Comme tous les ans, la période des entretiens annuels d’évaluation ou d’appréciation se prépare longuement à l’avance dans nos entreprises. Souvent jugés chronophages par les managers, peu efficaces par les collaborateurs qui déplorent souvent que leurs désirs ne soient pas écoutés, ces instants sont pourtant primordiaux s’ils sont menés à bien, avec efficacité, et correctement exploités. Et si les logiciels de gestion d'entretien pouvaient redorer cet exercice aux yeux des managers comme des collaborateurs ? Focus
Les entretiens annuels restent des moments privilégiés dans la vie d’une entreprise. Ils permettent des points d’étape indispensables à la mise en place de plan d’action, mais aussi ils permettent simplement d'échanger avec recul sur l'année écoulée afin d'en faire le bilan. Quant aux entretiens professionnels, ils sont désormais obligatoires tous les 2 ans pour permettre au salarié de faire le point sur ses souhaits d'évolution et ses besoins en formation notamment.
Toutefois, la gestion de ces deux types d'entretiens peut rapidement devenir un casse-tête dans les organisations. C’est la raison pour laquelle de nos jours, investir dans un logiciel de traitement des entretiens devient indispensable.
Effectuons tout d’abord un bref rappel : en quoi consiste d’une part l’entretien annuel d’appréciation ou d’évaluation ? Et d’autre part, qu’est-ce que l’entretien professionnel ?
Zoom sur l’EAA (entretien annuel d’appréciation)
S’il ne s’agit pas d’une obligation édictée par le Code du travail, l’entretien annuel d’évaluation ou d’appréciation (il revêt des noms différents selon les entreprises) est devenu pratiquement incontournable.
C’est un moment privilégié entre manager et collaborateur, qui permet de faire le bilan de l’année écoulée, de mettre en avant des axes d’amélioration, ou des points de progrès, de cibler des points forts et, bien évidemment, de fixer des objectifs pour l’année à venir.
Plus largement, l’entretien annuel d’évaluation est un outil mis à la disposition des DRH pour évaluer la performance et détecter les potentiels de l’entreprise. Il permet également de faciliter les recrutements et la mobilité en effectuant régulièrement une revue des compétences afin de monter les plans de formation adéquats. Enfin, c’est un excellent moyen de recueillir le ressenti des salariés et de prendre le pouls des collaborateurs et des services.
On évalue ainsi donc à la fois le savoir-faire et le savoir-être de nos collaborateurs. En effet, la manière dont se comporte notre collaborateur, dont il communique avec ses collègues au sein de l’entreprise est très importante.
Enfin ne négligeons pas l’objectivité dans tout ça : l’entretien annuel d’évaluation, pour être un outil fiable et exploitable, doit être objectif, transparent et non discriminatoire.
Focus sur l’entretien professionnel
Différent de l'entretien annuel d'évaluation, l'entretien professionnel est consacré aux perspectives d'évolution professionnelle du salarié. L'entretien professionnel doit permettre une mise à plat des perspectives d'évolution de carrière du salarié ainsi que de ses demandes de formation.
Contrairement à l’entretien annuel d’évaluation, l’entretien professionnel est obligatoire et il a lieu tous les deux ans à partir de l’entrée dans l’entreprise pour le premier entretien, puis de la date de l’entretien précédent, par la suite. (article L6315-1 du Code du travail).
Un état des lieux est prévu tous les 6 ans afin de récapituler le parcours professionnel du salarié et de s’assurer que celui-ci a bien été reçu par son manager dans le cadre de l’entretien professionnel tous les 2 ans.
Cet entretien concerne tous les salariés de l’entreprise (quelle que soit leur taille), quel que soit leur contrat de travail ou leur temps de travail.
Comme précédemment évoqué, cet entretien a donc pour but d’échanger sur les perspectives d’évolutions du collaborateur, sur ses souhaits en matière de formation, de changement de poste, …
Lors de cet entretien, on s’attache principalement à la qualification et à l’emploi. Le manager doit également profiter de ce temps d’échanges pour apporter toutes informations utiles en relation avec le système de VAE (validation des acquis de l’expérience) ou de CPF, en général plus connu.
Libre cours est laissé au contenu de cet entretien qui n’a pas été cadré par le Code du travail, la volonté du législateur est semble-t-il de laisser la place à l’échange sur la situation professionnelle des salariés, de les laisser se projeter dans l’avenir sur leur poste ou sur un autre poste.
Ainsi, on espère que collaborateur et manager identifieront des points de convergence, des projets partagés ou non. En termes de gestion prévisionnelle, entre autres, c’est un moment important qui permettra de voir si les souhaits d’évolution du collaborateur sont en adéquation avec les besoins de l’entreprise.
