Le logiciel de note de frais qui automatise et simplifie votre gestion
Libérez votre entreprise de la lourdeur administrative des notes de frais !
Grâce à notre module de gestion des notes de frais et son interface intuitive, centralisez et gérez les frais de vos collaborateurs.
Digitalisez vos notes de frais : rapidité, conformité et contrôle
Dites adieu aux reçus qui s’accumulent et aux validations interminables ! Avec le logiciel de gestion des notes de frais Kelio, gérez vos justificatifs en toute simplicité :
- Saisie instantanée sur mobile et PC grâce à la prise de photo, fini la paperasse
- Validation fluide et automatisée, plus de perte de temps
- Conformité fiscale et comptable garantie, en toute sérénité
- Suivi précis des dépenses avec reporting en temps réel
Comment fonctionne Kelio ? Une gestion des notes de frais 100% optimisée
Kelio révolutionne la gestion des notes de frais en automatisant chaque étape du processus. Conformité fiscale, pilotage avancé, automatisation : tout est pensé pour simplifier votre quotidien et optimiser votre gestion financière.
Étape 1 : Saisie ultra-simple des dépenses
Scannez, et c’est enregistré ! Fini les reçus qui s’accumulent dans votre portefeuille. Avec le logiciel de note de frais Kelio, il suffit de prendre une photo de votre justificatif via votre accès internet. Grâce à notre IA, basée sur la reconnaissance optique de caractères (OCR), les informations sont extraites automatiquement : montant, date, type de dépense par fournisseur, montant des taxes,… tout est prérempli en quelques secondes. Vous pouvez aussi saisir vos dépenses directement depuis votre PC, avec une intégration fluide et intuitive.
Étape 2 : Validation en un clic par les managers
Profitez d’un circuit de validation rapide et sans friction : plus besoin de courir après les approbations ! Le logiciel de note de frais Kelio envoie automatiquement des alertes aux managers, qui peuvent valider ou refuser une note de frais en un clic, où qu’ils soient. Le workflow est entièrement automatisé pour limiter les allers-retours et offrir un traitement fluide des dépenses. Résultat : plus de transparence, moins de retards et une meilleure gestion budgétaire.
Étape 3 : Intégration comptable et remboursement rapide
Notre logiciel de note de frais Kelio s’intègre directement à vos logiciels comptables et de paie afin de faciliter l’export des données et l’automatisation des écritures comptables. Plus de ressaisie manuelle, moins d’erreurs et un traitement accéléré des remboursements pour les collaborateurs ! En quelques clics, toutes les dépenses sont enregistrées, comptabilisées et remboursées dans les meilleurs délais.
Transformez la gestion de vos notes de frais dès maintenant !
Saisissez simplement vos notes de frais dans votre SIRH
Grâce à une interface très simple, vos collaborateurs pourront saisir rapidement leurs notes de frais. Ils peuvent également attacher leurs justificatifs, en les scannant ou en prenant directement une photo.
Le logiciel de gestion des notes de frais Kelio s’adapte à votre politique de remboursement pour vous permettre de mieux maîtriser les frais de vos salariés :
- Gestion des frais au forfait / réel / réel plafonné, etc.,
- Indemnités kilométriques (calcul automatique de la distance parcourue via Google Maps®),
- Gestion des barèmes kilométriques (véhicule thermique, électrique, moto, vélo, etc.),
- Suivi multi-devises,
- Répartition par axes analytiques.
Les barèmes de remboursement peuvent également être adaptés selon le profil de chacun (commerciaux, techniciens, direction…). Ces barèmes personnalisés selon les profils des employés offrent une approche plus équitable et adaptée aux spécificités de chaque catégorie professionnelle, que ce soit pour les commerciaux en déplacement fréquent, les techniciens nécessitant des frais de déplacement ou la direction pour des dépenses plus stratégiques.
De même, les circuits de validation peuvent être différents selon les motifs de notes de frais. Cette possibilité permet d'optimiser le processus en accordant une attention particulière aux dépenses les plus sensibles ou stratégiques. Par exemple, les frais réalisés au cours d’une formation professionnelle ne seront pas validés par le valideur « classique » mais directement par le responsable des formations.
Gérez vos notes de frais depuis votre smartphone
Réalisez ou validez vos notes de frais directement depuis un smartphone !
Depuis votre mobile, vous retrouvez les mêmes données à compléter que sur votre ordinateur, mais la mise en page de notre logiciel de note de frais a été adaptée et pensée pour une utilisation optimale sur écran tactile.
