Vous avez identifié des candidats qui pourraient être pertinents pour le poste que vous avez à pourvoir ? Génial ! Après avoir publié votre offre d’emploi et trié des CV et lettres de motivation, il est désormais temps de rencontrer vos postulants afin de valider leurs compétences, savoir-être et savoir-faire.
L’envoi de votre invitation à un entretien par mail sera le premier contact direct que vous aurez avec vos cibles. Il est donc capital de travailler cette étape afin de booster l’expérience candidat et soigner votre marque employeur.
Découvrez dans cet article tous nos conseils ainsi qu’un exemple pour rédiger une convocation à un entretien d’embauche par mail.
Mail d’invitation à un entretien : comment soigner et structurer son contenu ?
Ce courriel est une opportunité de commencer une nouvelle relation avec votre potentielle recrue, de manière bienveillante et professionnelle. Il est important d’avoir un contenu clair et utile pour bien se préparer à un entretien. Ce contenu doit donner au demandeur d’emploi toutes les informations nécessaires pour qu’il se sente à l’aise le jour J.
Soyez percutant dès l'objet du mail
Le but de votre courrier électronique est de solliciter un rendez-vous avec le postulant. Vos candidats reçoivent beaucoup de mails chaque jour et peut-être beaucoup de convocations à des entretiens. Pour vous démarquer, utilisez un objet de mail simple et direct.
Exemple : « Invitation à un entretien d’embauche pour le poste de [Intitulé du Poste] chez [Nom de l’Entreprise] »
Soignez votre approche
Commencez déjà par vous présenter brièvement, en expliquant votre rôle dans le processus de recrutement afin que le postulant puisse correctement vous identifier. Évidemment, la formule de politesse reste indispensable. Soyez aussi au clair sur la façon dont vous allez vous adresser au postulant : quel ton utiliser ? Vouvoiement ou tutoiement ?
Partagez les modalités de l'entretien
Votre candidat doit avoir un maximum d’informations utiles à propos de l’entretien :
- l’objectif de l’entretien : est-il destiné à évaluer ses compétences, à valider le lien culturel avec l’équipe, etc. ? ;
- vos créneaux de disponibilité dans votre emploi du temps professionnel ;
- la durée de l’entretien ;
- le lieu de l’entretien : sera-t-il mené à distance ou en présentiel ? Précisez-le. Indiquez l’adresse, les codes d’accès, le parking ou la station de transport en commun la plus proche pour l’entretien en présentiel ;
- les personnes présentes lors de l’entretien d’embauche et leur fonction.
Incluez un appel à l’action
Un appel à l’action clair guide le demandeur d’emploi sur ce que vous attendez de lui ensuite.
En tant que recruteur, qu’attendez-vous de votre candidat à l’issue de la lecture de ce mail ? Qu’il accepte de vous rencontrer, oui, mais encore ? Comment souhaitez-vous qu’il matérialise cela ? Rien de plus simple, demandez-lui une réponse avec ce que vous attendez : Qu’il réserve un horaire ? Connaître ses disponibilités ? Qu’il choisisse parmi les horaires proposés ? Ou encore qu’il confirme sa présence à la convocation avant une date précise ?
Exemple : « Pourriez-vous nous confirmer votre disponibilité pour l’un des créneaux proposés ou, si aucun ne vous convient, nous proposer deux ou trois moments où vous seriez disponible la semaine prochaine ? Votre réactivité facilitera l’organisation de notre rencontre et nous aidera à avancer dans le processus plus efficacement. »
Concluez votre mail d’invitation à un entretien
La conclusion de votre e-mail d’invitation devrait réaffirmer votre intérêt pour le profil et ouvrir la porte à la communication future. N’oubliez pas de terminer votre message en ajoutant que vous restez à disposition pour répondre à ses questions. Si besoin, indiquez comment vous préférez être contacté en fournissant vos coordonnées. Cela peut être un numéro de téléphone, une adresse email, un profil LinkedIn ou encore un lien de chat.
Exemple : « Nous sommes vraiment impatients de discuter davantage avec vous et d’explorer comment vos compétences et vos expériences pourraient s’intégrer dans notre équipe. N’hésitez pas à me contacter si vous avez des questions avant notre rencontre. »
Comment personnaliser son mail d’invitation à un entretien ?
