Logiciel ATS en recrutement : comment bien le choisir ?

Quelles sont vos problématiques de recrutement ?

Identifier ses besoins en recrutement

La première étape sera d’identifier clairement vos besoins immédiats en termes de recrutement. Est-ce que vous avez besoin de recruter plus rapidement ? D’être plus attractif auprès des candidats ? De gagner du temps dans la pré qualification et la gestion de vos candidatures ? 

La hiérarchisation de vos problématiques vous permettra de choisir le logiciel de recrutement le plus adapté à vos besoins. Voici une liste de questions à vous poser en amont : 

• Quelle est la taille de votre structure ? 
• Combien de collaborateurs vont utiliser l’outil ? 
• Comment souhaitez-vous améliorer votre processus de recrutement ? 
• Quelles fonctionnalités souhaitez-vous avoir ? 
• Souhaitez-vous une solution pour des recrutements annuels ou événementiels (alternance, stages, job datings, forum…) ?
• Quels services associés souhaitez-vous retrouver dans votre logiciel (support technique et assistance qualitatifs et disponibles…) ? 
• Quelles sont vos ressources financières disponibles pour l’acquisition d’un ATS ? 

Quelles sont les finalités à prendre en compte dans le choix d’un logiciel ATS pour les RH ? 

Tous les logiciels ATS ne proposent pas nécessairement les mêmes fonctionnalités (multidiffusion, centralisation des étapes de recrutement, site carrière, travail collaboratif…). Il est donc important de définir en amont quelles sont les objectifs que vous souhaitez atteindre afin de choisir l’outil répondant au mieux à votre besoin : 

• ✅ Réduire la durée de mon processus de recrutement
• ✅ Améliorer mon sourcing et ajouter simplement des candidatures dans les viviers de candidats
• ✅ Diffuser plus rapidement mes offres d’emploi sur un maximum de jobboards pour un gain de temps précieux
• ✅ Travailler ma marque employeur pour être plus attractif (site carrière, etc.) et améliorer l’expérience candidat
• ✅ Centraliser et gérer toutes les candidatures au même endroit
• ✅ Structurer et piloter chaque étape de mon processus de candidature
• ✅ Détecter les soft skills de mes candidats plus facilement
• ✅ Piloter ma stratégie de recrutement grâce aux statistiques (KPI)
• ✅ Embarquer les équipes opérationnelles ou bien de direction dans le processus de recrutement

Quelles sont les fonctionnalités clés que vous attendez d’un ATS pour le recrutement ?

Pour répondre à vos problématiques de recrutement, votre logiciel ATS devra impérativement posséder certaines fonctionnalités clés. Toutes les entreprises n’ont pas les mêmes enjeux RH, il est donc important de choisir une solution qui réponde réellement à vos besoins et à ceux de vos recruteurs. Vous souhaitez simplifier l’intégration et la gestion de vos offres d’emploi ? La personnalisation est un critère important pour vous ? Vous souhaitez une diffusion de vos offres sur plusieurs jobboards ? On vous aide à y voir plus clair avec quelques exemples : 

• Peu de candidats postulent à vos offres d’emploi et vous cherchez à augmenter le volume de candidats ? La multidiffusion instantanée sur plusieurs jobboards sera une fonctionnalité clé pour attirer plus de talents !
• Peut-être avez-vous au contraire un volume très important de talents, mais un pourcentage faible de profils convaincants ? La mise en place d’un site carrière vous permettra alors de travailler votre marque employeur ainsi que de mettre en avant les valeurs de votre entreprise. Les candidats pourront mieux comprendre ce que vous recherchez et savoir si leur profil correspond ou non à l’emploi proposé.
• Votre plus gros enjeu RH est de gagner du temps ? La multidiffusion, le tri simplifié des candidatures, la gestion collaborative des candidatures, etc… sont des fonctionnalités qui vous faciliteront la vie. 
• Vous souhaitez pouvoir contrôler votre budget et suivre les performances de vos campagnes ? Les tableaux de bord seront vos meilleurs alliés ! Les statistiques vous permettront de savoir de quels jobboards proviennent vos candidats et la qualité des candidatures. Vous pourrez ainsi monitorer votre budget sur ces jobboards.

À partir de quel volume de recrutement, est-il pertinent de choisir un logiciel ATS rh ? 

Le nombre de recrutements annuels au sein de votre entreprise est un critère essentiel à prendre en compte dans votre réflexion avant de choisir un logiciel ATS. Nous avons identifié que, dès 20 recrutements par an, une solution de recrutement devient indispensable. En effet, Google Sheet ou Excel offrent de nombreuses possibilités, mais ces outils atteignent vite leurs limites lorsqu’il s’agit de classer, trier, commenter à grande échelle. Tout comme votre boîte mail qui ne vous permettra pas de rester organisé et structuré avec plusieurs annonces en ligne. La gestion sera encore plus complexe si vous avez des campagnes avec de gros volumes de candidatures, comme lors de recrutements de saisonniers, de stagiaires et d’alternants ou lors d’une ouverture de magasin par exemple.

Attention, lors de vos campagnes de recrutement, vous récoltez quotidiennement des données à caractère personnel dont la gestion est contrainte par le RGPD (Règlement Européen de la Protection des Données). Votre solution ATS s’occupe de tout cela pour vous !

Comment l’ATS peut-il s’adapter à vos process internes, aux utilisateurs et à leurs différents usages ?  

