Processus de recrutement : les étapes incontournables

Le processus de recrutement, c'est quoi ?

Le processus de recrutement est un ensemble d’étapes visant à embaucher un candidat en partant de la définition du besoin en ressources humaines jusqu’à l’onboarding du nouveau salarié.

L’objectif premier est donc de recruter un collaborateur. Pour autant, ce processus va également permettre de valoriser la marque employeur, car, bien exécuté, le processus de recrutement sera le premier contact entre le prétendant et l’entreprise. À l’inverse, un parcours d’embauche mal exécuté pourra impacter négativement l’expérience candidat.

Côté recruteur, un processus de recrutement désorganisé aboutit à choisir un mauvais candidat, ce qui a des effets directs sur la productivité de l’entreprise. Vous devez alors vous contraindre à reprendre le processus de zéro et à remettre à contribution votre budget. En effet, selon une étude Collock, un recrutement raté représenterait une perte de 30 000 à 150 000 €. Il est ainsi très important de soigner les étapes de sa campagne et de s’assurer qu’elles optimisent autant l’usage du recruteur que celui du candidat.

Pour aller plus loin, découvrez pourquoi fait-on face à des difficultés de recrutement et comment les résoudre. 

Quelles sont les étapes du processus de recrutement ?

Les étapes d’une campagne de recrutement varient d’une entreprise à l’autre, car elles doivent s’adapter à leurs besoins spécifiques. Il existe toutefois un schéma de base, à adapter à la situation de l’entreprise.

Identifier le besoin de recrutement

La première étape essentielle d’un processus de recrutement est la définition de ses besoins. En résumé, il faut prendre le temps de s’interroger sur les besoins RH avec les personnes concernées par le recrutement (managers, équipe, etc.).

Cette phase permet de définir avec précision le type de profil recherché pour le poste à pourvoir, qu’il s’agisse des hard ou des soft skills visées. Vous pourrez dès lors rédiger une annonce d’emploi pertinente, ce qui facilitera le traitement des candidats. Une bonne manière de vous assurer des demandes d’emploi cohérentes avec votre besoin.

Rédiger une fiche de poste

Si vous avez bien respecté la première étape de votre processus de recrutement, vous n’aurez aucune difficulté à rédiger une fiche de poste pertinente et adaptée à votre besoin. Voici toutefois quelques conseils :

• Soyez le plus complet possible et, surtout, facilement compréhensible pour le postulant. On évite les termes trop techniques et on bannit le jargon interne qui va certainement faire fuir les personnes qui ne comprennent pas les missions du poste à pourvoir.
• N’hésitez pas à hiérarchiser la liste des missions et à les classer pour plus de clarté. Attention toutefois à ne pas rédiger non plus des listes interminables, qui risquent de faire fuir certains candidats.

Rédiger un profil candidat (ou persona)

Pour mener à bien les fonctions du poste à pourvoir, le candidat aura besoin de retrouver dans son offre d’emploi tous les pré-requis en termes de compétences techniques, de diplômes, d’outils, soit l’ensemble des hard skills.

Il ne faudra pas non plus oublier les soft skills. En effet, le postulant a besoin de se projeter, non seulement dans les missions proposées, mais aussi dans sa compatibilité avec les valeurs et les qualités requises pour le poste.

Pour rédiger votre persona, vous allez chercher à imaginer le candidat-type afin de mieux cibler votre offre et de mieux connaître votre candidat parfait, grâce à l’identification des hard et soft skills que vous jugez indispensable pour le poste. 

Diffuser l'offre d'emploi

Une fois l’annonce d’emploi rédigée, il est important de la diffuser afin de toucher à la fois un grand nombre de candidats, mais aussi des talents qualifiés et pertinents. Là encore, les choses ne se font pas au hasard et plusieurs canaux de diffusion sont possibles. Tout dépend alors de vos besoins et de votre cible :

