Réservation des salles de réunion
Simplifiez la gestion des réservations de vos salles de réunion et protégez votre matériel
En complétant votre calendrier Outlook© (Exchange)*, le logiciel de réservation des salles de réunion vous permet d’optimiser leur utilisation. Les pointeuses tactiles Kelio Visio X7, installées devant vos salles, facilitent leur gestion et reflètent au mieux leur occupation réelle.
Gérez simplement vos salles de réunion sans modifier vos pratiques sur Outlook®*
Beaucoup d’entreprises utilisent Outlook® pour gérer la réservation de leurs salles de réunion. Néanmoins, les conflits de réservation sont nombreux et l’utilisation des salles n’est pas optimisée. Il est fréquent qu’une salle réservée soit déjà occupée ou au contraire non utilisée.
Le module de réservation de salles est la solution idéale pour compléter votre outil Outlook®. Il est conçu comme une passerelle entre Outlook® et les solutions de contrôle d'accès et permet d’optimiser la gestion des réservations, sans perturber les pratiques de vos utilisateurs.
*Le logiciel de réservation est compatible avec les calendriers Outlook® ou tout autre système de messagerie (client mail) hébergé sur serveur Exchange.
Gagnez en souplesse avec la borne tactile Kelio Visio X7 devant chaque salle de réunion
Les terminaux intelligents Kelio Visio X7, installés à l’entrée des salles de réunion, vous permettent de :
- Visionner les disponibilités d’une salle
- Effectuer une réservation directement depuis la borne
- Consulter de l’information sur une réservation en cours
- Contrôler les accès à la salle : seuls les participants sont autorisés à accéder à la salle de réunion durant la période réservée.
Des réservations synchronisées pour optimiser l’occupation des salles
Les informations sur vos réservations de salles sont actualisées et partagées en temps réel :
- Une réunion créée sur Outlook® est transmise sur les bornes tactiles : vous affichez les réservations en direct, au plus près de vos salles.
- Vous créez ou modifiez une réservation depuis le terminal tactile Kelio Visio X7 : les participants recevront une notification dans leur calendrier Outlook®.
- Si votre réunion se termine plus tôt que prévu, vous la clôturez directement sur la borne tactile, afin de rendre la salle disponible à la réservation sur Outlook®.
Sécurisez les accès aux salles de réunion
Avec le module de gestion des réservations des salles de réunion, leur accès est sécurisé.
Les vidéoprojecteurs et matériels sensibles sont en lieux sûrs : seuls l’organisateur et les participants à la réunion sont autorisés à ouvrir la salle avec leur badge et uniquement durant le temps de la réservation.
En cas d’incident, les réservations de salles peuvent être tracées.
Limitez les pertes de temps liée à l’organisation de vos réunions
Le logiciel de réservation des salles vous fait gagner du temps dans la planification de vos réunions, en facilitant la recherche de salles de réunion disponibles, même à la dernière minute !
De même, vous évitez les dérangements intempestifs, car seuls les participants à la réunion peuvent accéder à la salle réservée.
Demandez une démonstration de la réservation des salles
Pourquoi choisir Kelio pour votre gestion des salles de réunion ?
- Passerelle entre Outlook® et les solutions de contrôle d’accès
- Disponibilité des salles affichée en temps réel, sur borne tactile et sur messagerie Outlook
- Accès réservé à l’organisateur et aux participants à la réunion
- Clôture de la réunion depuis le terminal pour libérer la salle sur Outlook
- Verrouillage automatique des salles, si souhaité, pour protéger le matériel
