Comment gérer le suivi des temps des employés avec un seul outil à l'international ?
La société Mitsuba est spécialisée dans la fabrication des petits moteurs électriques présents dans les voitures et motos. Elle intervient par exemple dans la réalisation des moteurs pour les toits-ouvrants, les vitres, les essuie-glaces, etc.
Mitsuba France dépend d’un groupe japonais d’environ 40 000 salariés présent partout dans le monde au travers de plusieurs entités. Le site situé en France gère également un site à l'étranger pour ce qui concerne l’activité commerciale et la production.
Client depuis
2019
Particularités
Sites en France et à l'étranger
Effectif
80 salariés
Types de projet
GTA / Gestion des talents
Rencontre avec Mickaël CESBRON
Responsable informatique
Le besoin initial de Mitsuba
La société ne possédait pas de solution de gestion des temps lorsque M. Cesbron est arrivé dans l’entreprise :
Toute la gestion des temps de présence se faisait via des "feuilles bleues" distribuées aux salariés qui les remplissaient. Puis une personne se consacrait à rentrer les informations à la main dans un fichier Excel©.
M. Cesbron a été à l’initiative d’un projet de mise en place, d’un logiciel GTA avec un objectif : avoir une solution ergonomique. En effet comme il le souligne, « chacun a une connaissance en informatique qui est vraiment différente donc si on a système qui est assez simple d’utilisation, les collaborateurs seront plus rapidement mis dans le bain et ils l’accepteront plus facilement. »
La problématique résolue
Les membres de l'équipe projet chez Mistuba France ont choisi la solution de l'entreprise Kelio qui répond à ce besoin d’ergonomie et de simplification du suivi des temps de travail. Le logiciel de GTA leur permet de fiabiliser la gestion des temps de présence de leurs salariés et d’avoir une réelle autonomie sur le paramétrage lors de la création des nouveaux horaires. Ils ont mis en place :
- La gestion des temps de travail,
- Le suivi des demandes d’absences et de congés,
- La gestion des entretiens.
Comment faciliter la gestion de l’ensemble des temps de travail ?
L’entreprise a donc installé des badgeuses Kelio Visio X7 pour le suivi des temps de travail de ses salariés en production.
Tous les salariés en production badgent matin et soir. Nous avons également mis en place l’horaire variable pour le personnel administratif. Cette avancée sociale a été possible grâce à la solution de Kelio (tous les temps de travail sont comptés).
Un suivi du temps de travail plus fiable et plus adapté à chaque salarié a ainsi été possible avec la prise en compte par le logiciel RH idéal pour l'industrie. Pour le personnel en forfait jour, la société n’a pas imposé de badgeage mais seulement une obligation de déclaration des absences. Le logiciel de gestion des temps comptabilise alors les heures réalisées sur la base du théorique contractuel et traite uniquement l’absentéisme des salariés.
Quels sont les avantages du suivi des congés et des absences ?
Avant la mise en place du logiciel, les demandes d’absences s’effectuaient via une feuille papier qui était transmise au responsable puis envoyée au service ressources humaines, lequel effectuait la saisie des informations dans un fichier Excel©. Lors du déploiement du logiciel, M. Cesbron nous explique qu’il a voulu mettre en avant l’autonomie que les salariés auront sur la prise des congés : « c’est un peu ce qui a été vendu, c’est-à-dire qu’aujourd’hui il n’est pas toujours facile de poser ses congés avec son conjoint, sa famille ou les impératifs que l’on peut avoir. Donc là les collaborateurs peuvent le faire quand ils veulent et à tête reposée avec un retour d’information rapide puisqu’ils reçoivent la réponse par mail. »
En effet, les salariés font une demande d’absence via leur espace personnel, leurs superviseurs reçoivent automatiquement la demande et peuvent la valider directement. Le gestionnaire du service RH n’a pas besoin de revalider ensuite.
Ce qui est le plus apprécié c’est justement de pouvoir avoir rapidement un visuel sur leurs congés, les salariés peuvent ainsi prendre plus facilement leurs jours de récupération.
M. Cesbron
Comment optimiser la gestion des entretiens avec un SIRH ?
La solution SIRH de Kelio propose un module permettant de faire le suivi des entretiens annuels et professionnels.
