Quels avantages pour Clean Cells d’utiliser une solution de gestion globale des salariés ?
Clean Cells est une société spécialisée dans le contrôle qualité des produits biopharmaceutiques à savoir le vaccin, l’anticorps, la thérapie cellulaire et la thérapie génique.
Créée il y a 21 ans et certifiée ISO 9001, l'entreprise qui compte aujourd'hui une centaine de collaborateurs ne cesse de grandir et se tourne vers l'international.
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Client depuis
2014
Particularités
Gestion des astreintes le soir, week-end et jours fériés
Effectif
100 salariés
Types de projet
GTA / Gestion RH / Contrôle d'accès
Anne-Françoise DESBORDES
Assistante RH
Le besoin initial de Clean Cells
Avec un effectif qui augmentait rapidement, l’entreprise Clean Cells a pris la décision de digitaliser sa gestion RH et particulièrement la gestion des temps de travail et des absences. L’objectif était clair : éviter la ressaisie des informations, les impressions papier et l’utilisation de tableur.
Il y a bien eu un avant et un après Kelio. Kelio a complètement changé le traitement du travail en ressources humaines. Nous avons supprimé beaucoup de tableaux Excel et d’impression papier. Il y a eu une amélioration très nette de la communication et de la confiance des salariés concernant toute la gestion des demandes d’absences mais surtout la durée du temps de travail qui a amélioré les conditions réelles de mise en place des activités chez Clean Cells.
Anne-Françoise DESBORDES
La problématique résolue
En 2014, Clean Cells choisit de travailler avec le logiciel Kelio, de par sa proximité géographique, facilitant les échanges, et surtout pour la qualité des prestations proposées. La gestion des temps via les badgeuses tactiles est mise en place.
En 2018, l’installation de tous les modules de la suite SIRH mais également le contrôle des accès aux bâtiments est réalisé.
Kelio a répondu favorablement à notre problématique principale de ressources humaines. Il était important pour nous, dans une société grandissante de pouvoir gérer l’ensemble des temps du personnel. Dans une seconde phase, nous travaillons avec des produits relativement dangereux donc la problématique de sécurité est apparue. Il est nécessaire d’assurer la sécurité à la fois du personnel mais aussi de l’environnement avec un logiciel RH spécialiste de la santé.
Marc MECHENIN
Co-fondateur
Comment l'entreprise accompagne les installations de Kelio ?
Chaque client possède ses interlocuteurs dédiés, que ce soit au niveau commercial ou lors de la formation. Lors de la mise en place d’un système de gestion des temps, la rédaction des cahiers des charges est très importante afin de cerner au mieux les besoins et les attentes.
« Les équipes nous ont beaucoup aidé dans les explications sur le code du travail, sur la concordance avec notre convention collective. Ils nous ont également beaucoup soutenu lors de l’élaboration du cahier des charges en nous aidant à réfléchir sur la durée de notre travail chez Clean Cells. Nous avons été formés et accompagnés pendant plusieurs jours. Une fois les formations terminées, on a également eu une aide pour la mise en place et la personnalisation du nouveau portail RH. »
Au quotidien, chaque client peut compter sur le service Support qui répond à toutes les interrogations.
« Je trouve que les conseillers sont très professionnels, très accessibles et j’apprécie énormément que chacun ait sa spécialité et puisse répondre à mes questions. »
Quels bénéfices quotidiens tirer d’un logiciel de gestion RH ?
Avant la mise en place de Kelio, Clean Cells travaillait avec beaucoup de formulaires papier. Il y avait une vraie demande de la part des salariés d’avoir une amélioration de la gestion de leur temps de travail. « Concernant les absences, les demandes étaient validées au dernier moment et en paie c’était difficile à gérer. »
Avec la digitalisation des absences, chaque employé peut faire ses demandes de congés depuis son PC ou depuis les badgeuses tactiles. Il peut également facilement consulter ses différents soldes et compteurs.
Les différents workflows lors de l’arrivée de nouveaux arrivants me permettent de gagner beaucoup de temps.
Anne-Françoise DESBORDES
« Le traitement des demandes d’absences est beaucoup plus fluide et la remontée des informations dans les variables de paie, c’est un vrai gain de temps. Dans le SIRH, la mise en place de la gestion des visites médicales m’a permis d’éliminer beaucoup de tableau Excel et d’améliorer le suivi de ces visites. »
Pourquoi intégrer différents modules au sein d’un même logiciel ?
Kelio c’est une solution de gestion globale et intégrée du collaborateur. L’intérêt est ainsi d’utiliser une seule et unique plateforme !
Avoir le système de contrôle d’accès de l’entreprise intégré au système de gestion RH apporte une complémentarité qui simplifie et renforce le niveau de sécurité pour la protection des biens et des personnes dans l’entreprise. L’accès aux bâtiments n’est plus seulement déterminé par le seul profil de droit du collaborateur mais peut être conditionné aux :
- Horaires de travail
- Plannings d'absences
- Planning de chaque utilisateur
Coupler la gestion RH et le contrôle d’accès permet également d’éviter la ressaisie de données et de garantir leur unicité. Les données propres aux employés, telles que le n° de badge, les données professionnelles, les droits, sont alors partagés automatiquement.
« Le fait d’utiliser Kelio pour plusieurs fonctionnalités est très pratique pour moi. Le lien entre le SIRH, la gestion des temps et le contrôle d’accès est très utile et permet de gagner un temps énorme. Pour le contrôle d’accès on a également un suivi qui est très appréciable en termes d’édition incendie et de vérification des accès à certains laboratoires qui ont des accès réglementés. »
Kelio Visio X7 : la badgeuse nouvelle génération
Pointeuse tactile, connectée et personnalisable, le Kelio Visio X7 possède toutes les qualités pour séduire ses utilisateurs. De nombreuses applications peuvent être installées afin par exemple de :
- Déclarer sa présence
- Poser une demande de congé
- Badger une pause
- Consulter ses résultats personnels
- Communiquer avec son manager, etc.
La nouvelle badgeuse est beaucoup plus moderne et possède un design très sympathique avec de nombreuses couleurs.
« Pour les cadres c’est très appréciable de badger directement sur la badgeuse plutôt que sur leur espace personnel. Les salariés peuvent badger, partir en mission extérieure, accéder à leurs informations personnelles... Nous avons également installé la vignette sur le Badgeage oublié qui est très pratique et très apprécié. »
Les solutions installées
Les + du logiciel SIRH
- Personnalisation poussée du logiciel et de la badgeuse
- Communication facilitée entre salarié, manager et service RH
- Gain de temps au quotidien
- Portail RH moderne et ergonomique
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