Prenez en photo les justificatifs pour les joindre directement à votre note de frais : le responsable est alerté immédiatement de l'arrivée d'une nouvelle note de frais. Il peut visualiser le justificatif et la valider dans les meilleurs délais. Cette fonctionnalité de notre logiciel de note de frais simplifie considérablement le processus pour les employés et les gestionnaires. Elle accélère également le traitement des notes de frais, garantissant ainsi un remboursement plus rapide et une gestion plus efficace des dépenses professionnelles.
Vos collaborateurs peuvent ainsi saisir leurs notes de frais au fur et à mesure des dépenses lors de leurs déplacements. La gestion des notes de frais depuis un smartphone offre une flexibilité et une praticité inégalées pour les employés, tout en réduisant les risques d'oubli ou de perte de justificatifs.
En intégrant la gestion des notes de frais dans le quotidien des employés via leur smartphone, Kelio facilite la conformité, la transparence et la responsabilisation dans le processus de gestion des dépenses.
Le logiciel SIRH qui simplifie la validation des notes de frais
Lorsque la note de frais est complète et correcte, le salarié demande son remboursement en l'envoyant dans le circuit de validation des notes de frais de sa société.
Simplifiez la validation des notes de frais : chaque manager est alerté par mail ou par une notification sur son portail RH. Il peut alors valider les notes de frais de son équipe depuis son PC ou son smartphone, simplifiant ainsi ses process de gestion RH. Le délai de validation est raccourci et le remboursement des frais est plus rapide !
Le logiciel de note de frais Kelio simplifie donc considérablement le processus de validation des notes de frais en automatisant les notifications et les rappels pour les managers. En centralisant et en simplifiant ce processus, Kelio contribue à optimiser la gestion des ressources humaines et à améliorer l'expérience des employés.
Suivez les frais de vos salariés au moyen de tableaux de bord
Suivez la validation de vos notes de frais et exportez ces données grâce aux exports personnalisables sous Microsoft Excel® à des fins statistiques. Ces exports pourront également être envoyés vers un logiciel de compatibilité ou de paie.
Un tableau de suivi vous permet également de piloter en un seul coup d’œil, l’état d’avancement des validations et remboursements : avec un logiciel de note de frais, vous obtenez ainsi une vue globale et instantanée de la gestion des dépenses professionnelles. Cela permet d'identifier rapidement les retards ou les problèmes potentiels.
Un logiciel de note de frais qui coche toutes les cases
Avec le logiciel RH Kelio, fini la paperasse et les traitements fastidieux ! Ce logiciel de gestion des notes de frais automatise chaque étape : saisie des dépenses en ligne, validation rapide, intégration comptable fluide et suivi des remboursements en temps réel.
Pour les responsables RH et administratifs : un contrôle efficace et automatisé
La gestion des notes de frais ne doit plus être un fardeau administratif ! Kelio offre une solution complète qui simplifie le travail des équipes RH et comptables en garantissant un suivi précis et une intégration fluide.
- Suivi en temps réel des dépenses professionnelles : accédez à un tableau de bord dynamique pour piloter les dépenses des collaborateurs en toute transparence. Plus besoin d’attendre la fin du mois pour faire le point.
- Automatisation du workflow de validation : les processus sont entièrement paramétrables. Les notes de frais suivent un circuit d’approbation fluide, avec des alertes automatiques pour éviter les oublis.
- Intégration comptable sans effort : exportez directement les données vers votre logiciel de comptabilité. Plus de ressaisie manuelle, moins d’erreurs et un gain de temps considérable.
- Reporting avancé : suivez les dépenses par axe analytique, nature, salarié, statut de la note de frais, etc. grâce aux exports sous Microsoft Excel® pour suivre les tendances des dépenses professionnelles et optimiser la politique de remboursement de l’entreprise.
Pour les managers : un workflow fluide et rapide
Les managers jouent un rôle clé dans la validation des notes de frais. Mais entre leurs nombreuses responsabilités, ils n’ont pas de temps à perdre avec des processus compliqués et chronophages. Le logiciel de note de frais Kelio leur propose alors une gestion simplifiée, pour un traitement rapide et efficace.
- Workflow de validation optimisé : les notes de frais sont soumises en un clic, et les managers reçoivent des alertes automatiques pour les approuver rapidement, même en déplacement.
- Synchronisation avec les cartes bancaires professionnelles : centralisez les dépenses des collaborateurs grâce à l’importation des données et facilitez le remboursement.
Pour les collaborateurs en mobilité : simplicité et rapidité au quotidien
Saisir une note de frais ne devrait pas être une corvée. Pour les salariés, les indépendants et tous ceux qui sont souvent en déplacement, Kelio simplifie chaque étape grâce à son accès nomade.
