Comment fluidifier et adapter la planification de ses horaires grâce à un logiciel de gestion des temps et activités ?
Le groupe Oxyane est une coopérative agricole et alimentaire située en région Rhônes-Alpes. Elle réunit 5500 agriculteurs et 1860 collaborateurs.
Le groupe est organisé autour de quatre pôles : le pôle végétal, le pôle alimentaire, le pôle grand public avec par exemple les magasins Gamm Vert, le pôle élevage et plus récemment une nouvelle activité tournée autour des énergies renouvelables.
Client depuis
2024
Particularités
plusieurs magasin partout en France, multiples activités
Effectif
1860 collaborateurs et 5500 agriculteurs
Types de projet
GTA
Rencontre avec Adeline THERON
Responsable paie et SIRH
Le besoin initial
Avant la mise en place de Kelio, le service RH gérait beaucoup d’outils différents : 4 outils de gestion des temps et des fichiers Excel.
Cela engendrait de gros problèmes au niveau du suivi et du pilotage des compteurs.
Lors de la période Covid, le service RH a notamment rencontré beaucoup de difficultés pour la gestion des temps de leurs collaborateurs.
La problématique résolue
Le groupe Oxyane a choisi Kelio car les possibilités et fonctionnalités de l’outil ont répondu à leurs attentes.
Nous avons opté pour Kelio d'abord pour son ergonomie mais aussi pour l'expérience utilisateur qui nous a paru très simplifiée
Adeline THERON, Responsable paie et SIRH du groupe
Comment se déroule l’installation de l’outil de gestion des temps Kelio ?
Le déploiement de la solution de gestion des temps Kelio s’est déroulé en plusieurs phases. Une première phase, animée par un ingénieur commercial, a été dédiée à la compréhension et l’identification des besoins RH du groupe.
Lors de la deuxième phase, un chef de projet Kelio a accompagné le groupe dans le paramétrage, le recettage et la prise en main de l’outil. Le déploiement de la solution s’est fait de manière progressive, entité après entité. Des consultants expérimentés de Kelio ont également assisté cette phase de déploiement, afin d’aider à la résolution des problématiques rencontrées. Adeline Theron a pu souligner la force de proposition de ces équipes de déploiement.
A la fin du déploiement de Kelio, le groupe Oxyane a organisé un évènement de lancement, le 1er février, appelé « Kelio Show ». Un vrai exemple d’accompagnement du changement en interne ! Pour cet évènement, l’ensemble des responsables de magasins et les managers-adjoints étaient conviés. L’ingénieur commercial Kelio était également présent.
L'installation s'est très bien passée. Nous avions une très bonne relation avec notre commercial. On l'a très bien vécu.
Quels sont les bénéfices de l’utilisation d’un logiciel tel que Kelio pour le service RH ? Les managers ? Les collaborateurs ?
Service RH
Avec le logiciel Kelio, le service RH, peut, en temps réel, piloter les compteurs des collaborateurs et recevoir des alertes en cas d’anomalies.
Au niveau du paramétrage, le service RH du groupe Oxyane est monté en compétences grâce à la formation dispensée par les consultants Kelio. L’équipe RH d’Oxyane est désormais autonome.
Nous pouvons faire des paramétrages avancés par nous-mêmes sans faire appel au support Kelio.
Managers
Les managers ont accès aux compteurs de leurs équipes en temps réel ce qui est très apprécié. Ils consultent également un planning dans lequel ils retrouvent des variables d'exploitation. Par exemple, les managers des magasins Gamm Vert retrouvent le chiffre d’affaire journaliser dans leur planning Kelio ce qui leur permet d'ajuster les ressources en personnel en fonction de l'activité du magasin. Avec Kelio, Oxyane facilite ainsi la planification des horaires de ses collaborateurs.
De plus, Kelio est connecté aux outils internes du groupe ce qui permet aux managers des magasins grand public, lorsqu’ils doivent planifier des ressources, d’identifier par exemple, le personnel qui a les habilitations pour ouvrir ou fermer les magasins.
Collaborateurs
La solution Kelio permet aux collaborateurs du groupe d'avoir un meilleur équilibre entre leur vie personnelle et professionnelle puisqu'ils peuvent par exemple, consulter leur compteur et poser leurs congés de chez eux en famille, ou encore consulter le planning de la semaine et les heures à réaliser.
Au niveau des collaborateurs, je pense que l'outil a apporté un meilleur confort dans la planification de leur vie et du coup un meilleur équilibre entre leur vie personnelle et leur vie professionnelle.
Quelles sont les astuces pour prendre en main un outil de gestion des temps ?
Le service RH du groupe a mis en place des fonds d’écrans et des couleurs personnalisées en fonction de chaque pôle métier. Cela permet aux gestionnaires RH de savoir, en un coup d’œil, à quel pôle appartiennent les collaborateurs qu’ils assistent. Cette astuce est possible grâce à l’adaptabilité et à la personnalisation du logiciel Kelio, qui simplifient la gestion multi-sites.
Aussi, grâce aux raccourcis clavier, et notamment le CTRL+Z, il est possible de supprimer très facilement des erreurs. C’est un gain de temps pour les utilisateurs.
Enfin, Kelio permet, en un clin d’œil, de voir la totalité des heures planifiées grâce à la zone basse du planning et de l’ajuster en conséquence.
Pourquoi choisir un logiciel de gestion RH évolutif ?
Le logiciel Kelio bénéficie régulièrement de nouvelles montées de versions qui permettent de répondre aux demandes du marché et aux nouvelles législations. Par exemple, lors de la mise en œuvre de la loi sur les congés payés en cas de maladie non professionnelle en avril 2024, le groupe avait créé une règle spécifique. Mais avec la montée de version récente de de Kelio et avec l’accompagnement d’un consultant, le groupe peut désormais gérer cette loi avec une règle en standard, ce qui lui permet d’être plus agile.
Je recommande Kelio. C’est un outil évolutif qui permet d'avoir régulièrement des nouvelles technologies visuelles ou de paramétrage grâce aux montées de versions du logiciel.
Les solutions installées
Les + du logiciel SIRH
- Adaptabilité
- Connectivité
- Autonomie
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