Logiciel de Gestion des Congés
Dématérialisez la gestion des congés et des absences de vos salariés avec le logiciel Kelio
La gestion des congés est une activité complexe pour les services RH et les managers. En effet, le suivi des droits aux congés, la validation des compteurs, le respect des règles législatives et les obligations de déclaration DSN sont des tâches fortement chronophages.
Comment comptabiliser les congés et absences du personnel ?
Maladie, accident du travail, maladie professionnelle, maternité, délégation, mission sur site, mission extérieure, absence pour évènement familial, visite médicale… les motifs d’absentéisme ne manquent pas dans l’entreprise et pour chacun la rigueur de gestion s’impose.
Décompte en heures, en jours ouvrés, ouvrables ou calendaires, durée limitée, condition de reprise, justificatifs, chaque type d’absence impose des contrôles et un suivi particulier. Le recours à un logiciel de gestion des congés s'avère très utile pour gérer cette complexité. Il prend la forme d’un outil informatique conçu pour faciliter la planification, le suivi et la gestion des absences et congés des employés au sein d'une organisation. Il sert à automatiser et optimiser les processus liés aux demandes de congés, à l'approbation de ces demandes, ainsi qu'à la gestion des soldes de congés pour chaque employé.
La solution de gestion des congés et absences s’adapte à l’ensemble des conventions collectives et aux pratiques de chaque organisation. Elle permet un enregistrement précis des congés et sécurise les calculs.
Vos données d’absentéisme sont fiabilisées pour une meilleure prise en compte en paie et dans votre Déclaration Sociale Nominative.
Tous les avantages d’un logiciel de congés pour votre entreprise
Augmenter la productivité et le bien-être des employés
Une gestion claire et juste des congés est indispensable pour garantir le bien-être et la satisfaction des employés. Elle assure à chacun le repos nécessaire pour préserver une productivité élevée. Un dispositif équitable de gestion des congés montre aussi aux employés que leur bien-être est pris au sérieux par l'entreprise, tout en contribuant à un meilleur équilibre entre vie professionnelle et personnelle.
Respecter les obligations légales
Les réglementations du travail imposent des normes strictes concernant les droits aux congés payés, auxquelles les entreprises doivent se conformer. L’utilisation d’un logiciel de gestion des congés permet d’éviter les erreurs qui peuvent mener à des amendes ou des conflits juridiques liés au non-respect des législations sur les congés. L'utilisation d'un outil dédié vous accompagne pour surveiller les soldes de congés de manière automatique, gérer les demandes et veiller à l'application juste et uniforme des politiques de congés, le tout dans le respect des lois en vigueur.
Améliorer la gestion des ressources humaines
Une gestion des congés bien rodée est essentielle pour une utilisation optimale des ressources humaines. Elle aide les responsables à organiser le travail de manière à éviter les déséquilibres de charge de travail ou le manque de personnel pendant les absences. Grâce à un logiciel de gestion des congés, les responsables bénéficient d'une vision claire et à jour de la disponibilité des employés, facilitant la prise de décisions avisées pour une allocation optimale du personnel.
Gagner un temps précieux
La réduction du temps consacré aux procédures administratives est un bénéfice indirect d’un logiciel de gestion des congés. Cet outil automatise le processus de gestion des absences : pour les employés, plus besoin de réaliser de multiples démarches pour soumettre ou vérifier le statut de leurs demandes de congé. Les formulaires papier, les courriers et les notes adhésives égarés appartiennent au passé ! Avec un système de gestion des congés, les demandes sont soumises et approuvées en ligne. Réduisez le temps que le personnel RH consacre traditionnellement à ces tâches pour libérer des ressources et vous concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée.
