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Comment fiabiliser sa gestion des temps et ses processus RH avec un logiciel SIRH ?

Le groupe ALL Circuits est un des leaders mondiaux de l’EMS (electronic manufacturing services) et spécialiste de la sous-traitance électronique. Il propose des services sur mesure de design, d’industrialisation, de production et de logistique à tous les stades du cycle de vie des produits.

Le groupe est classé 57e au niveau mondial, 16e sur l’Europe et premier groupe Français de l’EMS en 2022. La société est spécialisée dans les secteurs de l’automobile et les transports, l’industrie, l’énergie, la communication et l’IoT (objets connectés) ainsi que dans le médical.

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Client depuis

Client depuis

2022

Secteur

Particularités

Sites en France et à l'étranger

Effectif

Effectif

2000 collaborateurs dont 1050 en France

Types de projet

Types de projet

GTA / SIRH

Photo Chrystel ROUILLY-MAHE

"Le module entretien de Kelio en termes d’exploitation, c’est super pratique."

Rencontre avec Chrystel ROUILLY-MAHE
chargée de développement RH

Le besoin initial de ALL Circuits

L’entreprise possédait des solutions SIRH différentes sur les deux sites français et n’était pas pleinement satisfait de la GTA :

nous souhaitions nous doter d’un SIRH beaucoup plus complet et aller vers une solution commune pour le groupe. Nous recherchions un outil plus collaboratif et plus convivial permettant d’assurer un suivi fiable du temps de travail. Nous souhaitions favoriser le plus possible l’automatisation des processus RH et diminuer l’utilisation du papier non pas sur l’aspect GTA mais plutôt sur l’aspect SIRH.

Riche de ses 24 ans d’expérience dans le groupe, Madame Rouilly-Mahe a été le pilote du projet ALL Circuits dans sa globalité pour le changement de SIRH.

loupe La problématique résolue

Après avoir effectué une prospection des différents éditeurs présents sur le marché, ALL Circuits a choisi le logiciel Kelio car "il correspondait aux attentes du groupe et du service RH et répondait davantage au cahier des charges que nous avions établi", déclare Madame Rouilly-Mahe.

Actuellement le logiciel SIRH Kelio est déployé uniquement en France, mais la solution étant disponible en plusieurs langues, elle pourra être installée sur leurs sites étrangers. "Aujourd’hui ce ne sont que les sites français qui ont la solution par contre nous n’avons pas perdu de vue l’objectif de pouvoir déployer sur nos sites étrangers par la suite une fois bien installé et en ayant de la stabilité sur les sites français", précise Madame Rouilly-Mahe.

Aujourd’hui le groupe a mis en place différents modules :

  • La gestion des temps et activités,
  • La planification,
  • Le suivi analytique des temps de travail,
  • L’administration du personnel,
  • La gestion des entretiens,
  • La gestion des emplois et compétences,
  • La formation,
  • La gestion des notes de frais.
Comment fiabiliser la gestion des entretiens avec un SIRH ?

Comment fiabiliser la gestion des entretiens avec un SIRH ?

Avant la mise en place de la solution Kelio, Madame Rouilly-Mahe réalisait les entretiens sur papier et n’arrivait pas à exploiter correctement les données. Avec le logiciel SIRH Kelio, le service RH du groupe ALL Circuits a gagné du temps et amélioré ses processus.

Nous avons eu globalement un retour positif sur la partie évaluation, le côté dématérialisation est apprécié et le process beaucoup plus simple. Cela nous permet côté RH d’exploiter les données beaucoup plus simplement et efficacement, ce qui n’était quasiment pas possible lorsque nous traitions sur papier. Aujourd’hui, nous avons un suivi et une traçabilité.

Le groupe ALL Circuits a réalisé une enquête de satisfaction auprès des collaborateurs à l’issue de la première campagne afin de prendre en considération leurs demandes d’améliorations dans la mesure du possible pour la campagne suivante.

Comment appréhender le déploiement d’un SIRH de A à Z ?

Comment appréhender le déploiement d’un SIRH de A à Z ?

Avant le lancement du déploiement de la solution, la société a été en étroite relation avec l’ingénieur commercial de son secteur géographique qui a pu analyser et prendre en compte les besoins des différents sites. "L’étude du dossier était complète et la relation commerciale était bien fluide", nous confie Madame Rouilly-Mahe.

