Comment gérer la modulation horaire du temps de travail : définition et obligations

Certaines entreprises, par leur activité, alternent des périodes de haute activité et de basse activité, en fonction des saisons ou des commandes.

La modulation du temps de travail, prévue par l’article L.3121-41 du Code du travail, permet d’aménager le temps de travail des salariés et de faire varier leur durée du travail d’une semaine sur l’autre en fonction du niveau d’activité de l’entreprise. L’employeur évite ainsi d’avoir recours aux heures supplémentaires au cours des périodes de forte activité et à l’activité partielle au cours des périodes de faible activité.

Cette répartition spécifique des horaires se fait sur une période déterminée, supérieure à la semaine et inférieure à un an.

L’annualisation est un type de modulation des heures de travail sur une période globale de 12 mois.

Depuis la loi Travail de 2016, si un accord de branche le prévoit, la modulation peut se faire sur une période supérieure à un an et inférieure à trois ans.

Les obligations liées à la modulation du temps de travail

Mise en place par accord collectif ou décision de l’employeur

La mise en place de la modulation du temps de travail nécessite soit un accord collectif soit une décision unilatérale de l’employeur.

Mise en place par accord collectif

La modulation du temps de travail peut être mise en place par accord d’entreprise ou d’établissement ou par convention collective ou accord de branche. L’accord collectif de modulation précise les conditions d’aménagement du temps de travail et doit respecter les limites maximales de la durée de travail journalier et hebdomadaire définies par la loi.

Il fixe également :

• La répartition du temps de travail.
• La limite haute et la limite basse de variation de la durée du travail.
• La période de référence établie à un an maximum ou trois ans si un accord de branche l’autorise.
• Les conditions et délais de prévenance à respecter par l’employeur pour les changements d’horaire de travail ou de durée.
• Les conditions de prise en compte de la rémunération des salariés, des absences, des arrivées et des départs.

L’accord doit être transmis à l’inspection du travail qui se chargera de vérifier s’il est conforme à la législation.

Mise en place par décision unilatérale de l’employeur

En cas d’absence d’accord collectif concernant l’aménagement du temps de travail, l’employeur peut décider unilatéralement de mettre en place la modulation sur une durée supérieure à la semaine, à condition de respecter les conditions des articles L.3121-45 et D.3121-27 du Code du travail :

• Pour les entreprises de moins de 50 salariés : l’organisation de la durée du travail se fait sous forme de périodes d’une durée de 9 semaines maximum. 
• Pour les entreprises de 50 salariés et plus :  l’organisation de la durée du travail se fait sous forme de périodes d’une durée de 4 semaines maximum.

Consultation obligatoire du CSE

Quel que soit le mode de mise en place de la modulation (accord d’entreprise, décision de l’employeur …), l’employeur doit informer et consulter le comité social et économique (CSE). Le CSE rend un avis sur cette mise en place. L’employeur n’est en revanche pas tenu de suivre l’avis du CSE.

En effet, tout projet d’aménagement du temps de travail doit être soumis préalablement au CSE. Cette consultation pourra alors déboucher éventuellement sur un accord d’entreprise.

Si la modulation est mise en place directement par l’employeur, le CSE doit donner son avis sur le planning prévu pour l’aménagement du temps de travail. En cas de modification, il devra à nouveau être consulté. L’employeur devra également communiquer au CSE une information annuelle sur l’aménagement des horaires.

Les obligations d’information en matière d’aménagement du temps de travail

Affichage obligatoire 

Lorsqu’un dispositif de modulation s’applique dans l’entreprise, l’affichage de l’horaire collectif indique :

• Le nombre de semaines que comporte la période de référence fixé par l’accord ou par l’article 3121-45 du Code du travail.
• L’horaire ainsi que la répartition de la durée du travail pour chaque semaine de la période de référence. 

Cet affichage doit être effectué de manière à respecter le délai de prévenance prévu dans l’accord collectif, ou à défaut, de 7 jours.

Informations annexées à la fiche de paie

Lorsqu’un dispositif de modulation est appliqué,le total des heures de travail accomplies depuis le début de la période de référence doit être mentionné :

• Soit à la fin de la période.
• Soit lors du départ du salarié lorsqu’il a lieu en cours de période.

Ces informations sont mentionnées dans un document annexé à la fiche de paie de la période.

L’employeur doit-il obtenir l’accord du salarié ?

Pour appliquer la modulation du temps de travail, l’accord du salarié n’est pas nécessaire. L’employeur n’a donc pas l’obligation d’obtenir l’accord du salarié.

En effet, la loi prévoit que la mise en place d’un aménagement du temps de travail par accord collectif ne constitue pas une modification du contrat de travail pour les salariés à temps complet.