• Sur le site carrière de l’entreprise : c’est la première source de diffusion. En plus de mettre en valeur votre culture d’entreprise auprès de candidats potentiels, il regroupe vos annonces de recrutement sur un seul et même site. En y trouvant toutes vos annonces, vous envoyez un signal positif auprès de ces derniers : vous recrutez et vous enrichissez de nouveaux talents. Par la même occasion, vous donnez un aperçu des opportunités que l’entreprise peut proposer.
• Les jobboards : un jobboard est une plateforme de diffusion d’offres d’emploi. Ici, plusieurs stratégies sont possibles selon les plateformes. Vous pouvez, en premier lieu, diffuser sur des jobboards généralistes (Indeed, Monster, Pôle Emploi…) afin de toucher un maximum de prétendants et de récolter un plus grand nombre de réponses. Pour aller plus loin et obtenir encore davantage de demandes qualifiées, il est possible de diffuser sur des sites spécialisés (FashionJobs, Student Job…) pour atteindre la cible correspondant le plus à vos attentes. Avec le logiciel ATS proposé par Kelio, sachez que vous pouvez diffuser vos annonces en un clic sur plus de 20 jobboards différents, mais aussi consulter le nombre de candidatures générées et en calculer le ROI.
• Les réseaux sociaux professionnels : LinkedIn est un moyen de diffusion idéal, car c’est aussi un réseau social sur lequel il est possible de mobiliser ses contacts et solliciter ses employés pour diffuser une offre d’emploi auprès d’une audience qualifiée. Miser sur la viralité d’une publication est une formule qui fonctionne, à condition de faire preuve de créativité et d’un peu d’audace.
• Les réseaux sociaux non-professionnels : pourquoi ne pas ouvrir ses perspectives en publiant votre offre d’emploi sur TikTok ? Avec ses 14,9 millions de visites mensuelles et une moyenne d’âge de 16 à 24 ans en 2022, TikTok est un réseau social idéal pour toucher une cible jeune et diffuser efficacement une offre de recrutement. Quelques marques comme La Rosée, SNCF ou Walmart ont mis en place leurs propres campagnes sur TikTok avec succès.

Créer une grille d'entretien

Prochaine étape de votre parcours de recrutement : mettre en place un outil d’évaluation avec les équipes concernées. Le but étant d’être cohérent et le plus objectif possible sur la méthode d’évaluation des candidats qui passeront les entretiens. Cet outil peut aussi être utilisé lors du stade de pré-sélection.

Lors de l’entrevue, cette grille permet de regrouper les questions à poser aux postulants et les éléments à évaluer :

• Il est important de réaliser cette grille en amont de la réception des candidatures, idéalement dès que le profil-type a été établi.
• Au-delà des questions à poser et des éléments à évaluer, il est possible d’ajouter des critères de notation. Cela permettra d’attribuer un certain nombre de points par question afin d’avoir une note finale. Grâce à cette note, le recruteur pourra classer les candidats et savoir quel est celui qui se rapproche le plus de vos attentes.

💡 Le logiciel ATS de Kelio vous aide dans le tri de vos candidatures. Cet outil vous donne la possibilité de créer un questionnaire et d’associer un certain nombre de points par réponse pour évaluer les demandes d’emploi. Vous avez également la possibilité d’attribuer 1 à 5 étoiles aux postulants afin de mieux vous y retrouver.

Filtrer les candidatures

Une fois les premières candidatures reçues, vous pouvez déjà procéder à un premier tri, une procédure aussi appelée « tri des CV ». Vous prendrez alors connaissance des documents transmis par le candidat (CV, lettre de motivation, vidéo, etc.) et déciderez de l’adéquation du profil avec votre besoin. À l’issue de cette étape du process de recrutement, les candidats seront refusés ou passeront à l’échange téléphonique.

Quelle que soit la réponse, prenez toujours le temps de répondre à tous les candidats, en personnalisant un minimum votre réponse. Cela participe grandement à l’image de votre entreprise et à sa réputation.

💡Le logiciel ATS de Kelio vous permet d’utiliser des modèles de messages de refus et des actions en masse afin de répondre rapidement et efficacement à vos candidats. Découvrez le logiciel de recrutement.

Faire passer les entretiens d'embauche

Maintenant que la première sélection est faite, vous pouvez passer au stade crucial de l’entretien d’embauche. Cette phase donne l’occasion d’évaluer non seulement les compétences techniques des postulants, mais également leur adéquation avec la culture de l’entreprise. Une entrevue bien structurée permet de poser des questions pertinentes, d’analyser les réponses de manière objective et de détecter les soft skills indispensables pour le poste. Il est essentiel d’assurer une expérience positive pour le candidat, car elle reflète l’image de l’entreprise et peut influencer sa décision finale. Aussi, veillez à proscrire les questions discriminantes en entretien. 

Faire un retour aux candidats

Que l’issue soit favorable ou non, il est essentiel de faire un retour aux candidats. Plus ils auront avancé dans le processus de recrutement, plus ils attendront un retour personnalisé de votre part :

• Pour faire part d’un refus suite à un entretien téléphonique, optez pour un mail personnalisé détaillant les raisons de ce refus.
• Pour les talents qui auront été invités à des rencontres physiques, appelez-les directement afin qu’ils puissent aussi vous poser des questions complémentaires sur les raisons de ce refus.

