Atlantem Industries : comment suivre l’annualisation du temps de travail avec un logiciel GTA ?
Atlantem Industries est un fabricant de menuiserie industrielle, multi-matériaux, sur-mesure appartenant au groupe Hérige.
L’entreprise conçoit et commercialise une gamme complète de menuiseries et fermetures extérieures porteuse du label Origine France Garantie afin d’assurer la traçabilité des produits et d’affirmer un savoir-faire 100% français. Atlantem est ainsi présent sur tout le territoire national via sa force commerciale et ses 10 sites de fabrication.
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Client depuis
2017
Particularités
Annualisation du temps de travail
Effectif
850 collaborateurs
Types de projet
GTA
Lionel MEHEUT
Responsable du site de production de Pontivy
Le besoin initial d'Atlantem
Multiplicité de fichiers Excel, nombreuses ressaisies manuelles sources d’erreurs, l’entreprise souhaitait automatiser le suivi des horaires de son personnel pour fiabiliser les données.
Notre réflexion se portait sur l’acquisition d’un logiciel de gestion des temps puisque nous gérions tous les temps de travail sur Excel et pour un effectif de plus de 800 collaborateurs, il n’était plus envisagé de poursuivre ainsi.
Marie-Annick COUE
Directrice des Ressources Humaines
La problématique résolue
Le choix du logiciel GTA Kelio était alors une évidence afin de suivre et gérer efficacement tous les types d’horaires tout en veillant au respect de la législation du travail. En optant pour la solution Kelio, Atlantem Industries peut assurer un suivi précis des temps de travail des salariés grâce au :
- Badgeage via pointeuse ou ordinateur,
- Suivi des demandes de congés,
- Reportings fin de mois,
- Etc.
Kelio nous a aidé pour faire des interfaces automatiques, des remontées de variables de paie ainsi que vers notre partenaire Pixid pour transmettre les heures intérimaires vers les agences.
Catherine AUFFRET
Correspondante de gestion
Comment réussir son projet de gestion des temps ?
La mise en place d’un logiciel de gestion des temps adapté à l'industrie représente un gros projet qui nécessite un accompagnement particulier afin d’en garantir le succès. Atlantem a choisi l’offre Kelio car le professionnalisme des équipes et le suivi qui étaient proposés les ont rassurés.
« L'entreprise nous a accompagné dans ce projet avec deux personnes : un chef de projet et un consultant formateur. Ce travail s’est déroulé en 3 phases :
- une phase d’analyse pour étudier les besoins de notre société,
- une phase de formation pour nous former sur le logiciel Kelio,
- une phase de paramétrage. »
Stéphanie POYAC
Contrôleuse de gestion
Comment mettre en place un logiciel de pointage ?
Auparavant, aucun système informatique n’était présent chez Atlantem pour le suivi des temps de travail. La mise en place de la solution Kelio et des pointeuses Kelio Visio X7 a été un réel changement pour les collaborateurs de l’entreprise qui n’étaient pas habitués à devoir badger.
« Les collaborateurs ont très bien accueilli le système de badgeage Kelio même s’il y avait une réticence au début. C’est vrai qu’aujourd’hui, ils ont compris le fonctionnement et les avantages qu’ils pouvaient en retirer : le fait de pouvoir faire les demandes de congés, d’absence directement sur la badgeuse mais aussi pour avoir la traçabilité des horaires qu’ils font au fur et à mesure » explique Lionel MEHEUT.
Comment suivre les heures annualisées ?
Afin d’adapter le temps de travail aux variations d’activité, Atlantem Industries a mis en place une annualisation du temps de travail sous forme de modulation comportant des changements de la durée hebdomadaire du travail avec des périodes hautes et des périodes basses. Ce dispositif implique un suivi régulier afin de calculer la répartition des heures.
Moi j’aime beaucoup travailler avec les éditions et reportings paramétrables. Ces éditions nous permettent de travailler lors de nos clôtures mensuelles. Par exemple, nous avons mis en place une synthèse des heures par service et pour l’ensemble de nos sites. Cette synthèse nous permet de travailler sur des provisions d’heures supplémentaires tout au long de l’année.
Stéphanie POYAC
Pour les managers, la gestion des temps de travail est simplifiée. Ils visualisent facilement le planning de leurs équipes et sont alertés en cas d’anomalies des compteurs.
« Depuis que le système Kelio a été mis en place, on ne gère que les anomalies, ça se fait de façon automatique et ça permet d’avoir une traçabilité beaucoup plus précise sur la gestion des horaires » précise Lionel MEHEUT.
Comment planifier efficacement des équipes en modulation ?
Avant la mise en place du logiciel Kelio, les managers remplissaient chaque jour des fichiers Excel qu’ils transmettaient ensuite à une autre personne, qui elle-même gérait un autre tableur ; donc le risque d’erreur était présent au quotidien.
Maintenant « Quel que soit le manager, la planification permet d’avoir une visualisation globale de son équipe et de faire les modifications nécessaires lorsqu’on travaille notamment en modulation annuelle. Lorsqu’on modifie les horaires, cela nous permet de lister, de sélectionner tous les salariés et de faire une modification globale sur l’ensemble des salariés » indique Lionel MEHEUT.
Les solutions installées
Les + du logiciel SIRH
- Simple d’utilisation
- Solution logicielle évolutive
- Logiciel ergonomique
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