Qu’est ce qu’un logiciel SIRH ?
Simplifiez la gestion de vos collaborateurs en vous équipant d'un logiciel de gestion des Ressources Humaines, fiable et centralisé.
Le logiciel SIRH - pour Système d’Information des Ressources Humaines - est entré dans le langage commun des entreprises. Il désigne un ensemble cohérent de fonctionnalités logicielles permettant de faciliter la gestion des collaborateurs : du recrutement à l’établissement de la paie, de la gestion administrative du personnel à la gestion des talents, en passant par la gestion des compétences, de la formation, des entretiens ou encore des notes de frais.
Le logiciel SIRH : définition
Un logiciel SIRH - Système d’information des Ressources Humaines - est une solution logicielle complète visant à faciliter et à centraliser la gestion des ressources humaines d’une organisation.
Un logiciel SIRH est souvent composé de différents modules. En fonction des besoins, des moyens et des spécificités de chaque entreprise, la mise en place d’un logiciel SIRH permettra de piloter le recrutement, la formation, la paie, la gestion des temps et des activités, la gestion administrative du personnel, la gestion des talents, la gestion des entretiens… d’un ou de plusieurs établissements d’une même entreprise.
Quels sont les modules d’un SIRH ?
Les logiciels SIRH sont à la fois de plus en plus performants et de plus en plus modulables. Cette modularité permet à chaque organisation de composer son SIRH « à la carte » en fonction de ses besoins et de sa maturité dans son processus de digitalisation RH.
Un SIRH complet se compose généralement des principaux modules et fonctionnalités suivantes :
- La gestion des temps de travail et des activités (GTA)
- La gestion des congés et des absences
- La gestion de la paie
- La gestion administrative du personnel
- Le suivi des habilitations et vaccinations
- La gestion du recrutement
- La gestion du onboarding RH (accueil du nouveau collaborateur)
- La gestion de la formation
- La gestion des talents et la gestion des Emplois et Compétences (GPEC)
- La gestion des entretiens (professionnels, annuels, …)
- La gestion du télétravail
- La gestion des notes de frais
- La gestion des Comptes Epargne Temps
- La signature électronique et l’archivage numérique sécurisé des documents RH (dématérialisation)
- La veille RH et sociale
- La mesure de la QVT (Qualité de Vie au Travail)
- Le reporting RH (bilan social, BDESE…)
- Le portail RH ou portail collaborateur
Lors du choix d’un logiciel SIRH, il faut donc être particulièrement attentif aux modules disponibles et à leur contenu. Il s’agit également de veiller à ce que ces modules soient réellement intégrés, c’est-à-dire qu’ils puissent échanger des données RH sans ressaisie d’un module à l’autre.
Pourquoi mettre en place un logiciel de gestion RH ?
Aujourd’hui, la gestion des Ressources Humaines se complexifie. La gestion RH n’est plus seulement une affaire de dossiers du personnel et de validation des congés. Entre la promotion de la marque employeur, la fidélisation des talents, ou la gestion des compétences sur la durée, la fonction RH a acquis une dimension stratégique incontournable au sein des entreprises.
La fonction RH doit donc optimiser sa gestion de tâches administratives chronophages afin de dégager du temps et des ressources pour gérer les talents et répondre aux enjeux stratégiques de son organisation.
Quels sont les avantages du SIRH ?
La digitalisation des RH, par le biais des logiciels SIRH, offre de nombreux avantages :
Un logiciel SIRH pour automatiser, centraliser et uniformiser les procédures.
L’ une des principales fonctionnalités d’un logiciel de SIRH est de permettre l’automatisation des tâches les plus chronophages et à faible valeur ajoutée, telles que l’édition et l’envoi des fiches de paie, le calcul des éléments variables de paie, la relance des managers pour la réalisation des entretiens professionnels, etc…
L’automatisation des tâches s’accompagne d’une centralisation des données et d’une simplification de leurs mises à jour. Avec un logiciel SIRH, plus besoin de jongler entre divers fichiers Excel©. Toutes les informations seront centralisées au sein d’une unique base de données qui alimentera l’ensemble de vos modules.
La mise en place d’un logiciel SIRH est également l’occasion d’uniformiser les différentes procédures RH. Ainsi, vous éviterez de générer des frustrations auprès de vos collaborateurs qui pouvaient se voir manager différemment en fonction des services ou des établissements.
Un logiciel RH pour sécuriser les données et assurer la conformité des pratiques
Opter pour la digitalisation des ressources humaines, c’est s’assurer une sécurisation optimale des données et des pratiques RH.
Il est évidemment impossible de garantir une fiabilité totale des données RH du système, puisqu’une partie d’entre elles est entrée à la main et que l’erreur reste humaine. Cependant, l’automatisation et la centralisation des données vous éviteront les multiples ressaisies et supprimeront donc en grande partie le risque d’erreur.
