Comment le logiciel Kelio a réussi à accompagner les évolutions de la MSA depuis plus de 20 ans ?
La MSA est le 2ème régime de protection sociale en France. Elle gère l’ensemble de la protection sociale des exploitants, des salariés agricoles et de leur famille et assure le recouvrement des cotisations auprès des entreprises de l’agriculture.
C'est un réseau de 35 caisses régionales, une caisse centrale et un centre informatique qui gère près de 5,5 millions de bénéficiaires. Guichet unique, la MSA verse les prestations santé (remboursements de soins, indemnités journalières), famille (allocations, RSA, etc.) ou retraite de tous les ressortissants du monde agricole.
Client depuis
2000
Particularités
Assurance / Prévoyance / Protection sociale des ressortissants du monde agricole
Effectif
430 salariés
Types de projet
GTA / Gestion RH / Contrôle d'accès
Rencontre avec Marie-Claire HAMEL
Responsable RH
Kelio au quotidien
Marie-Claire HAMEL, Responsable Ressources Humaines, travaille avec les solutions Kelio depuis les années 90.
Aujourd'hui, ce sont 430 salariés qui sont gérés grâce à l'outil Kelio : temps de présence, absence, administration du personnel et même contrôle d'accès, le logiciel est utilisé au quotidien par 6 personnes du service RH.
Nous avons suivi les évolutions au fil des ans et nous avons opté pour les différents logiciels qui nous étaient proposés afin de compléter notre gestion avec le SIRH ou encore le contrôle de nos accès. L’année dernière nous avons pris un grand tournant car nous avons migré vers la version 4 et surtout car nous sommes passés sur une solution en mode SaaS.
Pourquoi utiliser un logiciel RH en mode SaaS ?
Choisir une solution de gestion RH en SaaS, c'est opter pour un logiciel hébergé sur des serveurs distants hautement sécurisés (dans le Cloud), plutôt que sur un ordinateur ou un serveur local. C'est le choix qu'a fait la MSA, convaincue par ses nombreux avantages :
« On s’est aperçus que tous les 5 ans à peu près les versions arrivent à bout de souffle et on a plus tout à fait les évolutions dont on a besoin. L'utilisation du mode SaaS offre l'avantage de pouvoir bénéficier des mises à jour dès leur sortie et de progresser rapidement vers des versions plus performantes.
Nous avons pu simplifier un certain nombre de choses, c’est-à-dire qu’au fur et à mesure des évolutions logicielles proposées, la gestion est facilitée et on a un gain de temps à chaque fois. »
Comment gérer les IRP dans Kelio ?
La dernière version de Kelio permet une gestion facilitée des employés appartenant aux IRP (Instances Représentatives du Personnel).
La loi a changé l'année dernière et désormais les compteurs sont annualisés et mutualisés entre les représentants. Avant, nous n'avions pas d'outils pour suivre les crédits et les membres du CSE. Ce n'était pas simple de tout gérer manuellement. Aujourd'hui, les élus du personnel utilisent Kelio pour transférer des heures de délégation dont ils n'auraient pas besoin à un autre membre. Ils apprécient de pouvoir facilement suivre leurs crédits d'heures.
Marie-Claire HAMEL
Comment suivre le télétravail grâce à un logiciel RH ?
Propulsé par la crise sanitaire, le télétravail est aujourd'hui un incontournable dans de nombreuses entreprises. Début 2020, la MSA avait mis en place un accord télétravail pour seulement une vingtaine de salariés, afin de mettre doucement en place ce dispositif. Quelques mois plus tard et suite aux différents confinements, ce sont près de 200 salariés qui peuvent bénéficier du télétravail.
« Lors du premier confinement tous les salariés ont travaillé à distance et on s’est aperçus que cela fonctionnait très bien. Il nous fallait donc un outil spécifique pour la gestion et le suivi, que nous n’avions pas, et qui a été développé très rapidement. »
Kelio permet ainsi une gestion facilitée des demandes et des journées de télétravail, qu'il soit régulier, à répartir ou occasionnel. Grâce aux calendriers et aux plannings, il est alors facile de suivre les collaborateurs en télétravail et de gérer les équipes à distance.
Quel accompagnement est proposé lors du changement de version du logiciel ?