Investir dans un logiciel de gestion des entretiens
La carrière du collaborateur est donc ponctuée d’échanges privilégiés plus ou moins récurrents, qui nous rappellent combien l’investissement dans un logiciel de gestion de ceux-ci est plus que jamais d’actualité.
La fonction RH, très sollicitée par la digitalisation, n’y échappera pas si elle souhaite gagner en efficacité.
Les tâches relatives à la gestion des ressources humaines sont, en effet, très souvent chronophages et d’une grande lourdeur administrative, ce qui impacte négativement la performance. Sur le plan qualitatif, utiliser un tel logiciel permet un gain de temps (les tâches administratives sont simplifiées, la communication interne améliorée). D'autre part, l’utilisation d’un tel logiciel confère à l'entreprise une image innovante et moderne auprès des collaborateurs, mais aussi à l’extérieur de l’entreprise.
Investir dans une solution de gestion des entretiens est aujourd’hui devenu nécessaire, voire indispensable pour toute entreprise en recherche de performance et d’engagement de ses collaborateurs.
En effet, aujourd’hui peut-être encore plus qu’avant, nos collaborateurs, après 2 années de pandémie, ont besoin de retrouver du sens.
Ils ont besoin de connaître leurs points forts et leurs axes d’amélioration, d’être récompensés dans leurs efforts pour atteindre les objectifs prédéfinis… Ces logiciels de gestion, très nombreux sur le marché leur permettent, s’ils sont bien configurés notamment, de préparer leurs entretiens en amont, afin de permettre des échanges plus constructifs.
Côté manager, le logiciel de gestion des entretiens devient un outil stratégique !
Là encore, si vous associez vos managers au choix de votre logiciel ou bien recueillez leurs attentes en la matière, cet outil sera accueilli avec enthousiasme ; et le but sera atteint. À savoir : rendre accessible des objectifs clairs et précis, définir les moyens donnés aux collaborateurs pour les atteindre, mesurer et développer les performances, identifier les talents en interne, identifier les besoins en formation et surtout gagner du temps !
Grâce à la digitalisation, l’historique de tous ces échanges sera sauvegardé et consultable aisément, tant pas les managers que par chaque collaborateur.
Pour la fonction RH, le temps de ces entretiens est très souvent à la fois un moment clef de l’année, mais également un moment redouté, car elle génère une charge de travail importante si l'on veut les exploiter correctement et qu’ils prennent tout leur sens.
Le SIRH va permettre une gestion simplifiée en harmonisant notamment les pratiques RH. Pour les managers, le travail sera facilité, car les entretiens pourront être pré-remplis avec l’historique des formations suivies, les objectifs des années précédentes, les compétences acquises.
Au-delà de l’aspect gestion individuelle, côté collectif, l’analyse des informations recueillies et détenues grâce à la digitalisation pourra mettre en exergue des informations sur le climat social de l’entreprise, sur les compétences présentes au sein de celle-ci et les désirs des collaborateurs et leur implication.
Juridiquement, la mise en place de cet outil permettra de sécuriser le légal notamment en matière de tenue des entretiens professionnels. Il s’agira là d’un moyen de preuve non négligeable en cas de contentieux.
En termes de planification également, les collaborateurs pourront être tenus informés de manière automatique en début de « campagne » d’entretien de la date de leur rendez-vous. Ils recevront une invitation via leur messagerie électronique. Les collaborateurs pourront ainsi se projeter, le préparer et se sentir ainsi plus concernés et se responsabiliser.
Grâce à ce système, le collaborateur pourra s’approprier la politique de l’entreprise, s’approprier son avenir au sein de celle-ci, et envisager de s’y ancrer. Car ne l’oublions pas, l'un des enjeux majeurs de la fonction RH aujourd’hui est la fidélisation des collaborateurs et la diminution du turn-over.
En résumé : pourquoi choisir un logiciel de digitalisation des entretiens ?
- pour assurer un meilleur suivi, c’est bien plus efficace que de croiser de nombreux fichiers Excel et Word.
- pour consolider des informations sur la tenu des entretiens et établir des statistiques.
- pour conserver un historique de données tout en sécurisant son accès aux personnes habilitées (afin de respecter le RGPD).
- pour croiser des données ou réaliser des remontées automatisées d'informations, telles que les besoins en formation.
- pour réaliser un gain de temps indéniable, qui permettra de procéder à une analyse des données plus efficace, moins énergivore.
- pour sécuriser l'organisation, notamment dans le suivi de la réalisation des entretions professionnels pour chaque collaborateur.
- pour entrer dans la digitalisation et la dématérialisation RH et tendre vers le « 0 papier ».
Le logiciel SIRH Kelio facilite la gestion de vos entretiens et assure un suivi personnalisé de vos salariés. Découvrez ses possibilités sans plus attendre.
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