L'entretien annuel est un outil plébiscité dans la mesure où il confère, aussi bien à l'employeur qu'au salarié, des informations essentielles pour le bon développement de leur activité professionnelle. La mise en place d'un tel outil peut s'avérer toutefois complexe selon l'importance de l'effectif. Le recours à un logiciel SIRH, qui assiste le manager dans la conduite des entretiens et offre au gestionnaire RH une vision globale des campagnes, peut s'avérer particulièrement judicieux. Zoom sur l’entretien annuel et sa mise en œuvre.
L’entretien annuel demeure un outil généralisé au sein des entreprises et particulièrement apprécié de la fonction RH. Encore faut-il bien savoir le gérer et bien collecter les données essentielles à la stratégie à mener, d’où l’importance d’utiliser un logiciel SIRH personnalisable au gré des besoins.
Le rôle de l’entretien annuel pour une entreprise
L’entretien annuel est, comme son nom l’indique, un entretien qui a lieu chaque année avec chaque collaborateur. Son rôle est d’évaluer les capacités professionnelles des salariés et de faire un bilan sur l’année passée.
Malheureusement, l’entretien annuel est parfois mal perçu par les salariés et il est redouté pour son caractère d’évaluation. Pourtant, ses intérêts sont pluriels tant pour l’employeur que pour le salarié.
Les objectifs de l’entretien annuel pour l’employeur
Il faut tout d’abord savoir que l’entretien annuel n’est pas obligatoire au regard du Code du travail. Cependant, une convention collective peut le prévoir. Dans un tel cas, sa mise en œuvre doit respecter les dispositions prévues par cette dernière.
En l’absence d’obligation conventionnelle, l’employeur est donc libre de mettre en place (ou non) une gestion des entretiens annuels dont les objectifs principaux sont de :
- faire le bilan du travail accompli par les salariés au cours de l’année ;
- mesurer les progrès des salariés réalisés par rapport à l’année précédente ;
- mesurer les axes d’amélioration et les moyens pour y parvenir ;
- évaluer la charge de travail et sa répartition sur l'année ;
- favoriser la communication entre le salarié et l’employeur (manager ou fonction RH).
L’entretien annuel ne doit pas être confondu avec l’entretien professionnel qui lui est une obligation légale et doit avoir lieu tous les deux ans ou lors d’un arrêt ou congé de longue durée. Il permet d’étudier les perspectives d’évolution et les aspirations du salarié ainsi que les actions à mettre en place, comme une formation professionnelle, une mutation, un changement de poste, etc.
Les objectifs de l’entretien annuel pour le salarié
Souvent source d’anxiété, l’entretien annuel est mal reçu chez les salariés, qui y voient une sorte d’évaluation pouvant mener à sanction. Or, les intérêts sont réels également pour les collaborateurs:
- reconnaissance de leurs points forts ;
- recherche de solutions pour améliorer leurs performances ;
- bilan avec l’employeur sur l’année écoulée et sur les éventuelles difficultés rencontrées ;
- ouverture du dialogue quant à la sollicitation d’une augmentation, d’un aménagement de poste, d’horaire ou de télétravail, d’une demande de mutation, etc.
Pour résumer, l’entretien annuel a pour but d’apprécier les aptitudes professionnelles du salarié et de faire un point sur l’atteinte des éventuels objectifs fixés lors du précédent entretien.
Il ne doit en aucun cas mener à une quelconque sanction. Au contraire, il doit être source de motivation et de reconnaissance et l’employeur peut alors proposer une augmentation de salaire, une prime ou une promotion dans l’entreprise à l’issue de l’entretien annuel.
La mise en œuvre des entretiens annuels : l'utilité d'un SIRH centralisé
Ainsi, la gestion des entretiens annuels est une importante source de collecte d’information : motivation, implication, bien-être des salariés, besoin de compétences et de formations pour l’entreprise, etc.
Mais, pour que ces informations soient utiles, encore faut-il avoir les bons outils pour les centraliser et les analyser d’autant plus que l’employeur a pour obligation de remettre un rapport d’évaluation au salarié à l’issue de l’entretien.
Pour toutes ces raisons, l’utilisation d’un SIRH devient alors un atout pour l’entreprise. Il s’agit d’un puissant outil regroupant différents modules (gestions des entretiens, formation, GPEC, paie, etc.) sur une plateforme logicielle unique, ce qui facilite la collecte et le traitement des informations. La centralisation de l'informations apporte des bénéfices indéniables : un besoin en formation est exprimé lors d'un entretien par un salarié ? Immédiatement cette information remonte dans le module de gestion du plan de formation et actualise le budget prévisionnel.
De plus, un module de gestion des entretiens permet, lors de l’entretien, d’évaluer les compétences du collaborateur sur son poste tout en les comparant à l’avis du manager pour détecter les écarts entre le niveau requis pour le poste et ceux évalués par le manager et le collaborateur.
Enfin, au travers d'un SIRH, le service RH peut proposer des trames d'entretien partagées, et/ou personnalisées selon les services. Proposer une trame centralisée permet de n'omettre aucune question et de respecter les obligations réglementaires de l'entreprise. A titre d'exemple, la loi en France précise qu’un entretien annuel spécifique doit être tenu avec chaque collaborateur pratiquant du télétravail et porter notamment sur les conditions d'activité du salarié et sa charge de travail (article Article L1222-10 du code du Travail).
La bonne gestion des entretiens annuels est essentielle pour le développement de l'entreprise et pour l'évolution des collaborateurs. Avec la suite SIRH Kelio, optimisez la gestion de vos entretiens annuels !
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