- Saisie ultra-rapide sur mobile et PC : prenez une photo du justificatif, l’IA (technologie OCR) extrait les données automatiquement et remplit la note de frais en quelques secondes.
- Validation instantanée et suivi des remboursements en temps réel : plus de surprises ou d’attente interminable. Chaque collaborateur suit l’évolution de sa note en temps réel, depuis la saisie jusqu’au remboursement.
- Gestion des frais kilométriques et des multi-devises : idéal pour les déplacements professionnels, l’outil calcule automatiquement les frais de trajet et gère les conversions monétaires sans erreur.
- Archivage sécurisé des justificatifs professionnels : plus besoin de conserver les factures papier. Toutes les données sont stockées en ligne et accessibles à tout moment grâce à l'archivage à valeur probante. Les PDF sont scellés avec toutes les certifications nécessaires afin d’être conservés pendant 10 ans pour répondre aux obligations et contrôles éventuels.
Adoptez un logiciel de gestion des notes de frais qui optimise la comptabilité de votre entreprise !
Pourquoi choisir Kelio comme logiciel de notes de frais ?
La gestion des notes de frais peut rapidement devenir un processus fastidieux et chronophage pour les entreprises. Cependant, avec le logiciel de note de frais Kelio, cette tâche peut être simplifiée et optimisée grâce à ses nombreuses fonctionnalités avancées.
- Workflow de validation des notes de frais : Kelio propose un workflow de validation des notes de frais personnalisable, permettant de définir des étapes de validation en fonction de la hiérarchie de l'entreprise. Cela garantit un processus transparent et efficace, tout en assurant le respect des politiques internes en matière de dépenses.
- Enregistrement comptable de la note de frais : une fois validée, la note de frais est automatiquement enregistrée dans le système comptable, ce qui simplifie la gestion administrative et garantit l'exactitude des données financières.
- Gestion des profils utilisateurs : Kelio offre une gestion avancée des profils utilisateurs, afin de personnaliser les autorisations d'accès au logiciel et de faciliter la saisie des notes de frais pour les employés. Chaque utilisateur peut ainsi accéder facilement aux types de dépenses autorisés selon son profil et soumettre ses dépenses en toute simplicité.
- Ventilation analytique : Kelio permet également une ventilation analytique des notes de frais, ce qui permet de suivre et d'analyser les dépenses par client, projet, dossier, etc. Cette fonctionnalité offre une visibilité accrue sur l'allocation des ressources et facilite la prise de décision stratégique.
- Scellement et archivage des justificatifs : Kelio garantit une traçabilité et une sécurité juridique infaillibles des notes de frais de votre entreprise grâce à l’archivage à valeur probante. Les PDF sont scellés avec toutes les certifications nécessaires et approuvées par l’administration fiscale et l’URSSAF : résumé de la note de frais et des dépenses, justificatifs joints, cachet serveur probant, historique des mouvements.
Le logiciel de note de frais, un indispensable pour une entreprise
La mise en place d'un logiciel de note de frais comporte plusieurs enjeux importants pour les entreprises, notamment :
- Optimisation du processus : un logiciel de note de frais permet d'automatiser et de rationaliser le processus de gestion des dépenses, réduisant ainsi le temps et les efforts nécessaires à la saisie, à la validation et au remboursement des frais.
- Réduction des erreurs : en éliminant les processus manuels et en fournissant des outils de vérification automatique, un logiciel de note de frais contribue à minimiser les risques d'erreurs et de fraudes, garantissant ainsi l'intégrité des données financières de l'entreprise.
- Conformité réglementaire : les logiciels de note de frais sont souvent conçus pour suivre les réglementations fiscales et comptables en vigueur, ce qui assure à l'entreprise de rester en conformité avec les lois et les normes en matière de dépenses professionnelles.
- Visibilité et contrôle : en centralisant toutes les données liées aux dépenses professionnelles, un logiciel de note de frais offre une meilleure visibilité et un meilleur contrôle sur les coûts. Les gestionnaires peuvent ainsi suivre et analyser les tendances de dépenses, mais aussi prendre des décisions éclairées.
- Mobilité et flexibilité : les solutions de gestion des notes de frais basées sur le cloud permettent aux employés de soumettre leurs dépenses depuis n'importe où et à tout moment, ce qui facilite la gestion des déplacements professionnels et améliore l'expérience utilisateur.
Ils ont adopté le logiciel de note de frais Kelio
Transport & Logistique
Une digitalisation réussie de la fonction RH
Le logiciel de gestion des notes de frais est utilisé par tous les collaborateurs itinérants et même les personnes les plus récalcitrantes au départ l'ont adopté en moins de 15 jours. Aujourd’hui, 100 % des utilisateurs sont satisfaits de cette solution.