Les candidats sont avant tout humains et aiment se sentir uniques. Personnaliser vos e-mails permet de leur faire savoir qu’ils sont précieux à vos yeux.
Indiquez ce que vous aimez chez le candidat
Mettre en avant ce qui a capté votre attention chez votre candidat montre que vous avez pris le temps de considérer sérieusement sa candidature. Que ce soit une compétence unique, une expérience pertinente, un projet particulier mentionné dans son CV, ou encore une lettre de motivation extrêmement pertinente : souligner cet élément crée un lien instantané avec lui.
Exemple : « Votre expérience en gestion de projet chez X et votre rôle dans le lancement réussi du produit Y nous ont particulièrement impressionnés. Votre capacité à naviguer dans des environnements complexes est exactement ce que nous recherchons”
Utilisez les balises de personnalisation : un gain de temps pour personnaliser votre message
Les balises automatiques de personnalisation, vous permettent d’ajouter automatiquement des infos personnalisées dans le corps du mail. Ainsi, vous gagnez du temps dans la personnalisation de votre message et des informations que vous jugez importantes.
Voici quelques exemples de balises qu’il est possible d'intégrer dans votre message :
- Le prénom et nom du candidat
- Le nom de votre entreprise
- La fonction
- Le prénom et nom du manager qui recrute
Simplifiez la prise de rendez-vous
Permettez aux postulants de planifier des rendez-vous directement dans votre calendrier. Cela évitera les échanges inutiles et simplifiera la recherche d’un créneau commun.
Offrir une méthode simple et directe pour fixer le rendez-vous diminue les échanges et montre votre respect pour la vie privée de la personne que vous souhaitez rencontrer. Utilisez des outils de planification en ligne pour augmenter vos chances d’obtenir un horaire qui convienne à toutes les parties prenantes.
Mails d’invitation à un entretien : un modèle à suivre
Objet : Invitation à un entretien pour le poste de [Intitulé du rôle] – [Nom de l’Entreprise]
Cher/Chère [Prénom du Candidat],
Je suis [Votre Nom], [Votre rôle] chez [Nom de l’Entreprise]. Je me permets de vous contacter suite à votre candidature pour le poste de [Intitulé de la mission]. Nous sommes intéressés par votre profil et vos expériences.
Nous avons été particulièrement impressionnés par [mentionner l’élément spécifique].
Nous aimerions en savoir plus sur vous et discuter plus en détail de la possibilité de vous intégrer à l’équipe et vous convier à un entretien.
Détails de l’entretien
Objectif : L’entretien vise à évaluer vos compétences et à discuter de vos motivations ainsi que de nos attentes mutuelles.
Date et Heure : Nous proposons [Date] à [Heure]. Si ce créneau ne vous convient pas, n’hésitez pas à nous proposer un autre moment.
Durée : environ X minutes.
Format : L’entretien se déroulera [à distance via (Plateforme)/en présentiel à (Adresse, précisions si nécessaire)].
Participants : Vous rencontrerez madame/monsieur [Noms et Fonctions des personnes présentes].
Pour confirmer votre présence à l’entretien ou proposer un autre créneau, veuillez [Répondre directement à cet e-mail/Utiliser le lien suivant pour accéder à mon calendrier : [Lien]].
Nous sommes impatients d’avoir l’opportunité de discuter avec vous. Si vous avez des questions ou besoin de précisions supplémentaires avant la date de notre rencontre, n’hésitez pas à me contacter.
Dans l’attente de votre réponse, nous vous remercions pour votre intérêt pour le poste de [Intitulé du Poste] chez [Nom de l’Entreprise].
Au plaisir de vous rencontrer bientôt.
Cordialement,
[Votre Nom]
[Votre rôle]
[Nom de l’Entreprise]
[Coordonnées de Contact]
Finalement, inviter un candidat à l’entretien, c’est un peu comme lui ouvrir la porte de votre entreprise. Un mail (ou une lettre) bien pensé montre que vous vous souciez vraiment de qui vous invitez à rejoindre votre équipe. C’est l’occasion de briller et de montrer ce qui rend votre entreprise si spéciale. En personnalisant vos messages de recrutement et en suivant le modèle donné, vous attirerez les talents qui feront la différence.
Le premier contact avec votre potentielle recrue est essentiel. Kelio, grâce à son logiciel ATS, vous accompagne afin de dynamiser l’ensemble du processus de recrutement.