Les règles de gestion de la modulation du temps de travail

La modulation n’est pas sans limites et ne permet pas aux employeurs de changer les horaires de travail comme bon leur semble.

La durée du temps de travail

• L’accord de modulation va de 0 à 48 heures de travail par semaine maximum, y compris pour un temps partiel.
• Il est interdit de travailler plus de 10 heures par jour et plus de 48 heures par semaine.
• La moyenne du temps de travail sur 12 semaines ne doit pas dépasser 44 heures.
• Le temps de travail maximal annuel est de 2027 heures, heures supplémentaires incluses, en temps plein.

La rémunération

La modulation du temps de travail a comme conséquence, pour le salarié, d’alterner des semaines de baisse d’activité et des périodes de haute activité. En termes de rémunération, deux solutions sont envisageables :

• Soit le salarié est rémunéré en fonction de la durée du travail réellement effectuée dans le mois (sa rémunération est donc variable d’un mois à un autre).
• Soit la rémunération est lissée sur l’année de référence de la modulation pour permettre au salarié d’avoir un salaire fixe tous les mois. Cette deuxième méthode, bien plus populaire, permet aux salariés de percevoir un salaire stable tout au long de cette période.

Le calcul des heures supplémentaires dans le cadre de la modulation horaire

Lorsque la modulation est mise en place sur l’année, le volume horaire d’un salarié pour un temps plein est de 35 heures par semaine ou 1607 heures sur l’année. Les semaines qui dépassent 35 heures se compensent avec celles qui sont inférieures à 35 heures.

En fin d’année, les heures réalisées au-delà de 1607 heures annuelles sont décomptées en heures supplémentaires et rémunérées.

Pour un temps partiel, le fonctionnement est le même. Pour un temps partiel de 24 heures par mois, le volume horaire est de 1100 heures par an. Toutes les heures au-delà de ce volume annuel sont comptabilisées et payées en fin d’année.

Dans le cadre d’un aménagement du temps de travail prévu par un accord collectif, les heures supplémentaires sont à rémunérer selon deux périodicités :

• L’article L. 3121-44 du Code du travail prévoit que les heures effectuées au-delà de la limite haute, définie au sein de l’accord, doivent être payées avec le salaire du mois considéré. Ces heures supplémentaires sont dues et payées immédiatement, quel que soit le volume d’heures totalisé au final sur la période de référence ;
• L’article L. 3121-41 du même code prévoit que pour les autres heures supplémentaires, le bilan est fait en fin de période d’aménagement du temps du travail. Si la période de référence est annuelle, les heures supplémentaires sont celles effectuées au-delà de 1 607 h (ou de la limite annuelle inférieure fixée par l’accord), après déduction le cas échéant des heures supplémentaires effectuées au-delà de la limite haute hebdomadaire fixée par l’accord et déjà payées au mois le mois; Lorsque la période de référence est inférieure ou supérieure à l’année, les heures supplémentaires sont celles effectuées au-delà de la moyenne de 35 h calculée sur la période de référence fixée par l’accord, après déduction le cas échéant des heures supplémentaires effectuées au-delà de la limite haute hebdomadaire fixée par l’accord et déjà payées au mois le mois.

Dans le cadre de la modulation du temps de travail, les heures supplémentaires sont majorées de 25% au-delà de 1607 heures par an et 50% au-delà de 1972 heures par an pour un temps plein. 

Quel doit être le délai de prévenance lors d’un changement de durée ou d’horaire de travail ?

Lors d’un changement dans la répartition de la durée du travail, les salariés doivent être informés dans un délai raisonnable selon les conditions suivantes :

• Si la modulation est mise en place par accord collectif : c’est l’accord qui prévoit les conditions ainsi que les délais de prévenance des changements d’horaire et de durée du travail. En cas de silence de l’accord, le délai de prévenance est fixé à 7 jours avant la date prévue de changement.
• Si la modulation est mise en place par décision unilatérale de l’employeur : le délai de prévenance est fixé à 7 jours avant la date prévue de changement.

En cas de contrat de travail à temps partiel : le non-respect du délai de prévenance permet au salarié de demander la requalification de son contrat de travail à temps partiel en contrat de travail à temps plein. Il devra toutefois prouver que le changement d’horaire entraîne sa mise à disposition constante de l’entreprise. 

La gestion des absences et congés

C’est l’accord de modulation du temps de travail en vigueur dans l’entreprise qui détermine les modalités de gestion des absences et d’acquisition des droits aux congés payés.

Les règles sont donc variables d’une entreprise à une autre.Pour les congés, l’accord peut par exemple fixer une période spécifique de référence pour l’acquisition des congés. L’accord peut aussi prévoir que les congés ouverts au titre de l’année de référence peuvent faire l’objet de reports.