En France, l’employeur a l’obligation de rembourser les frais de transport publics engagés par les salariés pour se rendre au travail. Ces remboursements de l’employeur entrent dans le champ d'application des frais professionnels. Ainsi, sous certaines conditions ils sont exonérés de cotisations sociales et d'impôt sur le revenu.
Comment fonctionne le dispositif de remboursement obligatoire des frais de transport public domicile-travail ? Et quelles sont les limites d’exonération ?
Les frais de transports publics : une participation obligatoire à hauteur de 50%
Le remboursement obligatoire des frais de transport public domicile-travail, c’est quoi ?
L'employeur est tenu de prendre en charge 50% du coût des abonnements aux transports publics ou aux services publics de location de vélos (par exemple, le Pass Navigo ou la location de Vélib' à Paris) souscrits par les salariés pour leurs trajets entre leur domicile et leur lieu de travail. Cette obligation s'applique quelle que soit la localisation de l'entreprise en France.
Remboursement des frais de transport public : Qui est concerné ?
Tous les salariés de l’entreprise
Tous les salariés, sans exception, bénéficient de la prise en charge obligatoire de 50% des frais de transport public par l'employeur. Cela inclut non seulement les salariés en contrat à durée indéterminée ou déterminée, y compris les alternants, mais également les stagiaires.
Cas particulier des temps partiels
Pour les salariés à temps partiel, le principe de la prise en charge des frais de transport public est identique à celui des salariés à temps plein. Ainsi, aucun prorata n'est appliqué en fonction de la durée hebdomadaire du contrat. Un salarié travaillant en 4/5ème bénéficie du même niveau de remboursement qu'un salarié à temps plein.
Toutefois, pour les salariés dont la durée de travail est inférieure à 50% de la durée du travail en vigueur dans l’entreprise, un prorata est appliqué. Ce prorata correspond au nombre d'heures travaillées divisé par 50% de la durée du travail à temps complet.
Par exemple, si la durée hebdomadaire de travail dans une entreprise est de 35 heures et que la prise en charge mensuelle par l'employeur est de 86,40 euros, le calcul est effectué comme suit :
- Pour un salarié travaillant 20 heures par semaine : 86,40 euros × 50 % = 43,20 euros
- Pour un salarié travaillant 10 heures par semaine : 86,40 euros × 50 % × (10 / 17,5) = 29,62 euros
Et les télétravailleurs ?
Dans ses « questions-réponses » sur le télétravail en période de Covid-19, le ministère du Travail indiquait que l’obligation de prise en charge à 50% des frais d'abonnement aux transports publics devait s’appliquer dans les conditions habituelles lorsque le télétravail s’effectue par alternance (par exemple, 1 ou 2 jours par semaine ou une semaine sur deux), sans abattement des jours en télétravail.
En revanche, lorsque le salarié est placé en situation de télétravail à domicile « en continu » sur le mois ou la semaine, l’employeur n’est pas tenu à cette obligation de prise en charge, dès lors que le salarié n’a eu aucun trajet à effectuer durant la période considérée.
En l’espèce, même si le BOSS ne précise pas de dispositions spécifiques concernant les télétravailleurs, nous pouvons en déduire que dès lors qu'un salarié effectue au moins un trajet sur le mois, ou la semaine en cas d'abonnement hebdomadaire, l'employeur est tenu de lui rembourser 50% de son abonnement.
Comment fonctionne le remboursement obligatoire des frais de transport public ?
La notion de résidence habituelle
La résidence habituelle est une notion importante, car elle détermine l'obligation de l'employeur à rembourser les frais de transport public du salarié. Ainsi, elle correspond au lieu où le salarié réside pendant les jours travaillés.
Ainsi, lorsque le salarié a un logement près de son lieu de travail durant la semaine et un autre où vit sa famille qu’il rejoint le week-end, sa résidence habituelle est celle où il réside en semaine.
Contrairement à ce qui était pratiqué à la mise en place du dispositif, aucune distinction ne doit être faite selon la situation géographique de la résidence. Par conséquent, les salariés dont l'éloignement de la résidence habituelle du lieu de travail relève de la convenance personnelle doivent bénéficier de la prise en charge obligatoire de 50% des titres d'abonnement aux transports publics.
Quels sont les titres de transport concernés ?
Sont concernés par la prise en charge obligatoire :
- Les abonnements multimodaux à nombre de voyages illimités, les abonnements annuels, mensuels, hebdomadaires ou à renouvellement tacite à nombre de voyages illimité émis par la SNCF ainsi que par les entreprises de transport public et les régies.
- Les cartes et abonnements mensuels, hebdomadaires ou à renouvellement tacite à nombre de voyages limités délivrés par la RATP, la SNCF, les entreprises de l’Organisation professionnelle des transports d’Île-de-France ainsi que par les entreprises de transport public et les régies.
- Les abonnements à un service public de location de vélos.
Ainsi, les billets à l’unité sont exclus de la prise en charge.
Les abonnements à un service de transport de type taxi collectif sont également concernés à condition que la société qui assure ledit transport ait passé une convention avec l’autorité organisatrice de la mobilité territorialement compétente.
L’employeur doit prendre en charge 50% du coût des titres d’abonnement souscrits pour les trajets domicile-travail, sur la base d’un tarif de 2e classe. Ainsi, en cas d’abonnement au tarif 1ère classe, le remboursement de l’employeur porte sur le tarif 2nde classe.
Pour les abonnements SNCF, cette obligation couvre le coût de l’abonnement lui-même, mais pas les réservations effectuées par les salariés.
Lorsque plusieurs abonnements à des services publics de transport en commun ou de location de vélos sont nécessaires pour réaliser le trajet entre le domicile et le lieu de travail, l’employeur prend en charge 50% du coût de chacun de ces titres d’abonnement. Exemple : un salarié qui emprunterait tout d'abord le train puis utiliserait un vélo pour se rendre à son travail.
Les justificatifs transmis par le salarié
Le salarié est tenu de remettre ou, à défaut, de présenter son titre de transport à son employeur. En l’absence de présentation du justificatif, l’employeur n’est pas tenu de procéder au remboursement.
Remboursement des frais de transport public : le traitement en paie
Le remboursement obligatoire des frais de transport public bénéficie d'un régime social et fiscal de faveur. Par ailleurs, des règles spécifiques s’appliquent en cas d’entrée ou départ en cours de mois.
Embauche ou départ en cours de mois
En cas d’embauche ou de départ du salarié au cours de la période de validité du titre de transport, la prise en charge obligatoire des frais de transport est limitée à la période couverte par le contrat de travail.
Ainsi, en cas de départ ou d'embauche d'un salarié en cours de mois, l’employeur doit réaliser un prorata en fonction du nombre de jours travaillés. Par exemple, pour un abonnement mensuel de 84,10 € et un salarié dont le contrat prend fin le 10 septembre, la prise en charge obligatoire pour septembre sera calculée comme suit : 84,10 € / 2 × 10 / 30 = 14,02 €.
Exonération de cotisations sociales
La prise en charge obligatoire de 50% des frais de transport est exonérée de cotisations sociales, même en cas d’application d’une déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels.
Exonération d'impôt sur le revenu
Le remboursement correspondant à la prise en charge obligatoire de 50% est exonéré d’impôt sur le revenu. Toutefois, le salarié qui opte pour la déduction de ses frais professionnels selon le régime des frais réels doit ajouter à son revenu imposable la contribution de son employeur aux frais de transport domicile-travail.
Mention sur le bulletin de paie
Le montant de la prise en charge des frais de transport doit figurer sur le bulletin de paie.
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