Près de 9 mois ont été nécessaires pour les phases de rédaction du cahier des charges, déploiement et formation. En effet, la MSA Mayenne Orne Sarthe a choisi non seulement de migrer de version mais également d'ajouter un certain nombre de nouveaux fonctionnels : multi-sociétés, terminaux de badgeage tactiles, gestion des visites médicales, gestion des habilitations.
« C’était un gros dossier pour nous l’année dernière de passer d’une solution que nous maitrisions depuis 6 ans à cette nouvelle version full web. Avec toutes ces évolutions, c’était un gros travail ! Nous avons été très bien accompagnés pour préparer le projet : récolte des besoins, compréhension des attentes de paramétrage, fonctionnement attendu, etc.
Finalement, nous sommes très satisfaits. Il faut y passer du temps et s’appliquer mais maintenant que c’est passé et digéré, on retrouve des bénéfices à cette opération. Il y a des choses qui se font beaucoup plus facilement, des données que l’on peut récupérer, des exports, des extractions, etc. qui sont beaucoup plus faciles. Grâce aux différentes formations, nous avons pris de nouveaux repères et nous gagnons beaucoup de temps au quotidien ! »
Comment digitaliser l'administration de mon personnel ?
La MSA a choisi de s'équiper de nouveaux modules de la suite SIRH pour dématérialiser certaines tâches RH : les visites médicales sont désormais gérées et planifiées via Kelio.
Auparavant nous gérions cela manuellement sur un fichier Excel. Maintenant, les convocations de la médecine du travail sont envoyées via le logiciel, cela offre une meilleure traçabilité. Nous avons aussi mis en place un système de gestion des habilitations à travers le SIRH Kelio mais également des flux de personnel. Cela nous permet lors d’une embauche de créer un dossier et de créer des tâches pour deux ou trois personnes différentes. Chacun va faire sa tâche et clôturer au fur et à mesure. Nous pouvons ainsi suivre les différents workflow.
Après nous allons explorer toutes les possibilités qu’on peut avoir dans le SIRH parce que c’est un outil intéressant que nous découvrons depuis que nous sommes passés sur la solution web.
Pour cela, Mme HAMEL participe régulièrement aux webinaires proposés pour se tenir au courant des évolutions et pour pouvoir éventuellement intégrer d’autres outils.
Quel outil pour optimiser l'organisation du temps de travail ?
La gestion des ressources humaines à la MSA, ce sont des chiffres qui donnent le tournis :
- 93 motifs d'absence,
- 32 horaires journaliers,
- 55 cycles de travail hebdomadaires,
- 20 règles de calcul,
- 30 fiches de transfert.
Alimentés au gré des fusions de caisse, les accords d’entreprise sont très complets et complexes. L'utilisation du logiciel RH Kelio permet une gestion précise et fiable de toutes ces données.
« L'un des avantages à travailler à la MSA c’est l’organisation du temps de travail. Le personnel est composé à 80% de femmes et nous avons des horaires variables et beaucoup de temps partiel (un peu plus de 30% du personnel). Quand on combine toutes les possibilités de temps partiel et les jours d’absences possibles, cela nous donne beaucoup de données à programmer. Kelio nous facilite vraiment la gestion RH au quotidien ! »
Le portail RH : l'outil pratique du salarié
Les 430 salariés de la MSA Mayenne Orne Sarthe utilisent le portail RH Kelio pour :
- Pointer leur temps de travail,
- Signaler leur présence (collaborateurs au forfait-jour),
- Effectuer leurs demandes d'absences ou de télétravail,
- Transférer leur jours sur leur CET,
- Visionner leur calendriers d'absences et leurs compteurs,
- Gérer leurs heures de délégation (membres du CSE),
Les managers peuvent quant à eux facilement valider les différentes demandes de congés, RTT ou formation.
Cette vision globale et la possibilité de faire leurs actions RH quand ils en ont besoin et quand ils le peuvent, c'est vraiment très apprécié !
Marie-Claire HAMEL
Les solutions installées
Les + du logiciel SIRH
- Coté utilisateurs : La centralisation de toutes les données RH
- Coté managers : La supervision simplifiée du télétravail
- Coté RH : Le suivi et l’analyse des données grâce à la fiabilité des calculs
D'autres témoignages
