Les cadres doivent-ils pointer ? Si la badgeuse, aussi connue sous le nom de pointeuse, a bien souvent été assimilée à l'univers des salariés décomptant leurs temps de présence, les questions relatives à la "déclaration de présence" ou au badgeage des "cadres au forfait" reviennent régulièrement. Quel serait l'intérêt de faire pointer des collaborateurs supposés travailler selon une quantité de jours par an ? Les usages traditionnels d'une badgeuse - contrôle des temps, gestion des récupérations des heures, ... - s'appliquent-ils aux cadres? Au final, quels sont les avantages de la badgeuse appliquées à TOUS les collaborateurs, y compris aux cadres au forfait jours ?
Le forfait jours, qu’est-ce que c’est ?
Cadre, cadre au forfait jours, cadre dirigeant, salarié au forfait heures, … il est parfois difficile de s’y repérer et de savoir avec précision quel est son statut et ce qu’il entraîne en termes de temps de travail.
Tous les cadres sont-ils en forfait jours ? Être cadre dirigeant implique-t-il nécessairement d’être en forfait jours ? Les salariés peuvent-ils être au forfait ? Travaille-t-on plus en étant au forfait ? A-t-on plus de jours de congé ?
Les « légendes urbaines » sont nombreuses autour de ce temps de travail, mais qu’implique-t-il réellement ? Définition, bénéficiaires, règles, … On vous dit tout sur le forfait jours !
Définition du forfait jours
Le forfait jours a été instauré au cours de l’année 2000, par le biais de la Loi Aubry 2 qui, le 19 janvier 2000, a porté réforme sur la réduction du temps de travail et sur l’aménagement des régimes d'heures supplémentaires.
Plus connue pour l’instauration des 35 heures, c’est cette loi qui a permis le décompte du temps de travail non plus en heures, mais en jours. Et ce pour l’ensemble des cadres étant autonomes dans l’organisation de leur temps de travail.
Le 31 mars 2005, la loi Borloo a élargi les recours possibles au forfait jours en ouvrant ce mode de décompte du temps de travail à certains salariés non-cadres.
La loi du 20 août 2008, quant à elle, modifie le nombre de jours de travail qu’un collaborateur en forfait jours peut réaliser. Lors de sa mise en place, le nombre de jours de travail maximal autorisé était de 218.
Depuis 2008, un collaborateur en forfait jour peut accepter un rachat de ses jours de repos sans pour autant pouvoir travailler plus de 235 jours par an.
Quels sont les salariés qui peuvent en bénéficier ?
Réglementé par l’article L. 3121-58 du Code du travail, le forfait jours n’est pas ouvert qu’aux seuls cadres, qui, pour rappel, ne sont pas tous nécessairement concernés par le forfait jour.
Les collaborateurs dont le temps de travail peut être décompté en jours, après conclusion d’une convention individuelle de forfait sur l’année, sont :
- « Les cadres qui disposent d’une autonomie dans l’organisation de leur emploi du temps et dont la nature des fonctions ne les conduit pas à suivre l’horaire collectif applicable au sein de l’atelier, du service ou de l’équipe auquel ils sont intégrés. »
- « Les salariés dont la durée du temps de travail ne peut être prédéterminée et qui disposent d’une réelle autonomie dans l’organisation de leur emploi du temps pour l’exercice des responsabilités qui leur sont confiées. »
Quelles sont les règles du forfait jour ?
Si le forfait jours présente de nombreux avantages, notamment dans le fait de compenser les heures réalisées en sus du temps de travail par des jours de repos et non par le paiement d’heures supplémentaires, il reste contraignant à mettre en œuvre et extrêmement encadré.
Les prérequis de sa mise en place
Pour qu’une convention de forfait jours soit valide, deux conditions cumulatives doivent être remplies :
La mise en place d’un accord collectif d’entreprise, d’établissement ou à défaut une convention ou un accord de branche qui doit au minimum prévoir (article L. 3121-64 du Code du travail) :
- Les catégories de salariés autorisés à conclure une convention individuelle de forfait.