Ce n’est pas une démarche nécessairement facile, mais le prétendant appréciera votre franchise et ne restera pas dans l’attente de votre réponse inutilement. L’impact sur votre marque employeur se fera sentir, et vous vous distinguerez de la concurrence. Les chiffres parlent d’eux-mêmes : 64 % des Français ne reçoivent que rarement ou jamais un retour après une candidature. Cela représente autant de candidats qui peuvent garder une mauvaise image de votre processus de recrutement et donc de leur expérience candidat. Cela est d’autant plus vrai si le postulant est resté sans réponse malgré des relances.

Onboarder le nouveau collaborateur

Vous avez accordé une réponse positive à votre candidat idéal ? Félicitations ! La dernière étape de votre processus de recrutement va donc concerner les premiers pas de ce nouvel arrivant. Attention, elle est déterminante pour la suite de son parcours.

Pour cela, nous vous conseillons de créer un parcours d’intégration ou onboarding pour votre nouvelle recrue afin qu’elle ait toutes les cartes en main pour s’intégrer à sa nouvelle équipe. Cela aura pour conséquence de booster votre marque employeur et de limiter le risque de départ de votre salarié en période d’essai.

L’essentiel est de construire un onboarding qui vous ressemble et qui atteint son objectif : aider votre nouveau salarié à prendre ses marques dans l’entreprise, tout en restant à l’écoute de ses éventuels besoins et ressentis.

Comment optimiser son processus de recrutement ?

Un processus de recrutement évolue sans cesse en fonction des besoins des entreprises et des leçons apprises par les précédentes embauches. Un process plus court et transparent, des candidats bien informés, de bons KPI… sont autant de moyens d’améliorer un parcours de recrutement.

Voici quelques clés pour l’optimiser :

• Mettez vos parcours de recrutement au service de votre marque employeur en faisant vivre une meilleure expérience candidat, du dépôt de la candidature jusqu’à la décision finale. Pour cela, aucun détail ne doit être laissé au hasard. Une mauvaise expérience candidat peut remettre en cause l’image de marque de l’entreprise, mais aussi ses performances business quand les candidats deviennent des détracteurs.
• Raccourcissez vos processus de recrutement dans la mesure du possible. Un parcours trop long peut décourager les prétendants et les faire quitter le navire en cours de route.
• Que ce soit sur votre site carrière ou en bas des annonces, détaillez le processus de recrutement. Le but est d’informer correctement le postulant par souci de transparence et aussi pour éviter de le décourager par un parcours qui se révèle plus long que prévu.
• Gardez en tête de toujours tenir informés vos candidats sur leur état d’avancement dans le processus. Faire un retour, qu’il soit négatif ou positif, est toujours très apprécié, car cela permet aux postulants de récolter des axes d’amélioration précieux pour leur recherche d’emploi.
• Pour savoir si vos axes d’amélioration ont fonctionné, utilisez des indicateurs de performance de votre process de recrutement pour l’évaluer. Ils sont nombreux et à adapter à votre entreprise et à votre parcours : nombre de CV et de candidatures reçus par canal, nombre d’entretiens réalisés, durée moyenne du processus, qualité des profils, coût moyen du recrutement, etc.

Comment mesurer la réussite de son parcours de recrutement ? 

Mesurer la réussite de son parcours de recrutement nécessite de suivre plusieurs indicateurs clés. Tout d'abord, le temps de recrutement est un facteur crucial : un processus rapide témoigne d'une bonne organisation. Ensuite, le taux de rétention des nouveaux employés dans les premiers mois est un indicateur de l'adéquation entre les recrues et l'entreprise. Le coût par embauche permet également d'évaluer l'efficacité des ressources investies. Enfin, la qualité des candidats embauchés, mesurée par leur performance et leur intégration, offre un aperçu de la réussite du processus. Utiliser ces indicateurs permet de continuellement améliorer et affiner son approche de recrutement.

