Comment la France Mutualiste a gagné en productivité grâce à un logiciel de gestion RH ?
Mutuelle de retraite et d’épargne ouverte à tous, c'est un service de proximité qui est offert à ses 290 000 adhérents.
La France Mutualiste possède un réseau de 60 agences en France regroupant plus de 430 collaborateurs. Son siège social se situe à Paris, où travaillent près de 250 personnes. Aujourd’hui, la France Mutualiste gère 320 000 contrats avec un actif total de 9 milliards d’euros.
Client depuis
2004
Particularités
Des collaborateurs sédentaires, itinérants ou en télétravail
Effectif
500 salariés
Types de projet
GTA / Gestion RH / Gestion des talents
Rencontre avec Flavie GICQUEL
Responsable Paie
Le besoin initial de la France Mutualiste
En 2004, Flavie GICQUEL, Responsable Paie et ADP, se heurte à un logiciel de gestion des temps interne qui ne convient plus face à la croissance de l’entreprise.
À l’époque, toutes les demandes d’absences étaient faites sur papier et nous devions les intégrer dans ce logiciel. L’ancien système était archaïque et plus du tout adapté à l’évolution de la société, il était nécessaire d’en changer
Du temps perdu pour les ressources humaines et des risques d’erreurs supplémentaires lors de la ressaisie des informations. Le logiciel Kelio est alors mis en place.
La problématique résolue
Ainsi, depuis 16 ans, La France Mutualiste fait confiance à l'entreprise et à sa solution pour assurer la gestion des temps au sein de la société.
Qu’ils soient sédentaires, itinérants ou en télétravail, toutes les populations sont gérées et utilisent l’outil. Les collaborateurs peuvent ainsi :
- Badger leurs mouvements d’entrée et de sortie sur un terminal physique ou depuis leur PC,
- Signaler leur présence, pour les cadres au forfait-jours,
- Poser leurs demandes de congés,
- Gérer leurs visites médicales,
- Consulter leur planning, etc.
Le module de gestion de la planification est utilisé par les managers afin d’établir le planning de leurs équipes, qu’elles soient sur site ou en télétravail.
Travailler avec un logiciel de gestion des temps dans lequel on peut tout gérer informatiquement, induit une gestion des temps totalement différente. L’utilisation de Kelio représente un gain de temps considérable.
Flavie GICQUEL
Responsable paie
Aujourd’hui, les collaborateurs de La France Mutualiste saisissent eux-mêmes leurs demandes de congés. « Je n’ai plus qu’à faire le transfert dans mon logiciel de paie, le gain de temps est non-négligeable. » La gestion des anomalies va bientôt être laissée à la charge des managers ce qui est du temps gagné supplémentaire.
« J’ai connu l’avant Kelio, ça m’a changé la vie ». Ce gain de temps concerne en effet tous les utilisateurs du logiciel : le service RH (saisie des absences, transfert automatique vers la paie), les managers (validation des demandes de congés, consultation des plannings de travail), mais aussi les salariés (saisie des demandes de congés et consultation des soldes).
Comment digitaliser les campagnes d'entretiens annuels ?
Tous les collaborateurs de La France Mutualiste sont satisfaits de la solution Kelio.
C’est ludique, ce n’est pas compliqué, quand je présente le logiciel aux nouveaux collaborateurs ils comprennent vite que c’est assez simple d’utilisation. Ils en sont plutôt contents.
De plus, les salariés ont désormais accès à leur Espace Personnel, ce qui leur permet de modifier des informations telles que leur adresse sans avoir recours au service RH.
Le traitement des tâches à faible valeur ajoutée est fortement réduit pour le service RH, ce qui a permis de gagner en productivité.
C’est la 1ère année que la France Mutualiste utilise Kelio pour gérer ses campagnes d’entretiens annuels. La digitalisation de la préparation, du déroulement et de la signature des entretiens a ainsi ravie tous les utilisateurs.
« Nous réalisions nos entretiens sur Excel et nous apprécions le changement, que ce soit les managers ou nos collaborateurs. ».
Les RDV Kelio : la rencontre annuelle de tous les clients
Evènement annuel incontournable pour tous les utilisateurs Kelio, les RDV Kelio sont l’occasion de découvrir chaque année, en avant-première, les évolutions futures du logiciel, et d’échanger sur les thèmes d’actualité.
C’est la 4ème année que j’assiste aux RDV Kelio. J’invite vraiment les gens à y aller car c’est très intéressant, cela permet de rencontrer d’autres sociétés travaillant avec le même outil, d’échanger, de discuter. Les ateliers permettent d’être informés sur les tendances, les évolutions du logiciel.
Lors de l’édition 2019, Mme GICQUEL a pu découvrir Kelio V4 et ses nombreux avantages. Séduite par cette nouvelle version, sa mise en place est prévue pour la fin de l’année.
« La version change beaucoup, ça évolue bien. J’ai été impressionnée par la modernité de la présentation. On suit l’évolution du logiciel depuis 16 ans et on apprécie vraiment cette nouvelle interface ».
Quels services si vous avez besoin d'assistance ?
Ce sont près de 85 collaborateurs basés sur le site de Cholet, qui assistent les clients au quotidien.
À chaque fois que j’ai affaire à quelqu’un, que ce soit pour la formation ou le paramétrage ça s’est toujours très bien passé. J’adresse une mention spéciale au service Support parce qu’ils rappellent vraiment très rapidement, ils sont toujours à l’écoute.
« Quand j’appelle le Support, je sais que j’aurai toujours quelqu’un d’efficace de l’autre côté. Je suis toujours tombée sur des gens vraiment très compétents », conclut Mme GICQUEL.
Les + du logiciel SIRH
- Sécurisation et fiabilisation des données de présence
- Gain de temps dans la saisie
- Logiciel ludique et ergonomique
- Autonomie des salariés dans la gestion de leurs demandes de congés
D'autres témoignages