- La période de référence du forfait : période annuelle établie sur l’année civile ou sur une durée de 12 mois consécutifs.
- Le nombre de jours maximum de travail.
- Les conditions de prise en compte des rémunérations, des absences et des arrivées et départs en cours de période.
- Les caractéristiques principales des conventions individuelles de forfait.
- Les conditions selon lesquelles l’employeur assurera le contrôle et le suivi de la charge de travail des collaborateurs en forfait jours.
- Les conditions et modalités par lesquelles salariés et employeurs communiqueront et échangeront à propos de la charge de travail, sur l’équilibre vie privée / vie professionnelle, sur la rémunération ainsi que sur l'organisation du temps de travail.
- Les modalités de mise en application du droit à la déconnexion.
La signature d’une convention individuelle de forfait, qui peut être sous la forme (article L. 3121-55 du Code du travail) :
- D’une clause du contrat de travail.
- D’une convention supplémentaire et complémentaire du contrat de travail.
Le décompte des jours
Il revient à l’employeur de réaliser un décompte précis et suivi des journées travaillées par le salarié en forfait jours.
Il est libre de mettre en place l’outil de décompte de son choix. Il devra cependant en informer le collaborateur concerné et inscrire les modalités de ce décompte dans la convention individuelle.
En principe, un forfait jours compte 218 jours travaillés, mais employeur et collaborateur peuvent s’accorder sur un rachat de ces jours de repos (article L. 3121-55 du Code du travail). Le rachat de ces jours de repos doit :
- Faire l’objet d’une contrepartie financière au moins équivalente à une majoration de 10% du salaire de base.
- Ne pas porter le forfait jours au-delà de 235 jours travaillés.
Le respect des temps de repos
Les collaborateurs en forfait jours ne sont pas tenus de respecter les durées maximales du temps de travail, c’est-à-dire qu’ils peuvent dépasser les 10 heures de temps de travail effectif par jour ainsi que les 35 heures par semaine, et sans que cela soit générateur d’heures supplémentaires.
Toutefois, les salariés en forfait jours ont le droit :
- À un minimum de 11 heures de repos consécutif journalier.
- Au repos hebdomadaire de 35 heures consécutif (11 heures de repos quotidien + 24 heures de repos hebdomadaire).
Le suivi du collaborateur au forfait jours
L’employeur doit prévoir pour l’ensemble des collaborateurs soumis au forfait jours, un entretien annuel à l'occasion duquel il devra s’assurer que la charge de travail du collaborateur n’est pas déséquilibrée.
Toutefois, cet entretien ne peut garantir à lui seul un suivi régulier et efficace de la charge de travail, de l’équilibre vie privée / vie professionnelle, de la rémunération et du droit à la déconnexion.
Pour ce faire, l’employeur à plusieurs possibilités et notamment :
- Instaurer un décompte déclaratif ou non des heures de travail,. Cela peut par exemple se faire au moyen d'une badgeuse physique ou virtuelle, bien que ce moyen ne soit pas obligatoire.
- Des entretiens hebdomadaires, mensuels, etc. entre le collaborateur et son manager direct. Le suivi et l'archivage de ces entretiens pouvant être organisés au niveau de l'organisation via des logiciels adaptés.
- Une charte de droit à la déconnexion.
- Un système d’alerte auprès de la hiérarchie en cas de surcharge et/ou de mal-être au travail.
- ...
Quels sont les avantages liés au suivi de la présence des cadres au forfait jours ?
Bien qu’il laisse une certaine souplesse dans le décompte du temps de travail, le forfait jours ne dispense pas pour autant l’employeur de contrôle. Ce dernier doit donc mettre en place une gestion du suivi de la présence et des temps de repos de ses cadres au forfait.
Pour ce faire, l’utilisation d’une badgeuse, y compris pour les collaborateurs en forfait jours, est un des moyens possible, particulièrement pratique et fiable. Et comme nous allons le voir, le badgeage des cadres au forfait recèle d'autre bénéfices au-delà du simple suivi des temps de présence et de repos. Alors quels sont les autres avantages de faire badger les cadres au forfait jours de son organisation ?
