Calculer le temps de travail et les heures travaillées est indispensable pour gérer la paie des salariés. De nombreux outils sur le marché de la paie et des Ressources Humaines proposent de gérer les temps de travail des salariés.
Mais comment calculer les heures travaillées des salariés ? Qu’est-ce que le temps de travail effectif ? Comment calculer les heures supplémentaires ?
Nous vous proposons dans cet article de faire le point sur le calcul des heures travaillées.
Quelle est la durée légale du travail en France ?
Avant de déterminer comment calculer les heures travaillées, rappelons les notions légales concernant le temps de travail des salariés.
La durée légale du travail
La durée légale du travail en France est de 35H par semaine soit 151,67 heures par mois et 1 607 heures par an.
À noter que dans certaines professions comportant des périodes d’inaction, une durée d’équivalence supérieure à 35H s’applique. La durée d’équivalence se substitue alors à la durée légale de travail de 35H. C’est le cas notamment des entreprises de transport sanitaire ou de transport routier.
Les durées maximales de travail
Les salariés ne peuvent pas travailler plus de :
- 10 heures par jour, 12 heures en cas d’accord collectif ou accord de branche.
- 48 heures par semaine.
À noter qu’en cas d’accroissement temporaire d’activité, l’employeur peut demander l’autorisation de l’inspecteur du travail pour dépasser la durée maximale journalière et hebdomadaire dans la limite de 60 heures par semaine.
En parallèle de la durée maximale hebdomadaire, il convient de respecter une durée moyenne hebdomadaire de 44 heures sur 12 semaines consécutives. Un accord d’entreprise ou à défaut un accord de branche peut porter la durée moyenne hebdomadaire à 46 heures par semaine.
Toutefois, la durée maximale de 46H peut être dérogée en cas de circonstances exceptionnelles par une demande individuelle de l’entreprise à la DREETS (ex DIRECCTE). Une demande plus globale au niveau d’un secteur d’activé ou une région peut être instruite par une organisation d’employeurs.
Exceptions pour certains salariés
Les jeunes de moins de 18 ans et notamment les apprentis ne peuvent pas dépasser, sauf dérogations, les durées maximales de travail suivantes :
- 8 heures par jour.
- 35 heures par semaine.
Les salariés ayant le statut de travailleur de nuit ne peuvent pas travailler, sauf dérogations, plus de 8 heures par jour et plus de 40 heures hebdomadaire sur 12 semaines consécutives.
Un accord d’entreprise ou à défaut un accord de branche peut porter la durée maximale moyenne hebdomadaire à 44 heures sur 12 semaines consécutives.
La notion de temps de travail effectif
Pour déterminer quelles sont les heures supplémentaires et complémentaires à verser au salarié et à quel taux, il faut savoir quelles sont les heures considérées comme du temps de travail effectif.
Est considéré comme du temps de travail effectif au regard des heures rémunérées et notamment la majoration des heures supplémentaires :
- Le temps de travail où le salarié est à la disposition de l’employeur et doit se conformer à ses directives sans pouvoir vaquer librement à ses occupations,
- Le temps d’habillage et de déshabillage,
- Le temps de déplacement professionnel,
- Le temps d’intervention d’astreinte,
- Le congé de formation,
- Le congé de naissance,
- Le congé pour événements familiaux,
- L’absence pour délégation des représentants du personnel,
- Les jours fériés chômés (conflit entre la position de l’administration et la jurisprudence),
- Le repos compensateur de remplacement,
- La contrepartie obligatoire en repos.
L’aménagement du temps de travail
L’employeur a la possibilité d’aménager le temps de travail sur une période supérieure à la semaine. C’est ce que l'on appelle également la modulation du temps de travail.
La modulation du temps de travail est généralement utilisée par les entreprises ayant des activités fluctuantes sur l’année avec des périodes hautes et des périodes basses.
La modulation du temps de travail peut être mise en place par accord d’entreprise ou à défaut par accord de branche. Elle peut également être mise en place par décision unilatérale de l’employeur dans la limite de 4 semaines et de 9 semaines pour les employeurs de moins de 50 salariés.
La durée maximale du cycle de travail est fixée à 1 an et peut être étendue à 3 ans en cas d’accord de branche étendue prévoyant cette possibilité.