Foire Aux Questions (FAQ) sur le logiciel de notes de frais
Quelles sont les fonctionnalités principales d’un logiciel de note de frais ?
Un logiciel de notes de frais permet de gérer les dépenses professionnelles de manière efficace. Avec un tel outil, vous pouvez dire adieu aux papiers volants et centraliser l’archivage des notes de frais ! Parmi ses fonctionnalités principales, on retrouve :
- la saisie automatisée des dépenses grâce à des captures de factures ou des cartes données ;
- le suivi des remboursements en ligne ;
- la gestion des frais kilométriques, des factures et des paiements ;
- des outils de contrôle et de conformité fiscale pour éviter les erreurs.
Comment choisir un logiciel de notes de frais ?
Pour choisir le meilleur logiciel adapté à votre entreprise, prenez en compte :
- Les fonctionnalités : vérifiez si le logiciel propose des outils pour la gestion des cartes données, le remboursement des frais kilométriques ou l’archivage.
- La compatibilité avec votre système comptable : l’intégration fluide avec les outils comptables existants est essentielle.
- La facilité d’utilisation : privilégiez un logiciel intuitif pour encourager vos équipes à l’utiliser.
- Une démo gratuite : tester avant d’adopter est toujours recommandé pour s'assurer qu'il répond aux besoins de votre entreprise.
- Le coût : comparez les tarifs et les fonctionnalités pour identifier la solution offrant le meilleur rapport qualité-prix.
Quelles sont les fonctionnalités clés d’un logiciel de note de frais ?
Pour permettre aux entreprises de gérer efficacement leurs dépenses tout en gagnant du temps, un logiciel de notes de frais moderne propose :
- l’automatisation de la saisie des dépenses à partir de reçus ou de factures ;
- l’accès en ligne pour les employés et les gestionnaires, facilitant le contrôle des dépenses ;
- l’intégration avec les outils comptables pour un transfert fluide des données ;
- le suivi en temps réel des remboursements et des paiements ;
- des rapports détaillés pour analyser les dépenses professionnelles et optimiser les coûts.
Comment un logiciel de note de frais réduit-il les erreurs de saisie ?
- Les erreurs de saisie sont courantes avec les méthodes traditionnelles de gestion des notes de frais, notamment sur papier. Un logiciel de notes de frais réduit ces erreurs grâce à :
- La reconnaissance automatique des factures : il extrait les données directement à partir des reçus.
- L’intégration des paiements par carte : les transactions professionnelles sont automatiquement enregistrées et rapprochées.
- Des outils de contrôle : il signale les incohérences et les dépassements des politiques de dépenses internes.
Est-il possible d’intégrer ce logiciel à notre système comptable existant ?
Oui, la plupart des logiciels modernes de notes de frais sont conçus pour être compatibles avec les outils comptables les plus populaires. Cette intégration permet :
- de transférer automatiquement les données des notes de frais dans le logiciel comptable ;
- de garantir la cohérence entre les différentes plateformes utilisées dans l’entreprise ;
- d’améliorer la traçabilité des paiements et des remboursements.
Vérifiez aussi les options d'intégration lors de la démo gratuite pour vous assurer de sa compatibilité avec vos outils actuels !
Comment garantir la conformité fiscale avec un logiciel de note de frais ?
Un logiciel de notes de frais intègre des fonctionnalités pour garantir que vos dépenses restent conformes aux réglementations fiscales :
- archivage à valeur probante des factures pour répondre aux exigences légales ;
- calcul automatique de la TVA pour simplifier les déclarations fiscales ;
- contrôle des dépenses en temps réel, assurant que les politiques internes et fiscales sont respectées.
En cas de contrôle fiscal, vous avez ainsi toutes les données nécessaires bien organisées et accessibles en ligne.
Comment configurer le logiciel de note de frais Kelio ?
Pour configurer efficacement le logiciel Kelio, voici les étapes clés :
- Renseigner les données de l'entreprise : information des employés (véhicule personnel ou professionnel) et politiques de dépenses.
- Configurer les paramètres : renseignez vos règles internes (plafonds de remboursement, frais kilométriques, etc.) et vos workflows de validation.
- Former vos équipes : une démo gratuite ou un guide d’utilisation peut faciliter la prise en main.
- Tester le système : effectuez un check des fonctionnalités, comme la saisie et l’archivage des notes, avant le déploiement complet.
Avec Kelio, gérer vos dépenses professionnelles devient rapide, efficace et sans stress !
