Comment harmoniser la gestion du temps de travail pour tous les agents ?
La Communauté d'Agglomération du Pays de Saint-Omer (CAPSO) située dans le département du Pas-de-Calais et la région Hauts-de-France, est une communauté d’agglomération réunissant 105 000 habitants sur 53 communes.
Elle compte plus de 98 conseillers communautaires et 560 agents travaillant dans le secteur public.
Client depuis
2014
Particularités
Organisation du secteur public
Effectif
98 conseillers communautaires et 560 agents
Types de projet
SIRH
Rencontre avec Virginie COCQUEMPOT
Cheffe de projet SI
Le besoin initial de la Communauté d'Agglomération du Pays de Saint-Omer (CAPSO)
Suite à la fusion des différentes communautés de communes, il était nécessaire de mettre en œuvre une solution de gestion des temps et de planification afin de pouvoir gérer les 1607 heures de travail effectuées par an au sein de la collectivité. Le logiciel Kelio était déjà installé dans l’une des intercommunalités fondatrices de la CAPSO. L’objectif était alors d’harmoniser la gestion du temps de travail pour tous les agents et d’actualiser les paramétrages au nouveau protocole " temps de travail ".
La problématique résolue
La Communauté d’Agglomération utilise principalement Kelio pour :
- Gérer le temps de travail de leurs collaborateurs
- Dématérialiser les demandes de congés et d'absences avec un système de workflow pour la délégation en cas d’absence du manager
- Exporter le nombre d’heures supplémentaires et de chèques déjeuner.
Depuis l’année dernière la CAPSO a également mis en place la gestion du télétravail.
La solution SIRH Kelio a divisé la charge de travail pour le service RH par deux.
Pourquoi s’équiper d’un logiciel SIRH dans une collectivité ?
Le logiciel SIRH Kelio est un réel gain de temps dans la charge de travail des agents du service RH et des managers. Grâce à lui, ils ont une visibilité des agents absents instantanément.
L’interface entre le logiciel Kelio et le logiciel Phaseweb RH d’Inetum évite également une double saisie.
« Cela nous permet d'importer des agents, des absences maladie et accident de travail ainsi que d'exporter le nombre d’heures supplémentaires ou le nombre de chèques déjeuner autorisés et générés suivant le nombre de jours travaillés du mois précédent. »
La mise en place de la planification des activités et compétences à la BAPSO (bibliothèque communautaire) a permis à la communauté d’agglomération de gagner du temps dans le suivi des agents et leur affectation dans les différents ateliers. Le transfert des RTT et congés restants dans le CET selon les règles de gestion de la communauté d’agglomération a permis au service RH d’optimiser leur suivi et de gagner en réactivité.
Comment Kelio accompagne les DRH lors de la mise en place d’un SIRH dans les collectivités ?
Tout d’abord, une étude a été réalisée afin de savoir si le logiciel répondait aux cas d’usage et au protocole de gestion du temps de travail. Ensuite grâce à la conduite de projet et aux différentes phases du projet, une mise en place d’ateliers de paramétrage et de tests ont permis d’avancer et d’installer les différents modules. En tant qu’organisme de formation, les équipes Kelio ont délivré des formations aux administrateurs dans un premier temps puis aux agents et managers.
Nous avons eu un accompagnement à la carte afin d’échelonner les différentes étapes de mise en œuvre de notre protocole de gestion du temps de travail réglementaire. Le développement s'est fait progressivement par blocs de sites ou de directions. Au final, nous avons été opérationnels en 6 mois.
Une fois le déploiement de la solution terminé, les administrateurs du logiciel ont accès au service support de Kelio pour effectuer toutes leurs demandes. À ce sujet Mme Cocquempot souligne : « Le service support de Kelio est très professionnel. La plateforme BSupport permet un bon suivi des demandes effectuées et le temps de réponse des conseillers Kelio est très rapide. »
Comment faciliter la pause des congés et absences dans les collectivités ?
La solution Kelio a été bien accueillie en interne.
Suite à la formation, les agents ont vu le gain de temps sur le délai des demandes de congés. Ils ont la possibilité de connaître en temps réel leur cumul du nombre d’heures travaillées et d’être prévenu rapidement grâce à un email envoyé automatiquement en cas d’anomalie sur le temps de travail.
La collectivité utilise la solution Kelio en mode SaaS (Software as a Service) qui permet aux utilisateurs de Kelio d’y avoir accès à tout moment, depuis chez eux, grâce à une simple connexion internet. De plus, les collaborateurs badgent et utilisent les terminaux tactiles Kelio Visio X7 qui leur permettent de poser leurs congés et absences directement depuis l’écran d’accueil.
Les solutions installées
Les + du logiciel SIRH
- Gain de temps
- Dématérialisation
- Suivi en temps réel
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