Grâce aux différentes alertes du système SIRH en matière de droit du travail, vous serez accompagné(e) au quotidien sur les aspects juridiques et périodiques de votre gestion du personnel. Sur le SIRH Kelio, certaines saisies de données peuvent être bloquées pour éviter de planifier des horaires de travail incompatibles avec la législation en vigueur. Autre exemple, le logiciel Kelio peut proposer des alertes automatiques liées à la réalisation des visites médicales obligatoires pour les salariés concernés.
Un SIRH pour piloter votre stratégie RH, à l’aide d’analyses et d’indicateurs
En se dotant d’un logiciel SIRH, vous accédez à une bibliothèque de données RH. Grâce à des indicateurs fiables et précis, vous serez en mesure d’éditer en quelques clics des tableaux de bord RH qui vous permettront d’optimiser et de piloter vos politiques RH.
Le besoin en données de pilotage RH devient essentiel : politique de rémunération, absentéisme, optimisation de la planification des ressources internes ou encore gestion des emplois et des compétences, etc. Avec des indicateurs fiables et faciles à actualiser, vous serez en mesure d’obtenir une vision claire de votre situation et de définir la stratégie RH qui contribuera à la réussite et à la pérennisation de vos activités.
Une solution de gestion RH pour simplifier l’expérience collaborateur
Les logiciels SIRH contribuent à l’amélioration de l'expérience collaborateur en interne, via :
- la simplification des processus RH, avec ou sans validation (workflows)
- la décentralisation de décisions RH auprès des managers de proximité,
- la responsabilisation des collaborateurs. Ils peuvent consulter leurs soldes en toute autonomie, mettre à jour leur informations salarié, ou d’effectuer des démarches telles que les demandes de formation, de congés, de transferts de temps en CET, etc.
- la mise à disposition d’un portail RH ergonomique et facile à prendre en main par tous.
Avec un SIRH, la gestion administrative RH est facilitée pour tous les collaborateurs qui peuvent se concentrer sur leurs missions à valeur ajoutée. Un SIRH efficace contribue à l’image de l’entreprise, au bien-être au travail et in fine à la fidélisation des talents.
Un outil de gestion RH pour promouvoir sa marque employeur
En externe, certains modules SIRH constituent un atout dans la promotion de la marque employeur. C’est le cas des modules logiciels dédiés au recrutement (ATS) qui améliorent l’expérience vécue par les candidats, avec des fonctionnalités telles que la présentation ludique de l’entreprise, la soumission de candidatures en vidéo ou encore la programmation de réponses systématiques pour n’oublier aucun candidat.
Quels sont les enjeux d’un logiciel SIRH ?
Par nature, un logiciel SIRH est un outil collaboratif, qui apporte des bénéfices différenciés selon le statut et le profil de droit de l’utilisateur. Concrètement, quelques exemples d’apports d’un SIRH selon l’utilisateur :
Pour le collaborateur,
- autonomie dans la consultation de ses informations RH (soldes de congés, compteurs de temps, bulletins de paie…) et dans la mise à jour de ses données via l’accès à un portail RH salarié.
- réalisation de ses démarches RH : demande de congés, transfert en CET, modification de son jour de télétravail…
- accès à de l’information interne via son portail RH (ex : organigramme…)
Pour les managers,
- notification et validation des demandes des salariés : demande de congés, note de frais, feuilles de temps, demande de télétravail…
- visualisation des plannings de son équipe en temps réel
- alertes sur des anomalies ou des tâches à réaliser : absences non-prévues, rappel d’entretiens à mener, échéances importantes (fin de contrat…) …
- aide à la réalisation de planning complexes
Pour le gestionnaire RH,
- accès à l’information RH centralisée, sécurisée et à jour. Possibilité d’y accéder à distance grâce aux solutions SIRH en Cloud. Accès à des reportings permettant le pilotage de la stratégie RH.
- alertes et notifications en cas d’anomalies : badgeage hors délai, dépassement horaire…
- décentralisation de tâches auprès des managers (ex : validation des congés des salariés, positionnement des dates d’entretien…)
- export fiable des éléments variables de paie en quelques clics
- aide au respect des obligations légales et conventionnelles via des mises à jour automatiques, des alertes, etc.
A quelles entreprises s’adressent les solutions de gestion RH ?
Les SIRH sont paramétrables et s’adaptent à tout type d’organisations : entreprises privées, organismes publics, associations…
En raison de leur modularité, les logiciels SIRH s’adressent à des organisations de toutes tailles d’effectifs, de la PME aux groupes internationaux.