Alors pour atteindre les objectifs que vous vous êtes fixés en matière de recrutement, veillez à construire un process qui soit : 

• Collaboratif : n’hésitez pas à solliciter vos équipes, et cela, à toutes les étapes. Elles vous seront d’une grande aide pour l’élaboration de votre candidat idéal, pour le passage des entretiens, pour la gestion des candidatures, etc.
• Structuré : votre processus de recrutement se doit d’être bien organisé afin de gagner en fluidité et de servir l’expérience candidat.
• Transparent : vos candidats potentiels doivent savoir par quelles étapes ils vont devoir passer avant de déposer leur candidature. De la même manière, les candidats qui ont fait l’effort de postuler chez vous doivent savoir à quel stade du processus de recrutement ils se situent.
• Simple et agréable : afin de ne perdre aucun postulant en chemin, le processus de recrutement doit être plaisant et ne doit pas ressembler au parcours du combattant. Du dépôt de la candidature jusqu’aux entretiens, veillez à ce que chaque étape soit la plus optimale possible.
• À votre image : votre processus de recrutement doit vous ressembler et être à l’image de votre marque employeur. Un parcours unique et différenciant vous apportera de l’attractivité, notamment auprès des postulants qui auront envie de vous recommander.

Des exemples concrets

Pour vous inspirer, on vous donne ici quelques exemples de processus de recrutement que vous pouvez reprendre ou réadapter à votre propre organisation.

Chez Burger King : un process simplifié

Burger King mise sur l’efficacité. Il propose un parcours de recrutement simple et identique selon le poste à pourvoir (manager, directeur ou opérationnel). Les étapes présentées sont les suivantes :

• 1 - La candidature. Le postulant est invité à déposer son CV. Pas de lettre de motivation obligatoire, mais la possibilité de laisser d’autres documents.
• 2 - L’entretien RH, afin de valider le profil du candidat.
• 3 - L’entretien opérationnel.
• 4 - L’embauche.
• 5 - L’intégration et la formation.

En outre, tous les process sont indiqués en bas des offres d’emploi pour que les postulants en soient informés.

Chez EDF : un parcours différencié selon les profils

EDF a choisi de distinguer le processus de recrutement des employés de celui des stagiaires et alternants. Chaque étape reste la même pour tous, mais l’interlocuteur sera différent selon le type de contrat de travail :

• 1 - Dépôt de la candidature : à ce stade, EDF exprime son engagement de répondre sous trois semaines à toutes les candidatures reçues. Cela donne un signal positif au candidat, qui sait qu’il ne restera pas sans réponse.
• 2 - Echange téléphonique : pour les stagiaires et alternants, ce sera le manager qui recrute qui mènera l’appel. Pour les employés, un cabinet de recrutement prendra le relais (processus de recrutement externe).
• 3 - Entretien(s) physique(s) : pour les employés, une première entrevue avec le cabinet de recrutement sera organisée, suivie d’un ou plusieurs entretiens physiques menés par les RH et les managers avec les trois candidats pré-sélectionnés. Pour les stagiaires et alternants, ce sera le manager qui se chargera de la ou des rencontre(s).
• 4 - Décision finale.

Tout le parcours de recrutement est détaillé dans une page dédiée sur le site carrière d’EDF. Les prétendants peuvent ainsi s’y référer à tout moment.

Chez Décathlon : des tutos pour réussir sa candidature

Le parcours de recrutement de Décathlon est très détaillé pour un maximum de transparence et pour stimuler l’engagement du candidat. Des tutos ont aussi été distillés tout au long de la page de présentation pour aider le candidat à réussir sa candidature. Voici le process de recrutement :

• 1 - Candidature : Décathlon explique comment trouver un poste qui pourrait convenir au candidat, comment travailler son CV et sa lettre de motivation.
• 2 - Pré-entretien téléphonique : il valide l’adéquation du profil avec le poste par le manager opérationnel.
• 3 - Entretien(s) physique(s) : plusieurs entrevues peuvent avoir lieu. Le premier peut aussi se faire lors d’une session collective, autour d’une thématique (afterwork, jobdating…). Un second est possible selon le type de poste et l’équipe à intégrer.
• 4 - Intégration avec onboarding.

L’importance du collectif, chère aux valeurs de Décathlon, est retranscrite tout au long du processus de recrutement. Là encore, le processus de recrutement est un outil à part entière pour favoriser sa réputation.

En bref, un processus de recrutement RH, pour être réussi, doit être réfléchi et pensé bien en amont. De la définition des besoins à l’onboarding, en passant par le profil-type, toutes les étapes de recrutement doivent être préparées.

Grâce à l‘ATS proposé par Kelio, simplifiez la gestion de vos recrutements, et gagnez un temps précieux pour vous focaliser sur les tâches à forte valeur ajoutée.

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