisation notamment au moment de l'embauche d'un nouveau collaborateur,
- Gain de temps significatif pour le service RH, ce qui lui permet de passer moins de temps sur les tâches administratives. Trier, imprimer, mettre sous pli, envoyer, archiver,… sont des opérations chronophages à faible valeur ajoutée qui seront vite oubliées grâce à la signature électronique,
- Certification de l'identité des signataires et de l'intégrité des documents signés,
- Validations individuelles ou en mode groupé du document à signer,
- Archivage automatique sur Kelio de tous les documents signés.
Un processus simple pour dématérialiser la signature de vos documents RH
Fini la paperasse, les envois par courrier et les pertes de documents !
Grâce au module tout intégré de dématérialisation, Kelio vous permet de faire signer vos documents RH récurrents issus de Kelio :
- Édition de fin de période,
- Documents publipostés : contrat de travail, attestation d'emploi, etc.,
Mais il est également possible de faire signer des documents externes :
- Génériques comme le protocole sanitaire ou le règlement intérieur,
- Individuels comme une fiche de poste.
En tant que Gestionnaire RH :
Je configure mes modèles de signature selon le type de document
Je créé mes documents depuis Kelio ou je les importe en PDF
Je les soumets à vérification / validation de ma direction avec l'apposition de la signature entreprise
Une fois envoyés, je suis l'avancée de ces documents RH et peux les relancer ou encore les révoquer en cas d'erreur ou d'annulation du processus
Je consulte ma consommation de signatures au fil de l'eau
Je collecte et archive automatiquement les documents signés. Je peux les consulter et les imprimer
En tant que signataire :
Je clique dans l’e-mail qui m’informe que j’ai un document à signer
Je relis le document dans son intégralité
Je clique pour commencer le processus de signature
Je saisis le code unique reçu par sms/e-mail pour confirmer mon identité
Une fois le document signé par tous, je réceptionne un e-mail pour télécharger et conserver mon document
Comment suivre et archiver mes documents ?
Un tableau de suivi vous permet de suivre l'état d'avancement des documents envoyés en signature sur la période choisie.
Les tris et les filtres vous permettront rapidement de relancer les signataires retardataires ou en cas d'erreur, de révoquer le processus.
Une fois signés, vos documents sont automatiquement archivés dans votre espace de stockage sécurisé Kelio avec la possibilité de les trier, et de les télécharger.
Un fichier de preuve vous certifie l'authenticité du document et de son signataire.
Demandez une démonstration de la signature électroniqueUne tarification simple, pratique et adaptée
Kelio vous simplifie la vie en créant un coût unique à la signature avec une formule "tout inclus" :
- La signature du signataire,
- L'envoi de l'e-mail ou du SMS avec le code unique pour authentifier et confirmer la signature,
- La signature entreprise de votre direction (société en tant qu'entité juridique/personne morale)*,
- L'envoi par e-mail à chaque signataire d'un lien pour venir télécharger le document une fois signé,
- La réception et le stockage sur votre serveur Kelio dans un espace sécurisé du document signé pour l'entreprise.
* Kelio vous simplifie la signature de votre entreprise (cachet serveur) grâce à un écran de validation avant envoi des documents en signature qui vous permet également d'apposer électroniquement l'accord de l'entreprise au travers d'un certificat "permanent" (certificat à longue durée de vie et non restreint à une seule opération de signature).
Votre "parapheur" devient lui aussi dématérialisé et permet d'éviter les erreurs avant envoi et surtout d'apposer sur chacun de vos documents RH, votre signature entreprise reconnue légalement.
Vous ne payez que ce que vous consommez !
- Facturation au trimestre civil,
- Facturation par paliers de signatures consommées
- Prix dégressifs : plus vous consommez, plus le prix unitaire par signature diminue.
Quel est le cadre légal de la signature électronique ?
Lorsqu'elle est validée par une autorité de certification, la e-signature ou signature électronique a la même valeur probante qu'une signature manuscrite.
La signature électronique permet, pour un document numérique, de garantir :
- L'identité du signataire (de manière claire et unique),
- L'intégrité du document signé (aucune modification ne peut être faite après la signature),
- La non-répudation par le signataire du document signé (le signataire ne peut nier avoir signé).
Depuis le 1er juillet 2016, l’eIDAS est devenu un standard européen permettant de fournir un cadre légal et d'harmoniser les règles régissant les signatures à l’échelle de toute l’Union Européenne.
Kelio intègre automatiquement la mise à disposition d'un fichier de preuve qui certifie le processus de signature électronique pour chaque document signé.
Nitro : notre partenaire de confiance
Cette fonctionnalité vous est proposée grâce à l'association avec l'autorité de certification Nitro Sign.
C’est pour vous la garantie d’une conformité aux réglementations européennes et internationales.
Ce partenaire de confiance est conforme aux règlements des lois eIDAS. Cette alliance s'inscrit et respecte les obligations exigées dans le RGPD.
Pourquoi choisir Kelio pour la signature électronique ?
- Gain de temps sur les tâches RH du quotidien
- Réduction des coûts
- Accéleration des délais de contractualisation
- Certification de l'authenticité des documents signés
- Facturation au trimestre - selon la consommation
