À ne pas confondre avec l’entretien annuel qui porte sur l’évaluation des résultats et objectifs du salarié sur l’année écoulée, l’entretien professionnel se veut plus large par la prise en compte du parcours professionnel des salariés. Mais quelles sont ses contraintes ? Comment le mettre en oeuvre dans une organisation ?
L' entretien professionnel a pour objectif de dresser un bilan du parcours professionnel de chaque collaborateur et d'identifier les besoins en formation au regard des souhaits du salarié et des enjeux de l’entreprise. Il permet de définir les actions à mettre en œuvre, comme la formation, une évolution professionnelle, un changement de poste, etc.
L’entretien professionnel est donc devenu une étape incontournable, qui s'inscrit dans la gestion RH à long terme et plus spécialement la GPEC.
Pour autant, la mise en place concrète de l'entretien professionnelle soulève de nombreuses questions, et peut devenir un vrai casse-tête de gestion. D'autant que son caractère obligatoire fait peser un risque à l'entreprise s'il n'est pas réalisé pour chaque salarié. Le recours à un logiciel SIRH prend donc tout son intérêt dans ce contexte.
L’entretien professionnel, une obligation légale
La loi de la réforme de la formation professionnelle entrée en vigueur le 1er janvier 2015 impose aux employeurs de réaliser des entretiens spécifiques professionnels avec tous leurs salariés et cela tous les deux ans.
De plus, les entreprises ont pour obligation de réaliser un entretien spécifique plus abouti tous les 6 ans, communément appelé l’entretien bilan professionnel.
Obligatoire et à réaliser tous les deux ans, il doit également être mis en œuvre dans certains cas, et notamment après :
- un arrêt longue maladie ou arrêt de travail ;
- un congé maternité, paternité ou congé parental d’éducation ;
- un congé d’adoption ou congé de soutien familial ;
- un congé sabbatique ;
- un mandat syndical ;
- une période de mobilité volontaire sécurisée.
Il vise toutes les entreprises et tous les salariés sans exception.
L’intérêt du SIRH pour la gestion des entretiens professionnels
Perçus comme une contrainte légale, les entretiens professionnels sont en réalité une opportunité pour les entreprises. Il s’agit d’un moment particulier de collecte des informations indispensables à la mise en œuvre d’une stratégie d’entreprise sur le court, moyen ou long terme.
Cette collecte d'informations RH révèle tout son intérêt lorsqu'elle est centralisée dans un SIRH, c'est à dire un logiciel de gestion de l'ensemble des données RH des collaborateurs. (Par exemple, un le SIRH permet d’anticiper les besoins de main d’œuvre sur une ligne de production, pour émettre une alerte au service RH. Ou encore, un logiciel SIRH permet d'identifer les meilleurs profils internes pour un poste donné ou émettre une recommandation de recrutement. )
Certains logiciels SIRH intègrent un module de gestion des entretiens professionnels qui permettent notamment de :
- suivre la réalisation des campagnes d'entretiens professionnels ;
- définir les moyens à mettre en œuvre pour que les collaborateurs puissent atteindre leurs objectifs professionnels ;
- auditer et développer les performances des collaborateurs ;
- identifier les « talents » (les ressources internes de valeur) ;
- générer le plan et le budget de formation de l’entreprise au regard des besoins exprimés lors des entretiens ;
- disposer d’une aide à la décision via des outils de mesure et des tableaux de bord ;
- etc.
L'utilisation d’un SIRH pour la gestion des entretiens permet donc de gagner un temps considérable en automatisant les tâches chronophages : relance des managers qui n'ont pas encore réalisé les entretiens obligatoires, remontées des besoins de formation, validations par les managers...
Ainsi, la fonction RH peut davantage se concentrer sur les résultats des entretiens professionnels plutôt que sur leur organisation.
Par exemple, il est possible de personnaliser ses propres formulaires d’entretiens professionnels et de les diffuser à toute l'organisation. En outre, les processus de validation peuvent, généralement, être paramétrés pour s’adapter au mode de fonctionnement de chaque entreprise.
En outre, la majorité des SIRH permettent au manager ou gestionnaire RH chargé de mener les entretiens de planifier le jour et l’heure de l’entrevue avec chaque salarié directement depuis le calendrier professionnel Outlook®.
Enfin, le SIRH permet de compiler et de croiser les données plus rapidement pour ainsi faire ressortir des résultats pertinents.
L'entretien professionnel est une réelle opportunité de participer au développement de l'entreprise et à l'épanouissement des collaborateurs. La suite logicielle Kelio vous accompagne dans la préparation, la réalisation et le traitement de vos entretiens grâce à son module de gestion des entretiens.
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