Comment suivre l'ensemble des temps de travail de plusieurs sites ?
Impact Group est un groupe familial international spécialisé dans les solutions de packaging alimentaire. Il réunit 9 usines et une dizaine de sites en Europe, dont 7 en France, mais également au Canada. Au total, le groupe compte près de 850 collaborateurs, répartis à travers les différentes sociétés en France et à l’international.
Impact Group est organisé en 2 pôles d’activités complémentaires : le pôle Nutripack, fabriquant de contenants alimentaires durables, recyclables et écoresponsables destinés à l’alimentaire et l’activité Re-Uz qui regroupe la fabrication, la vente et la location de contenants alimentaires réemployables (comme par exemple le gobelet personnalisable Ecocup©) et qui est destiné au secteur de l’évènementiel, de la restauration commerciale et du secteur alimentaire également.
Client depuis
2021
Particularités
Sites en France et à l'étranger / Horaires variés
Effectif
850 salariés
Types de projet
GTA / Contrôle d'accès
Rencontre avec Mathieu TOUSSAINT
Responsable paie et rémunérations
Le besoin initial d'Impact Group
L’entreprise possédait un logiciel SIRH depuis des années qui ne répondait plus à ses besoins :
L’outil manquait d’automatisation dans le traitement des données, beaucoup de tâches devaient être retraitées manuellement par nos équipes RH et paie.
L’un des premiers objectifs de M. Toussaint lors de son arrivée dans le groupe a été d’étudier une remise à niveau des outils SIRH du groupe, en particulier pour la gestion des temps de travail et la paie. Le but recherché était d’avoir un outil commun à tous et intuitif. Comme il l’explique, "De par la typologie de notre groupe, nous avions vraiment besoin de quelque chose de facilement adaptable et qui soit modulable aussi en fonction de nos besoins variés selon nos différents sites."
La problématique résolue
Le choix d'Impact Group s’est arrêté sur la solution de Kelio qui convient à leur besoin d’autonomie et d’intuitivité. Le logiciel de GTA leur offre une grande liberté en termes de paramétrage ainsi qu’une interface avec le logiciel de paie présent dans leur groupe. Ils utilisent désormais différents modules du logiciel :
- La gestion des temps de travail,
- La gestion du contrôle des accès,
- L'administration du personnel,
- L'interface paie avec Silae
Comment suivre les temps de travail ?
Avec le logiciel de Kelio, la gestion des temps de travail est simplifiée. Chez Impact Group, il existe deux possibilités de pointage : le badgeage sur terminal qui concerne essentiellement les équipes de production sur les sites industriels et le badgeage automatique pour les autres collaborateurs.
Nous possédons cinq terminaux de badgeage Kelio Visio X7, installés dans nos trois usines françaises, ainsi qu’en Espagne et aux Pays-Bas.
Ainsi, l’ensemble des temps de travail est comptabilisé au sein du logiciel : soit via la synchronisation avec les badgeuses pour les salariés qui pointent physiquement, soit via le paramétrage des horaires en automatique.
Au sein d'Impact Group, il existe des horaires variés : "nous avons de la modulation, des heures supplémentaires, des heures de nuit, du travail posté ; c’est différent d’une société à une autre ", indique M. Toussaint. La solution de GTA Kelio permet la prise en compte de l’ensemble de ces horaires et calcule automatiquement des droits complémentaires tels que les paniers ou les tickets restaurants de chaque collaborateur en fonction de son cycle horaire.
Pourquoi veiller à l’ergonomie d’un logiciel de gestion RH ?
L’interface du logiciel de Kelio est moderne et intuitive. "Lorsque l’on cherche une information ou que l’on souhaite travailler sur le paramétrage, on s’y retrouve assez rapidement", affirme M. Toussaint.
L’ergonomie d’un point de vue utilisateur a été bien pensée, que ce soit pour un utilisateur RH (administration de l’outil, paramétrage…), pour un collaborateur dans le cadre de sa gestion des temps ou pour un manager qui va gérer son équipe (outil de planification).
Ce qui nous a marqué dès les premières présentations, c’est la simplicité qu’offre la solution Kelio en matière d’utilisation. C’est un outil que l’on utilise au quotidien, et nous avions besoin qu'il soit vraiment intuitif.
La mise en place d’un logiciel RH comme celui de Kelio permet d’accompagner la transformation numérique d'Impact Group (puisque tout se fait via la digitalisation). Cela contribue également à booster l’image de l’entreprise auprès de ses collaborateurs. En effet, M. Toussaint précise, "pour nous, migrer sur un outil moderne et performant contribue à l’accompagnement et au développement du groupe et participe à répondre, au fond, aux enjeux de transformation humaine, numérique et environnementale que nous vivons."