On constate de manière pragmatique que :
- dès 5 collaborateurs : la gestion des paies devient un enjeu pour une entreprise.
- dès 11 collaborateurs : la mise en place d’un CSE est obligatoire. Un outil SIRH gérant les temps de délégation des représentants du personnel peut s’avèrer pratique.
- dès 20 collaborateurs : les modules de gestion des temps et de gestion du contrat salarié deviennent nécessaires, afin d’établir des éléments variables de paie fiables.
- dès 50 collaborateurs : l’application de dispositions telles que l’obligation des entretiens professionnels, la mise en place du CET, d’un Règlement Intérieur, de NAO ou l’obligation de conclure un accord sur la Participation …, rendent incontournable le suivi informatisé de ces obligations au risque de pénaliser financièrement l’entreprise.
- dès 200 collaborateurs : l’entreprise doit créer une commission de la formation professionnelle au sein du CSE de même qu’une commission de l’égalité professionnelle au sein du CSE. Un logiciel SIRH facilitera l’extraction des données sur les formations réalisées ou sur des indicateurs RH.
- dès 300 collaborateurs : la nécessité d’établir un bilan social et de mettre en place un accord GPEC (Gestion Prévisionnelle des Emplois et Compétences) rend d’autant plus utile un SIRH capable d’agréger rapidement les données RH concernées.
- dès 2 200 collaborateurs : l’entreprise doit mettre en place un service de santé interne si le nombre annuel d’examens pratiqués est supérieur à 2134. Là encore un SIRH qui permet le suivi des visites médicales peut permettre de suivre ce chiffre.
De plus, la complexité de certaines conventions collectives ou de certaines organisations (horaires saisonniers, de nuit, plages horaires très étendues…) rend pertinente l’acquisition d’un logiciel SIRH quelle que soit la taille d’effectifs.
Comment bien choisir son logiciel SIRH ?
Se munir d’un logiciel SIRH complet ou à la carte ? Privilégiez le mode SaaS (Cloud) ou faire l’acquisition d’un progiciel SIRH à installer sur ses propres serveurs ? Le déployer en une fois ou au fur et à mesure des besoins ? …
Le choix et la mise en place d’un SIRH ne s'improvisent pas. Il devra répondre à vos attentes et besoins réels. Pour les définir, il s’agit de procéder en 3 étapes :
Étape 1 : Comment procéder à l’état des lieux des process RH internes ?
Réaliser un état des lieux de l’ensemble de vos procédures de gestion RH est une étape fastidieuse mais indispensable.
Pour chaque grande thématique : recrutement, formation, gestion administrative du personnel, paie, …, faites l'inventaire des pratiques actuellement en vigueur dans votre organisation :
- Qui ou quel événement est à l'origine du déclenchement de la procédure RH ?
- Qui est en charge de la supervision, de la réalisation ou de la validation ?
- Quels sont les délais de traitement ?
- Quels sont les moyens de restitution ?
- etc …
Étape 2 : Comment rédiger un cahier des charges SIRH ?
En partant de votre état des lieux, définissez précisément vos attentes. Vous pouvez créer un ou plusieurs groupes de travail qui seront en charge de dresser le cahier des charges de votre futur SIRH.
Lors de cette phase, vous pouvez par exemple procéder comme suit :
- Regrouper les procédures, puis les ventiler en fonction de leur thématique, de leur récurrence, de leur importance ou de tout autre critère qui vous semble pertinent au sein de votre organisation.
- Détailler avec précision le déroulement de chaque procédure et identifier l’ensemble des points forts et des points faibles de chacune d’entre elles, ainsi que leurs contraintes légales et/ou organisationnelles.
- Dresser la liste de vos attentes et des améliorations souhaitées avec l’utilisation du SIRH. À noter que lors de cette étape, l’ensemble des collaborateurs peut être impliqué. Car en plus de renforcer l’engagement, cela vous permettra d’envisager des améliorations que seuls les collaborateurs de terrain peuvent connaître.
- Hiérarchiser vos attentes : fonctionnalités indispensables, importantes, facultatives. Cette étape de priorisation est essentielle afin de garder le cap sur les besoins indispensables de votre organisation sans vous laisser aveugler par des fonctionnalités « whaou » mais peut être accessoires.
Étape 3 : Comment lancer son appel d’offres SIRH ?
À la suite de la rédaction de votre cahier des charges, vous serez en mesure d’identifier les principales fonctionnalités qui seront indispensables au bon fonctionnement de votre SIRH.
Cela vous permettra de réaliser un premier tri parmi les nombreux acteurs du marché. Nous vous conseillons dans un premier temps de cibler entre 3 et 5 prestataires auprès desquels vous pourrez faire des demandes de devis et/ou de démonstration.
