Comment gagner du temps et fiabiliser ses données grâce à un logiciel RH ?
Le groupe Equasens, leader en solutions informatiques de santé, facilite le quotidien de tous les professionnels de santé.
Expert dans le développement et la commercialisation de solutions digitales et informatiques, Equasens est implanté dans 8 pays d'Europe.
Client depuis
2020
Particularités
268 cycles horaires différents
Effectif
+825 collaborateurs
Types de projet
GTA / SIRH
Rencontre avec Aurélia ANSMANT
Responsable du pôle Paie et ADP
Le besoin initial d'Equasens
Lorsqu'Aurélia Ansmant est arrivée dans l'entreprise, aucun logiciel de gestion des temps n'y était installé. Il n'y avait donc aucun moyen de suivre les temps de travail, les absences ou encore de calculer les heures supplémentaires des 825 salariés.
L'organisation était très compliquée sans outil pour tout centraliser, on travaillait à l'ancienne, avec des feuilles d'interventions remontées de nos sociétés en régions.
En 2019, le groupe Equasens signe un nouvel accord de temps de travail, ce qui accélère la recherche d'un outil de gestion des temps.
La problématique résolue
Ayant déjà mis en place la solution Kelio dans sa précédente entreprise, la connaissance du produit et de ses nombreuses qualités ont poussé Mme Ansmant à en accélérer l'installation chez Equasens. Elle explique :
Le logiciel de GTA Kelio est modulable et personnalisable selon les besoins de chaque entité, ce sont deux critères très importants pour nous. Ajoutons à cela le fait que Kelio soit un éditeur français : nous n'avons pas mis très longtemps à nous décider.
La gestion des temps est opérationnelle chez Equasens depuis janvier 2020. Cette mise en place, l'année du Covid, a grandement facilité l'organisation des équipes, notamment lorsqu'il a fallu gérer l'activité partielle et la mise en place du télétravail en urgence.
"Nous avons été très contents d'avoir déployé la solution Kelio avant les événements liés au Covid. Ça a été un réel gain de temps pour nous et une fiabilisation des éléments".
Comment gérer les différents profils horaires ?
La particularité du groupe Equasens réside dans l'organisation en multiples cycles horaires et temps partiels de ses équipes sur les différents sites et sociétés. Les cycles horaires sont définis selon les postes et responsabilités de chacun, et peuvent changer d'une société à l'autre.
Nous avons dû personnaliser notre Kelio pour que nos 268 cycles horaires soient référencés avec les particularités qui sont propres à chacun (franchise, plage de pause, etc.).
Elle ajoute que "l'installation du module de planification offre aux managers une vue d'ensemble sur les profils horaires de leur équipe, ce qui en permet une gestion efficace."
Grâce à l'installation de badgeuses (physiques ou digitales), la gestion des temps de présence est encadrée et cela permet une meilleure organisation interne. Equasens a opté pour du badgeage dématérialisé pour ses populations non-cadres et pour du signalement de présence sur PC pour les cadres. L'installation d'une badgeuse physique a été réalisée sur son site logistique.
Comment digitaliser la gestion des absences ?
Du fait de la dématérialisation des process, les salariés peuvent poser leurs congés en ligne, en ayant une visualisation instantanée de leur solde actuel et prévisionnel de jours à poser. De plus, cette fonctionnalité permet au manager de visualiser rapidement si le solde d’un salarié est suffisant ou non avant d’accepter la demande. Au-delà du gain de temps évident apporté, cela permet une fiabilisation des données car l’ensemble du processus est simplifié.
Le logiciel Kelio s'adapte parfaitement à nos besoins. Les salariés apprécient de pouvoir accéder au logiciel depuis chez eux, à tout moment, pour gérer leurs congés. Ils l'utilisent aussi pour la gestion du télétravail et de leurs heures de délégation, le cas échéant.
Profiter de la puissance des interfaces avec Kelio
Lorsque nous créons un nouveau salarié depuis notre logiciel de paie, nous pouvons directement l’importer dans Kelio. L’inverse est aussi réalisable. À chaque fin de mois, les managers et les gestionnaires disposent d’un délai pour effectuer toutes les vérifications liées aux badgeages, absences, astreintes et autres éléments variables. Tout est ensuite directement envoyé vers notre logiciel de paie. Nous avons drastiquement réduit les ressaisies manuelles et les erreurs qui peuvent y être liées.
Un outil interne de gestion des interventions des techniciens a également pu être interfacé avec Kelio. Cela permet de faire remonter dans l'outil toutes les absences saisies depuis Kelio et de suivre ainsi la disponibilité du personnel.
Comment paramétrer et déployer facilement le logiciel RH Kelio ?
Grâce au transfert de compétences effectué par un consultant Kelio dédié dès la phase d’analyse, et tout au long du paramétrage du logiciel, les équipes internes d’Equasens sont désormais capables de configurer en même temps l’outil RH Kelio et l’outil de paie qui est utilisé.
C’est un gain de temps pour nous car nous pouvons tout gérer simultanément : un point très important notamment lorsque l’on acquiert une nouvelle société. Aujourd’hui par exemple, nous avons redéployé l’outil pour 10 de nos sociétés, en totale autonomie.
"Malgré de petites réticences au changement au début, le logiciel Kelio a reçu un accueil très favorable de la part de nos équipes et il est devenu l'outil de référence pour tout le groupe."
Le fait de pouvoir déployer facilement et rapidement le logiciel dans chacune des sociétés du groupe permet une homogénéité des process et donc une économie considérable de temps pour tout le monde. Aujourd'hui, un nouveau déploiement prend rarement plus de 2 semaines après analyse avant d'être opérationnel.
Un service support accessible et compétent
Afin de répondre aux éventuelles questions liées à l'utilisation du logiciel, les clients Kelio peuvent contacter le service support via le portail BSupport. Les conseillers répondent aux demandes techniques, de paramétrage ou de mise à jour et s'engagent à fournir une résolution en moins de 5h ouvrées.
La hotline de Kelio est très réactive lorsque des demandes sont effectuées. Le gros plus c'est que nous sommes en contact avec les mêmes personnes à chaque échange, ce qui permet un suivi personnalisé et indéniablement, un gain de temps dans la réponse à nos questions.
Quels sont les avantages du logiciel RH Kelio ?
Les outils Kelio sont construits pour s'adapter au mieux aux exigences de chaque entreprise. Dans le cas du groupe Equasens, la fonctionnalité qui permet d'adapter l'outil par entité est un avantage majeur. Mme Ansmant souligne d'autres avantages :
- Le portail est personnalisable aux couleurs de l'entreprise
- La clarté des informations sur le logiciel permet d'en faciliter la compréhension et la navigation
- La vision globale des présences et absences pour les managers et l'accès simplifié aux calendriers des équipes
- L'hébergement en SAAS : un prérequis pour des questions organisationnelles et de sécurité chez Equasens
- Le déploiement facile et rapide pour les nouvelles filiales (15 jours)
- Les possibilités d'interfaçage avec d'autres logiciels.
Les + du logiciel SIRH
- Performance grâce aux ressaisies évitées et aux contrôles
- Gain de temps avec l’ensemble des plannings intégrés
- Accessibilité avec le mode SaaS
D'autres témoignages