Lors de l’installation de la solution, chaque administrateur reçoit une formation qui lui permet de prendre en main le logiciel Kelio. "Nous avons fait de bonnes formations auprès de l’équipe RH, des administrateurs et des key-users." Elles sont réalisées par les formateurs de Kelio qui, en tant qu’organisme de formation, est certifié Qualiopi.

Le déploiement par les consultants Kelio s’est déroulé suivant un planning serré et dans l’objectif de ne pas interrompre les activités quotidiennes des équipes RH.


La mise en oeuvre s’est relativement bien passée avec un accompagnement sérieux. Le cahier des charges a été globalement respecté voire même dans certains cas surpassés : les équipes apportent du support en termes de règlementation mais aussi de la valeur ajoutée sur des questions que nous n’aurions pas pu déceler.

Madame Rouilly-Mahe nous dit avoir apprécié "la disponibilité et la compréhension des formateurs qui gèrent à la fois les analyses, les paramétrages, les recettages, les formations et le déploiement. C’est bien d’avoir une personne vraiment dédiée chez Kelio sur l’intégralité de la mise en place avec des points d’avancement réguliers entre les chefs de projet et les différents acteurs."

Lorsque le logiciel Kelio est mis en place, le suivi est réalisé par le service support de l’entreprise. Chaque client dispose d’un accès à la plateforme BSupport laquelle, grâce à un système de tickets, permet aux conseillers supports de prendre en charge les différentes questions entrantes liées à l’utilisation du logiciel et de faciliter leurs résolutions. "Dès que nous avons une question le temps de réponse est bon et réactif. Les équipes de la hotline rappellent et prennent en charge nos demandes rapidement et efficacement", exprime Madame Rouilly-Mahe.

Quels sont les avantages d’un logiciel RH en SaaS (Software as a Service) ?
 

Quels sont les avantages d’un logiciel RH en SaaS (Software as a Service) ?

Le groupe ALL Circuits a choisi le mode SaaS dans un objectif de s’ouvrir sur la digitalisation en toute simplicité, accessibilité et modernité. "Le mode SaaS est bien pour ça, c’est plus simple, plus collaboratif, plus participatif", notifie Madame Rouilly-Mahe.

Le logiciel Kelio peut être installé en mode cloud ce qui évite les temps et frais de maintenance. Le mode SaaS qui est disponible 24h/24 et 7j/7 grâce à une simple connexion internet, permet de maîtriser son budget grâce à un loyer mensuel unique. Le taux d’accessibilité du Service Level Agreement (SLA) s’élève à 99,9% et garantit ainsi une disponibilité permanente du logiciel, nuits et week-ends compris (le pourcentage tient compte des temps d’intervention nécessaire à la maintenance et à la sécurité).

Comment accompagner l’adoption de la solution Kelio en interne ?

Comment accompagner l’adoption de la solution Kelio en interne ?

Auparavant les managers utilisaient déjà une solution de GTA mise en place à l’époque pour la gestion des anomalies, la validation des congés, la gestion des heures supplémentaires, la gestion des absences. La mise en place du logiciel GTA Kelio n’a pas occasionné de difficulté. Une fois qu’ils se sont familiarisés avec l’outil, les managers ont bien pris en main la planification et sa gestion.

Nous avons largement accompagné le changement d’outil auprès des collaborateurs par des supports, des procédures et des formations sur chaque module déployé qui ont facilité le changement. Le retour en interne est plutôt positif que ce soit pour les managers comme pour les collaborateurs.


Tous les modules n’ont pas été déployés en même temps afin de faciliter la mise en place et comme nous l’indique Madame Rouilly-Mahe : "Aujourd’hui nous sommes toujours dans l’exploration des différents modules. Nous essayons d’approfondir les possibilités et d’en tirer le maximum sur plein de domaines où nous ne sommes pas encore allés. Il y a encore plein de choses à découvrir dans la solution Kelio que nous n’exploitons pas encore."

Une des deux sociétés françaises du groupe ALL Circuits, en l'occurence BMS Circuits, basée à Mouguerre, vient d’intégrer dans son effectif une infirmière, et souhaite exploiter dans le logiciel SIRH, la gestion des visites médicales, et également approfondir le module actualités et documents

Les avantages du logiciel Kelio

Les + du logiciel SIRH

  • Collaboratif
  • Convivial
  • Automatisation des process RH

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