Comment suivre les temps de travail des employés à l’international ?
Le projet de changement de SIRH concernait l’ensemble des sociétés françaises du groupe, mais aussi certaines filiales européennes basées en Espagne, en Italie et aux Pays-Bas.
On avait besoin d’un outil qui puisse être adapté en langue étrangère, ou au minimum en anglais, et Kelio a cet avantage d’être traduit dans les principales langues européennes.
Grâce au cloisonnement des paramétrages, la gestion des entreprises multisites, multi-magasins, multiétablissements, multi-conventions, etc., est possible avec le logiciel de Kelio. Disponible en 13 langues et dans plus de 60 pays, il facilite ainsi le suivi des temps de travail des sociétés industrielles qui possèdent des sites en France ainsi qu’à l’étranger.
Pourquoi opter pour un logiciel RH modulaire ?
Le logiciel RH évolue en permanence pour s’adapter aux nouvelles contraintes des professionnels RH. Comme l’évoque M. Toussaint :
On nous a présenté quelques-uns des autres modules développées par l'entreprise avec des fonctionnalités que nous ne possédions pas. Nous savons ainsi que l’outil évolue et que si demain nous rencontrons d'autres problématiques liées à l’outil RH, nous n’hésiterons pas à passer par notre responsable client.
En effet, le logiciel de Kelio couvre l’ensemble du SIRH, allant du recrutement jusqu’à la gestion de la paie. Impact Group est très satisfait du partenariat lié avec l'entreprise et a pleinement confiance en cette relation sur le long terme
Comment sécuriser les accès de l'entreprise ?
Lors de leur recherche d'un nouveau logiciel, Impact Group souhaitait également que ce dernier puisse gérer les accès de différents sites : " dans le cadre de notre projet, nous avions identifié deux sites sur lesquels nous devions moderniser notre système de gestion des accès : celui de notre maison mère basée à Flines Lez Râches, et notre site industriel aux Pays-Bas (Oss). "
En optant pour la solution de Kelio, ils ont remplacé le matériel et le logiciel existant afin que les accès aux sites soient régis en fonction des horaires de travail et du planning des collaborateurs.
On peut paramétrer des conditions d’accès individuellement, par rapport aux équipes ou aux horaires de travail.
"Par exemple, nos équipes maintenance ou informatique ont un full accès au site, parce qu'elles sont amenées à faire de l’astreinte et doivent avoir la capacité d’accéder à toute ou partie de nos locaux, et à tout moment. On a les équipes support qui vont être limitées sur une amplitude horaire bien ciblée, tout comme nos équipes de production en fonction des postes occupés."
Comment fiabiliser vos données variables de paie ?
Le logiciel de Kelio est interfacé avec plus de 140 logiciels de paie, dont Silae.
L’automatisation entre le logiciel de gestion des temps et le logiciel de paie Silae nous a beaucoup séduit. Parmi les objectifs prioritaires visés dans ce projet, nous souhaitions faciliter et fiabiliser la remontée de nos données GTA pour le calcul de nos paies. L’interface développée entre les deux logiciels, automatisant ce transfert de données, remplit complètement cet objectif.
Les équipes ont l’habitude de travailler ensemble car beaucoup d’interfaçages ont eu lieu chez différents clients.
La migration sur Kelio et l’interfaçage avec Silae se sont déroulés de manière simple et rapide. "Cette migration s’est bien passée et on s’est senti bien accompagné."
Comment optimiser l’utilisation d’une solution SIRH ?
La formation fait partie intégrante du processus de déploiement du logiciel SIRH. Des journées de formations animées par les équipes de l'entreprise sont prévues dans le contrat, afin d’être autonome sur le paramétrage de l’outil. Ainsi, les futurs utilisateurs bénéficient de formations adaptées en fonction de leur utilisation du logiciel. "Les formations nous ont permis de bien cerner les fonctionnalités de l’outil ainsi que son paramétrage." Grâce aux formations, les utilisateurs RH de Kelio peuvent exploiter le logiciel de façon optimale et sans dépendre du support hotline.
Si demain, on doit créer un nouvel horaire ou une nouvelle absence, on sait le faire de manière totalement autonome.
Grâce au contrat de maintenance, les clients créent des tickets sur la plateforme BSupport afin que toute demande soit redirigée à un conseiller spécialisé. " L’équipe support est réactive et nous apporte une solution rapidement. On ne se sent jamais seul face à un problème ", souligne M. Toussaint. Les 80 conseillers assurent le support auprès de leurs clients en 5 langues ce qui est pratique pour Impact Group qui dispose de filiales à l’étranger. "Aux Pays-Bas, ils ont déjà saisi des tickets sur la plateforme BSupport et ont également eu des échanges téléphoniques avec un conseiller en néerlandais."
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