Gestion des temps et CNIL
Réglementation concernant la mise en place d'un système de gestion du temps de travail
L’utilisation des logiciels et matériels de gestion des temps et ressources humaines est soumise au suivi de la réglementation européenne relative aux données personnelles. En France, la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL) veille à l’application de cette réglementation.
Comment déclarer l'utilisation d'un logiciel de gestion des temps après de la CNIL ?
Depuis le 25 mai 2018, avec l’entrée en vigueur du RGPD, il n’y a plus de déclaration obligatoire à faire auprès de la CNIL, relative à la tenue d’un fichier collaborateurs.
Toutefois, des déclarations restent à faire auprès de la CNIL dans les cas suivants :
- Déclaration de votre analyse de risque (PIA/Analyse d’impact sur la Protection des Données) si elle présente un risque élevé (Formulaire CNIL)
- Déclaration de votre DPO (Data Protection Officer) (Formulaire CNIL)
- Justification pour traitement de données sensibles (exemple : biométrie)
- Notification en cas de violation de données à caractère personnel (Formulaire CNIL)
- Transfert de données personnelles hors pays dits « de confiance » (CNIL carte du monde, CNIL guide de transfert).
Obligations de protection des données personnelles
Les entreprises et organisations doivent désormais se conformer aux obligations du RGPD et notamment :
- S’engager dans un processus de gestion et de protection des données personnelles de leurs salariés
- Tenir une documentation minimale à jour.
Utilisation de la biométrie dans les systèmes de gestion du temps de travail
PEUT-ON CONTROLER LES TEMPS DE TRAVAIL AVEC DES BADGEUSES BIOMÉTRIQUES EN FRANCE ?
Depuis octobre 2012, aucune autorisation unique ne permet de contrôler les horaires des salariés par un dispositif biométrique en France (Délibération n°2012-322 du 20 septembre 2012).
La biométrie reste envisageable pour le contrôle d'accès selon la CNIL.
IRP et gestion du temps de travail
Qui informer lors de la mise en place d'un dispositif de gestion des temps ?
La mise en place de système de gestion du temps de travail ou de gestion des ressources humaines nécessite une consultation des Institutions Représentatives du Personnel (IRP) :
Extrait de l’Article L2312-38 : le comité d'entreprise est informé, préalablement à leur utilisation, sur les méthodes ou techniques d'aide au recrutement des candidats à un emploi ainsi que sur toute modification de celles-ci. Il est aussi informé, préalablement à leur introduction dans l'entreprise, sur les traitements automatisés de gestion du personnel et sur toute modification de ceux-ci.
Pour assurer votre conformité à la règlementation, vous devez entre autre informer tous vos salariés des :
- Finalités poursuivies du dispositif
- Procédures et modalités de fonctionnement du système
- Destinataires et traitements réalisés sur les données collectées.