Mieux coordonner les équipes de travail
Un logiciel de gestion de congés garantit une uniformité de l'information. Les employés bénéficient d'une visibilité sur les demandes de congés de leurs collègues, leur permettant ainsi de planifier leurs propres absences en évitant les périodes déjà sollicitées. Cela réduit le risque de refus pour cause de chevauchement. Cette transparence est également cruciale pour les managers, qui ont la responsabilité d'orchestrer le travail au sein de l'entreprise. Un logiciel de congés offre une vue d'ensemble sur la disponibilité des membres d’une équipe afin de faciliter la prise de décisions stratégiques et maintenir la continuité des opérations, même en cas d'absence de personnel clé.
Logiciel de gestion des congés : toutes les fonctionnalités Kelio
Dématérialisez le processus de gestion des congés
Le logiciel Kelio permet la mise en place d’une solution de gestion décentralisée des demandes de congés qui comprend :
- La prise en compte des souhaits individuels des salariés,
- La gestion des workflow de validation,
- La prise en compte des contrôles règlementaires et organisationnels,
- La visibilité sur l’ensemble des résultats et impacts dans les plannings.
Salariés et managers sont ainsi impliqués et le service RH est déchargé des tâches chronophages de ressaisie, sources possibles d’erreurs.
Pour les salariés l'interface permet :
- D’effectuer les demandes de congés en ligne depuis leur poste de travail, leur smartphone ou les terminaux tactiles,
- De consulter leurs soldes de congés avant soumission d’une demande,
- De visualiser les absents dans leur service ou groupe-projet,
- D’être alerté de l’évolution de leur demande.
Pour les managers, l’application permet :
- Le suivi et traitement des demandes de congés de leurs équipes,
- La consultation du planning de congés de leur équipe et la mesure de l’absentéisme,
- L’arbitrage équitable des demandes d'absence en respectant les objectifs de charge de leurs plannings,
- D’être informés en cas d’absence imprévue pour réagir efficacement.
Personnalisation des workflows de validation
La performance d’une bonne gestion des congés passe par la personnalisation des circuits de validation. Kelio permet :
- De gérer un ou plusieurs niveaux hiérarchiques de validation à la suite ou en parallèle,
- De gérer des circuits de validation différents selon les motifs d'absence,
- De désigner manuellement ou automatiquement des remplaçants de validation en cas d’absence pour ne pas bloquer le circuit de validation,
- D’effectuer des validations individuelles ou en mode groupé.
Suivez votre gestion des congés et absences en temps réel
Grâce à Kelio, les managers bénéficient d’une visibilité en temps réel sur le planning de congés et d’absences et sur leurs droits.
S’intégrant parfaitement avec votre système d’information, Kelio permet de synchroniser tous les évènements de congés et d’absences avec vos calendriers Microsoft Outlook®, Google Calendar® ou Lotus Notes®. C’est la solution idéale pour que vos agendas partagés prennent compte, en temps réel, des disponibilités de chacun.
Une synchronisation est également possible avec le module Kelio Planification. Ainsi, les différentes demandes de congés validées, en attente de validation ou en attente de suppression sont identifiées graphiquement dans vos grilles de plannings. Cela vous permet de visualiser le nombre d’absents par jour, par motif et si besoin par poste de travail afin d’adapter vos effectifs en temps réel.
Prenons contact pour simplifier la gestion des congés de votre personnel
Envoyez vos données directement en paie
Compatible avec plus de 160 logiciels de paie, le logiciel Kelio automatise la saisie des congés et événements d’absence – sans ressaisie et sans risque d’erreurs – afin de produire les bulletins de salaire et de synchroniser les déclarations DSN. Kelio intègre des fonctionnalités de reportings permettant de produire des statistiques de congés individuelles et collectives à des fins décisionnelles.
Les bilans de répartition de congés par motif, par collaborateur ou par service n'ont jamais été aussi facilement réalisables.
Planifiez une démonstration personnalisée
Gérez efficacement les missions de vos collaborateurs
Lorsqu’un salarié quitte les locaux de l’entreprise pour effectuer une mission extérieure, l’absence doit être consignée sans pour autant se déduire de la durée du travail. De même, les délégués du personnel ont des heures de délégations qu’il faut identifier et décompter sans pour autant qu’ils soient considérés comme absents de l’entreprise. La solution Kelio offre différentes possibilités pour encadrer ces pratiques.