Au-delà des fonctionnalités attendues du SIRH, vous pouvez évaluer les acteurs du marché selon un ensemble de critères : ancienneté sur le marché, avis clients, santé financière, nombre de clients installés, etc.
Cette étape vous permettra d’affiner votre sélection de départ, voire de réaliser votre choix. Si cela n’est pas le cas, concentrez-vous sur les détails et le service client qui vous sera proposé :
- Les équipes sont-elles joignables facilement ?
- Les mises à jour et la veille juridique, sociale et RH sont-elles comprises ?
- Y a-t-il un accompagnement lors du déploiement et de la mise en œuvre du logiciel SIRH ?
- Que se passe-t-il en cas de non disponibilité du logiciel ?
- Où seront stockées les données numériques ? Avec quel niveau de sécurisation ?
Car si les fonctionnalités sont importantes du SIRH, le service client l’est tout autant.
Comment mettre en place un SIRH dans son entreprise ?
Le déploiement d’un logiciel SIRH demande du temps et de la préparation. En effet, il ne suffit pas d’installer un portail RH pour que la magie opère.
Avant la mise en route, il vous faudra planifier la reprise et l’intégration des données RH comme : les dossiers du personnel, les compteurs d’heures et de congés, les données en lien avec les paies, etc.
Idéalement, il est préférable de constituer deux équipes :
- une équipe de gestionnaires RH et IT qui sera entièrement dédiée au paramétrage et au déploiement de la solution SIRH, avec l’aide des consultants de l’éditeur de logiciel.
- une seconde équipe constituée de volontaires qui serviront de collaborateurs tests avant le déploiement final. Ainsi, vous pourrez recueillir leurs impressions sur l’utilisation du SIRH et déterminer ce qui fonctionne de ce qui a encore besoin d’amélioration.
En parallèle du paramétrage, les phases de tests et de recettage sont déterminantes pour s’assurer que les résultats obtenus correspondent aux résultats attendus.
Installées sur le marché depuis plus de 35 ans, les équipes du SIRH Kelio ont mis en place des procédures de déploiement éprouvées, qui tiennent compte de l’expérience accumulée auprès de milliers de clients.
Combien de temps prend la mise en place d’un SIRH ?
La durée d’installation d’un SIRH varie en fonction de la complexité de l’organisation, de l’historique de données à réintégrer ou encore du nombre de modules logiciels à déployer.
Des projets Grands Comptes peuvent s’étendre sur plusieurs années, alors qu’une badgeuse simple peut être installée et paramétrée en moins d’une heure. Cependant, en moyenne, un projet s’étend sur 3 à 6 mois.
Comment susciter l’adhésion lors de la mise en place d’un logiciel de gestion RH ?
Un logiciel SIRH ou de gestion des temps est le seul logiciel utilisé par l’ensemble des salariés d’une organisation.
Lors de tout changement de logiciel RH, même si ce dernier est positif, des réticences peuvent apparaitre auprès de certains collaborateurs.
Il est donc essentiel d’accompagner ce changement par un certain nombre d’actions :
- une communication interne sur les raisons de ce changement et sur les avantages que les collaborateurs pourront en retirer : plus d’autonomie (consultation de leurs soldes, demande de congés…), plus de transparence (ex : dans la prise en compte de leur présence), plus d’équité (traitement identique quel que soit le service).
- des actions de formation auprès des gestionnaires RH et des utilisateurs clés de la solution RH (planificateurs, managers opérationnels …).
- des actions d’accompagnement auprès des salariés utilisateurs : création d’un guide d’utilisation pour la prise en main du SIRH, nomination de salariés référents qui auront un rôle d’ambassadeurs auprès de leurs collègues, ….
Un SIRH peut-il concerner plusieurs sites ou plusieurs pays ?
Le SIRH Kelio est traduit en 17 langues, avec des écrans identiques. Cela rend possible le déploiement du SIRH dans différents pays, sur différents sites, afin d’harmoniser des pratiques RH au sein d’un groupe.
Quel est le ROI d’un logiciel SIRH ?
Le calcul du ROI (Return On Investment - retour sur investissement) d’un logiciel SIRH est difficile à généraliser. Il dépend tout d’abord du statut de départ de l’entreprise en terme de digitalisation RH. Processus préexistants 100% papier ? Déjà quelques démarches RH digitalisées ?
Ensuite, il est difficile d’obtenir un équivalent financier à chaque bénéfice obtenu via un SIRH : comment évaluer la modernisation de l’image de l’entreprise, ou l’évitement d’une erreur en paie, par exemple ?
Les éléments les plus souvent constatés demeurent toutefois des gains de temps et les économies de coûts réalisés sur la gestion des tâches administratives RH.
