Comment moderniser le suivi des temps de travail et des absences grâce à un logiciel de gestion des temps ?

Le Groupe Chavigny est une entreprise française spécialisée dans la distribution de matériaux de construction et d’aménagement pour les professionnels du bâtiment et les particuliers.

Avec 800 collaborateurs répartis sur 80 sites, le groupe ne cesse de s’agrandir et compte aujourd’hui 18 sociétés.

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Client depuis

2024

Particularités

18 sociétés, 80 sites au total et 8 conventions collectives

Effectif

800

Types de projet

GTA

"Maintenant les collaborateurs ont plus de visibilité, c’est plus facile, plus adapté et plus moderne."

Rencontre avec Fabio BENNOUAR
Responsable Ressources Humaines

Le besoin initial

Avant la mise en place de Kelio, le groupe possédait déjà un logiciel de gestion des temps et n’en était pas pleinement satisfait. Monsieur Bennouar, RRH du groupe, en charge du projet, confie :

Le DRH du groupe est arrivé 6 mois avant moi et notre constat a été dès le départ que l’outil actuel fonctionnait très mal. Il était très mal paramétré, très mal compris par les managers et complètement opaque pour les collaborateurs.

L’objectif était donc d’une part de trouver un outil plus compréhensible pour les managers et plus transparent pour les collaborateurs. Et d’autre part de reprendre l’ensemble des règles de paramétrage et de calcul.

loupe La problématique résolue

Aujourd’hui le groupe utilise Kelio pour la gestion des temps de l’ensemble de ses 80 sites. Monsieur Bennouar ayant déjà déployé la solution dans une précédente expérience, il a tout de suite été convaincu qu’elle saurait répondre à leurs attentes.

Nous avons choisi le logiciel Kelio parce qu'il y avait un côté intuitif qui nous plaisait, ainsi qu’un côté paramétrable sur lequel nous pouvions faire tout ce dont nous avions besoin. Nous savions que nous pourrions un peu le modeler à notre envie, en fonction de nos besoins et ce qui était également très important pour nous, c'est que nous puissions être autonome avec l'outil.

Avec la solution Kelio, le groupe est maintenant capable de gérer, de façon autonome, et sans faire appel au support, les paramétrages réguliers. Par exemple ceux relatifs à la création d’une nouvelle société, ce qui leur permet d’être indépendants dans l’utilisation et l’adaptation de l’outil.

Le déploiement d’un logiciel de gestion des temps est-il fluide ?

Après une première phase en lien avec le commercial pour clarifier les besoins spécifiques du Groupe Chavigny, qui s’est effectuée très rapidement et efficacement, Monsieur Bennouar a été mis en relation avec le chef de projet et le technicien qui ont suivi l’ensemble du déploiement de la solution.

Nous pouvions exprimer nos besoins, nos souhaits, et le chef de projet les mettaient en musique.

Le groupe a déployé la solution auprès d’une équipe test dans un premier temps, puis le lancement officiel s’est effectué 3 mois après. La première phase de test a permis au service RH en collaboration avec les experts Kelio d’effectuer les modifications et ajustements nécessaires suite aux premiers retours des collaborateurs.

Quels sont les avantages d’un logiciel de gestion des temps pour les collaborateurs ? Les managers ? Le service RH ?

Collaborateurs :

Le service RH a travaillé en relation avec les collaborateurs afin de construire la solution la plus adaptées à leurs besoins. Ils ont pu recueillir les demandes spécifiques afin de modeler et faire évoluer l’outil. Les collaborateurs ont accès à Kelio sur leur poste de travail ou encore sur les badgeuses mais également depuis chez eux via leur smartphone.

Cela leur apporte un confort lors de la pose de leurs congés qu’ils peuvent définir tranquillement, depuis chez eux, en famille. Au quotidien, certains salariés badgent depuis les terminaux de pointage ou directement sur leur téléphone portable, d’autres doivent déclarer leurs heures, ou sont déclarés automatiquement sans actions particulières. Cela dépend de leur situation que ça soit la situation géographique ou leur poste.

La solution Kelio apporte une souplesse dans les possibilités de badgeage et peut s’adapter à plusieurs typologies de salariés. Une vraie amélioration par rapport à l’ancienne solution installée :

Avant c’était beaucoup plus compliqué, beaucoup moins clair. Les accès sur téléphone n’étaient pas du tout pratiques et nous n’avions pas de badgeuses. Maintenant les collaborateurs ont plus de visibilité, c’est plus facile, plus adapté et plus moderne.

Managers :

Avec le logiciel de gestion des temps Kelio, les managers ont à disposition un outil ultra personnalisé et paramétré en fonction de leur profil et de leurs équipes. L’ensemble des vues managers ont pu être gérées assez facilement et adaptées en fonction des spécificités de chacun.

¾ des managers du groupe ont une vue unique, propre à leur fonctionnement et qui correspond à leurs particularités. Par exemple le responsable des centrales à béton n’a pas du tout le même paramétrage, les mêmes vues, les mêmes options que la responsable de la facturation qui est dans le bureau d'à côté.

Désormais les managers peuvent également connaître et suivre les compteurs de congés de leurs collaborateurs afin d'anticiper les soldes au 31 mai 2025.

« C’est une information qu’ils n’avaient pas du tout avant et cette information elle a de la valeur. Cela leur fait gagner du temps. » souligne Monsieur Bennouar.

Service RH :

Le service RH a profité de la mise en place de Kelio, pour reprendre les bases de leur gestion des temps. Ce qui avait été fait sur la précédente solution en place n’était pas forcément clair.

En paramétrant Kelio, cela nous a permis de poser certaines questions à des managers, de remettre en cause certaines pratiques et de clarifier certaines choses.

Ils ont ainsi pu se questionner sur leurs pratiques actuelles et repartir sur des bonnes bases en arrêtant certaines choses afin que tout soit plus clair et plus harmonieux dans l’ensemble du groupe et sur tous les sites.

Pourquoi utiliser Kelio comme outil de communication interne ?

Actuellement, le groupe rencontre des difficultés avec leur intranet qui n’est accessible que par les collaborateurs ayant un ordinateur connecté au réseau. Or, certains collaborateurs travaillent en magasins, d’autres sur des carrières ou dans des centrales à bétons, donc beaucoup n’ont pas accès au serveur, ce qui freine la communication interne.

Tous les collaborateurs ayant un accès à Kelio, le groupe souhaite donc utiliser la solution comme nouvel outil pour la communication interne.

Nous allons nous servir du portail de Kelio comme une sorte d'intranet avec la distribution de documents, les actualités, la messagerie interne, … Cela nous permettra de mieux communiquer auprès de tout le monde plus facilement.

Les solutions installées