Les salariés peuvent utiliser leur espace personnel pour déclarer leurs missions, ou directement les badger sur les terminaux tactiles disposés dans l’entreprise. Ces dispositifs accompagnent les salariés, les informent précisément de leurs compteurs et de leurs droits et permet pour l’entreprise une réelle mise en conformité sur les responsabilités engagées en cas d’incidents en cours de missions.
Des questions sur cette fonctionnalité ? Contactez-nous
Pourquoi choisir Kelio pour votre gestion des congés ?
Un outil complet
Kelio est un logiciel de gestion des congés complet, qui couvrira tous vos besoins grâce à ses fonctionnalités :
- Décentralisation des demandes de congés
- Consultation des soldes de congés prévisionnels
- Calcul automatique des droits aux congés
- Validation des demandes par les managers individuellement ou en mode groupé
- Visibilité globale sur les congés d’un service en temps réel
- Gestion simplifiée des workflows de validation
- Facilité de transfert vers la paie et DSN des données d’absentéisme
Sachez que pour maîtriser toutes les fonctionnalités de notre logiciel de gestion des congés, nous proposons également des formations efficaces, certifiées Qualiopi, pour un apprentissage accessible à tous et une acquisition de compétences pérenne.
Une prise en main simplifiée et intuitive
L'accès à notre système SIRH se veut facile et rapide grâce à sa plateforme SaaS. L’interface est particulièrement adaptée aux tablettes et smartphones, afin d’offrir une expérience de navigation et de lecture confortable.
Dès le départ, Kelio se distingue par sa forte capacité de personnalisation. Son écran d'accueil modifiable permet d'intégrer des vignettes pour afficher des informations RH clés ou créer des raccourcis vers diverses fonctionnalités ou ressources externes, comme un lien vers le site web d'un comité d'entreprise externalisé.
Notre module de gestion des temps et absences se distingue par sa précision et sa flexibilité, idéal pour la gestion d'équipes aux horaires variés. Et en complément, Kelio intègre des alertes pour vous aider à respecter les législations du travail.
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Fiabiliser le transfert de données en paie
Tout est dématérialisé et transféré dans l’outil de gestion de paie. Si en amont nous avons bien traité les anomalies des horaires et des absences, il n’y a aucune ressaisie à faire. C’est un vrai gain de temps.
Claire Picaut
Chargée RH
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Apporter de la flexibilité aux collaborateurs
Aujourd’hui il n’est pas toujours facile de poser ses congés avec son conjoint, sa famille ou les impératifs que l’on peut avoir. Donc là les collaborateurs peuvent le faire quand ils veulent et à tête reposée avec un retour d’information rapide puisqu’ils reçoivent la réponse par mail.
Mickaël CESBRON
Responsable informatique
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Donner de l'autonomie aux employés
Depuis leur Espace Personnel, les salariés peuvent créer eux-mêmes leurs demandes d’absences. Elles sont directement envoyées aux valideurs d’absences qui peuvent accepter ou refuser. Les salariés ont également la possibilité de consulter et de gérer leurs compteurs (RTT, congés payés, etc.).
Nadia FENOUILLAS
Directrice des Ressources Humaines
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Commerce / Distribution
Anticiper plus rapidement
les congés et absences
La solution Kelio nous apporte un confort d’utilisation et un gain de temps très important, notamment sur la gestion des congés, RTT et absences. Nous avons également une meilleure visibilité sur les plannings, ce qui nous permet de mieux anticiper les absences de chacun.
Frédéric Rouvier
Adjoint du directeur logistique
IECH
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Simplifier la relation entre collaborateurs et service RH
Nous avons gagné en transparence avec nos salariés. Ils peuvent accéder à leurs données à tout moment et consulter par exemple leur planning annuel de congés payés.
Cyril Gilgenkrantz
Directeur des exploitations en charge des RH