Sécuriser le suivi des temps de repos des collaborateurs au forfait jours
Si le collaborateur au forfait jours n'est pas tenu de respecter un temps de travail maximal par jour ou par semaine, l'employeur reste contraint de veiller :
- Au respect de ses temps de repos journalier et hebdomadaire,
- Au respect du nombre de jours travaillés maximal par an défini par sa convention, sans dépasser 235 jours par an.
Certaines badgeuses modernes permettent le signalement de présence, c'est à dire le pointage par un cadre afin d'indiquer sa présence sur une journée, sans enregistrement de l'heure du badgeage. C'est le cas des terminaux Kelio Visio disponibles avec le logiciel SIRH Kelio. Avec un pointage par jour ou par demi-journée, vous allez pouvoir comptabiliser et suivre les journées et demi-journées travaillées par vos cadres au forfait. Vous pouvez aussi, suite au pointage, prévoir le suivi du temps de repos en permettant au collaborateur d’indiquer s’il a pu ou non respecter ce temps de repos.
Il est aussi possible de fonctionner en déclaratif, c’est-à-dire que le cadre au forfait-jours déclare a postériori ses journées et demi-journées travaillées ainsi que s’il a bénéficié ou non de son temps de repos obligatoire. Cette déclaration de présence peut s'effectuer en un clic sur un logiciel de GTA tel que Kelio ou via le terminal de pointage Kelio Visio. Cette déclaration peut être faite à la journée ou à la demi-journée et soumise ou non à la validation du manager.
Ces systèmes de signalement (en temps réel) ou de déclaration de présence (a posteriori) contribuent à aider l'employeur à veiller au respect des obligations légales et conventionnelles qui s'imposent aux cadres au forfait.
Suivre la charge de travail des collaborateurs forfait jours
La mise en place d'un système de suivi de la présence des cadres au forfait jours permet également de suivre leur charge de travail par projet, client ou par type de mission. Ce système assure un meilleur suivi de la répartition du travail au sein d'une équipe et permet de faire le point sur l'organisation du travail.
En suivant précisément la charge de travail des forfaits jours, vous pourrez même aller plus loin en :
- Identifier les forfaits jours dont la charge de travail ne serait pas adaptée.
- Améliorer la répartition des différentes missions entre les collaborateurs.
- Aider à la réalisation des entretiens de suivi.
Une meilleure cohésion d’équipe
Qu’il soit fondé ou non, le sentiment d’iniquité au sein d’une équipe, d’un service, mais aussi de l’entreprise de façon plus générale peut véritablement détériorer le climat social de cette dernière.
L’instauration d’un système de pointage peut gommer ce sentiment d’iniquité entre les salariés, en utilisant le même outil de suivi des présences pour tous. De même, une solution en déclaratif permet aussi de réduire cet effet puisqu’il rend compte de manière objective et neutre des présences et activités de chacun.
De nouvelles générations de badgeuses au service des cadres et des salariés
La gamme Kelio est composée de badgeuses nouvelles générations et de systèmes de déclaration sur PC qui offrent bien plus qu’un simple suivi des temps de travail et des activités.
Ainsi de nombreuses applications collaboratives sont disponibles et facilitent l'expérience des collaborateurs au forfait jours, telles que :
- Des applications de messagerie instantanée intégrées pour faciliter la communication entre les salariés et les RH ou ou entre salariés.
- Des applications de gestion des absences et des congés.
- La consultation du compteur de jours travaillés, actualisé en temps réel.
- La ventilation de la charge de travail par projets, client, ou mission.
- La consultation des plannings d'équipe mis à jour en temps réel.
- La possibilité de réaliser des sondages auprès des équipes.
- ...
Au-delà de son intérêt dans la preuve fournie, la mise en place d'un système de suivi des présences présente de multiples intérêts, tant au niveau du suivi de la charge de travail des collaborateurs en forfait jours, qu'en termes d'expérience collaborateur, avec la fludification des processus RH et à la préservation d’un climat social apaisé.
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