Avant l’installation de ce module, les entretiens s’effectuaient à l’aide d’une trame sur papier et sans aucun temps de préparation. Aujourd’hui, l’entretien se fait en deux phases :
- Dans un premier temps, le salarié reçoit une notification lui indiquant la date de l’entretien et l’invitant à le préparer. Dès que la préparation est faite, le service des ressources humaines en est informé.
- Puis dans un second temps, l’entretien s’effectue entre le salarié et son responsable. « C’est plutôt simple puisque les salariés se préparent en amont ce qui permet de délibérer sur ce qu’ils ont écrit. Cela évite de tout ressaisir pendant l’entretien. On peut également connaitre le temps total de l’entretien », déclare Mme Daviaud RRH.
Pourquoi choisir un logiciel RH en SaaS (Software as a Service) ?
Dans un souci de garantir une sécurité informatique la plus fiable possible, l’entreprise Mitsuba a opté pour le mode SaaS qui lui permet un gain de temps et de maintenance.
Je souhaitais être en mode SaaS afin de m'exempter de la maintenance et des incidents éventuels liés à l'infrastructure.
Le logiciel de Kelio peut être installé en cloud, il est ainsi disponible 24h/24 et 7j/7 grâce à une simple connexion internet. Avec un taux d’accessibilité du Service Level Agreement (SLA) de 99,9%, l'entreprise garantit une disponibilité permanente du logiciel, nuits et week-ends compris (le pourcentage tient compte des temps d’intervention nécessaire à la maintenance et à la sécurité). Cela représente 43 minutes maximum d'indisponibilité par mois (hors maintenance prévue). De plus, ce mode de déploiement permet de maîtriser son budget grâce à un loyer mensuel unique.
Comment gérer la GTA avec un seul et même logiciel à l’international ?
La société Mitsuba possède un site de production à l'étranger qui est géré par la France. Cette entité étant soumise à des contraintes informatiques bien spécifiques (accès internet réduit, salariés ne disposant pas de matériel informatique), « l’étude a été réalisée en France pour une question de simplicité » , précise M. Cesbron. Aujourd’hui l’organisation et l’utilisation du logiciel de Kelio est la même qu’en France.
Le personnel de ce site a été formé et utilise les mêmes modules qu'en France : la gestion des absences et des congés et le suivi des temps de travail.
La solution de gestion des temps et activités de Kelio permet de gérer les entreprises multisites, multi-magasins, multi-établissements, multi-conventions, etc. car elle offre la possibilité de cloisonner les paramétrages. Grâce à sa disponibilité en 13 langues et dans plus de 60 pays, elle facilite le suivi des temps de travail des collaborateurs en France et à l’étranger.
Comment se déroule le suivi lors de l’installation d’un SIRH ?
Avant l’installation du logiciel, la société a été en étroite relation avec l’ingénieur commercial de leur secteur géographique qui a pu prendre en compte les besoins de la société et répondre à ses interrogations. « L’approche commerciale est simple. C’est agréable d’avoir une personne qui maitrise le sujet », dévoile M. Cesbron.
Lors du déploiement de la solution, chaque administrateur reçoit une formation, animée par des formateurs de l'entreprise Kelio. Rappelons qu'elle est un organisme de formation certifié Qualiopi pour ses actions de formation.
Pour l’entreprise Mitsuba, la personne en charge d’administrer le logiciel était en arrêt, c’est donc son remplaçant qui a géré l’installation. « À son retour de congé maternité, il n’y a eu aucun souci pour la passation qui s’est faite simplement et sans complication », explique M. Cesbron.
Le suivi après l’installation du logiciel s’effectue par le service support qui représente plus de 80 conseillers. Un système de ticket en ligne a été mis en place via la plateforme BSupport pour faciliter la résolution de difficultés liées à l’utilisation du logiciel. « Le support est très accessible et les délais de réponses rapide », précise M. Cesbron.
Lors d'un appel au support, aucun coût supplémentaire n'est demandé, cela est inclus dans le contrat. C'est essentiel de maitriser son budget et donc de ne pas avoir à payer des frais supplémentaires même si le logiciel évolue. Cet argument a fortement compté face à d’autres sociétés concurrentes.
Dans le cadre du contrat de maintenance, l’entreprise a le choix entre 2 formules d’assistance : formule performance ou formule excellence. Ainsi, chaque demande de support sera prise en compte sans coût supplémentaire.