Définir les fonctionnalités nécessaires pour chaque utilisateur 

Les fonctionnalités attendues ne seront pas les mêmes en fonction des forces en présence dans votre entreprise. Les besoins seront différents en fonction du profil de l’utilisateur (Ressources Humaines, direction, managers ou cabinet de recrutement). Par exemple, un chargé de recrutement sera naturellement plus axé sur la gestion des profils et la qualité du tunnel de candidature. Alors qu’un responsable ressources humaines ou un DRH portera une attention plus poussée aux KPI globaux de la plateforme et sur les délais moyens de recrutement. Il est essentiel que votre outil soit ergonomique et simple afin de donner envie à vos managers d’utiliser la plateforme et ainsi faciliter la gestion de vos recrutements. Si les utilisateurs de la plateforme ont des profils variés, il vous sera nécessaire de trouver un logiciel ATS dont la personnalisation des fonctionnalités est accessible pour chaque profil. Selon le profil de l’utilisateur, vous aurez des accès spécifiques afin de permettre à chacun d’utiliser l’outil selon un périmètre bien défini et ainsi cadrer le recrutement en équipe. 

Choisir un logiciel ATS collaboratif 

L’essence d’une solution ATS est le travail collaboratif entre recruteurs. Cela permet de recruter plus efficacement des candidats. Il existe néanmoins, différents types de compte, avec des accès plus ou moins restreints. Certains logiciels proposent également des comptes groupés où tous les utilisateurs ont accès aux mêmes informations. 

Ainsi, c’est à vous de choisir entre un outil avec des comptes dédiés à chaque utilisateur ou une solution avec des comptes collectifs et collaboratifs. Le principal est de travailler avec un logiciel qui propose une solution viable pour les collaborateurs et recruteurs de l’entreprise. Notez également que le nombre de comptes utilisateurs influent sur les prix.

Comment êtes-vous accompagnés dans l’utilisation de votre ATS dédié au recrutement ?

Bénéficier d’un accompagnement en amont de l’installation 

Instaurer un logiciel ATS dans son processus de recrutement est un vrai changement dans les process et les habitudes de l’entreprise. Ainsi, sa mise en place doit être anticipée et accompagnée tout au long du déploiement afin d’en tirer tous les avantages le plus rapidement possible. Avec Kelio, l’outil peut être déployé très simplement, car toute la partie technique est gérée par nos équipes. Vous n’avez donc pas à vous préoccuper de l’informatique et de la main d'œuvre. De cette façon, vous pouvez vous concentrer uniquement sur la prise en main de l’outil et le lancement de vos premières campagnes ! 

Être assisté en cas de besoin 

L’accompagnement client est un critère important dans le choix de votre solution de recrutement. En effet, avec un bon accompagnement, vous bénéficierez d’une mise en place rapide, d’une prise en main simple de votre ATS et vos managers/recruteurs se sentiront écoutés et aidés lorsqu’ils utiliseront cet outil. Par ailleurs, l’accompagnement est essentiel pour une bonne utilisation et pour l’adhésion de tous les utilisateurs de votre entreprise. Il est donc important de choisir un partenaire qui vous accompagnera tout au long du projet et qui mettra à votre disposition une assistance en cas de besoin. Cela vous permettra d’être accompagné dans la prise en main de l’outil et/ou de régler des problèmes techniques.

Combien coûte un ATS rh ?

Évidemment, la question du budget est bien entendu un critère de choix pour les entreprises. Le prix peut varier en fonction de l’offre à laquelle vous souscrivez. Il existe des logiciels en “dur” pour lesquels vous payez l’accès pour une durée définie, quel que soit votre volume de recrutement. Il existe aussi des formules “freemium” pour lesquelles vous payez un supplément au-dessus d’un certain volume de recrutements. Enfin, il existe le “mode SaaS” (ou Software As a Service), avec lequel vous payez selon votre volume de recrutement, de candidatures reçues ou bien selon le nombre d’utilisateurs. Chez Kelio, le tarif dépend du nombre d’utilisateurs de la plateforme, vous permettant de recruter de façon illimitée. Pour vous aider à y voir plus clair, nous avons créé un simulateur de ROI pour estimer le temps que vous gagnerez en passant par un ATS.

Si l’on résume, un logiciel de recrutement est un outil qui peut vous aider dans le processus de recrutement. Lorsqu’il s’agit de recruter, il y a beaucoup d’éléments différents à prendre en compte, tels que :

• Trouver des candidats. Comment diffuser vos offres d’emploi ? À combien de candidats voulez-vous vous adresser ? Quels sont les meilleurs canaux pour les atteindre ?
• La sélection et le sourcing des talents. Comment sélectionner les candidats ? Comment sourcer les meilleurs profils ? Quelles questions devez-vous poser ? Comment évaluez-vous leurs réponses ? Ou encore : Quelles données peuvent vous aider à prendre des décisions ?
• Planification des entretiens et des réunions. Comment trouver les meilleurs moments pour toutes les personnes impliquées dans le processus d’entretien, y compris vous-même et vos candidats ? 
• Gérer le suivi des entretiens. Une fois qu’un candidat a rencontré un employeur, comment obtient-il un retour sur sa performance afin de savoir où il en est dans le processus d’embauche et ce qu’il peut améliorer la prochaine fois ? Comment répondre aux candidats refusés ?

Il est important de lister en amont l’ensemble des besoins et des finalités auxquels l’ATS doit répondre. Enfin, vous pouvez vous référer aux avis laissés par d’autres entreprises sur chaque logiciel afin d’avoir les retours concrets des utilisateurs. 

Avec le logiciel de recrutement de Kelio, simplifiez l’ensemble de vos processus et améliorez l’expérience candidat pour des recrutements réussis. Kelio vous accompagne sur l’ensemble de votre projet et vous assiste en cas de besoin grâce à ses 80 conseillers supports qui sont à votre écoute. 

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