La modulation du temps de travail permet de calculer les heures travaillées et ainsi les heures supplémentaires sur une durée supérieure à la semaine.
Exemple : Pour une modulation du temps de travail sur l’année, les heures travaillées au-delà de 1607 heures sont rémunérées au titre des heures supplémentaires.
Comment calculer les heures supplémentaires et complémentaires ?
Calculer les heures travaillées et celles considérées comme du temps de travail effectif permet de déterminer s’il faut ou non payer au salarié des heures supplémentaires et s’il faut les majorer.
Que sont les heures supplémentaires ?
Les 8 premières heures supplémentaires sont majorées à 25%, les heures suivantes sont majorées à 50%. Un accord d’entreprise ou à défaut un accord de branche peut prévoir des taux de majoration inférieurs à ce que prévoit la loi dans la limite plancher de 10%.
En cas d’absence non considérée comme du temps de travail effectif comme un arrêt de travail pour maladie par exemple, seule l’heure normale est rémunérée, il n’y a pas de majoration dans la limite du nombre d’heures d’absence.
À noter que les heures supplémentaires ne sont pas nécessairement payées au salarié, elles peuvent également être récupérées sous forme de repos compensateur de remplacement.
Que sont les heures complémentaires ?
Les heures des salariés à temps partiel effectuées au-delà de la durée mensuelle contractuelle sont rémunérées au titre des heures complémentaires. Contrairement aux heures supplémentaires, les heures complémentaires sont majorées à 10%. Au-delà de 10% et dans la limite de 1/3 de la durée contractuelle de travail, elles sont majorées à 25%.
Un accord d’entreprise ou à défaut un accord de branche peut prévoir une majoration de 10% jusqu’à 1/3 de la durée contractuelle de travail.
Illustration par un exemple :
Un salarié effectue sur une semaine les horaires suivants. Aucun accord sur les heures supplémentaires n’est applicable dans son entreprise :
- Lundi : 9h
- Mardi : 9h
- Mercredi : 9h
- Jeudi : 9h
- Vendredi : 9h
- Samedi : repos
- Dimanche : repos
- Total : 45h
Il bénéficie de 8 heures à 125% et de 2H à 150% soit 10 heures supplémentaires.
La semaine suivante, il prend un jour de congés payés.
- Lundi : 10h
- Mardi : 10h
- Mercredi : Congés payés
- Jeudi : 10h
- Vendredi : 10h
- Samedi : Repos
- Dimanche : Repos
- Total : 40h
L’absence pour congés payés correspondant à 7H n’étant pas considérée comme du temps de travail effectif, il bénéficie de 7 heures normales non majorées et de 5 heures supplémentaires à 125%.
Logiciel de gestion des temps : un outil pour gérer plus efficacement les heures travaillées
Le suivi et le calcul des heures travaillées peuvent être gérés par l’intermédiaire des logiciels de paie ou des logiciels de gestion des temps.
Saisie des heures travaillées en auto déclaration
Par l’intermédiaire d’un espace personnel sécurisé, le salarié peut auto-déclarer ses heures travaillées ainsi que ses absences.
Validation par le responsable hiérarchique.
Les temps et activités auto-déclarés par le salarié sont ensuite validés par le responsable hiérarchique.
Calcul de la paie.
Au moment du calcul de paie, les heures travaillées sont calculées et génèrent en paie les rubriques d’heures supplémentaires et alimentent les différents compteurs qui peuvent être alors contrôlés par le gestionnaire de paie.
Ce mode de fonctionnement permet de justifier des heures effectuées par les salariés en cas de contrôle et dans la mesure où les heures sont auto-déclarées par le salarié, diminue le risque de litige entre ce dernier et l’employeur. L’auto-déclaration des salariés procure également un gain de temps non négligeable pour le gestionnaire de paie qui n’a plus à saisir les éléments de salaire liés aux heures travaillées.
Facilitez le calcul des heures travaillées de vos salariés grâce au logiciel Kelio. Par badgeage ou par l'intermédiaire d'un espace personnel sécurisé permettant au salarié d'auto-déclarer ses heures travaillées et ses absences, la gestion du temps de travail n'aura jamais été aussi simple !
