Dans certaines entreprises, la prime d’assiduité, ou prime de présence, est attribuée aux salariés afin d’encourager et récompenser leur présence régulière. Ainsi, en cas d’absence du collaborateur, cette prime est minorée, voire supprimée. Le point sur la prime d’assiduité, son fonctionnement et son traitement en paie.
Qu’est-ce que la prime d'assiduité ?
Parmi les leviers de lutte contre l’absentéisme, nous retrouvons l’attribution d’une prime d’assiduité aux salariés qui n’ont pas été absents sur une période donnée. En quoi consiste exactement la prime d’assiduité et comment l’instaurer dans l’entreprise ? Comment fonctionne la prime d’assiduité ? Que dit la loi ou la jurisprudence quant aux règles de suppression ou minoration ? Comment la traiter en paie ?
La prime d’assiduité c’est quoi ?
La prime d’assiduité, également nommée prime de présence, est une gratification accordée aux salariés pour récompenser leur régularité et leur présence continue au travail. Contrairement à d'autres primes qui peuvent être basées sur la performance ou la productivité, la prime d'assiduité est directement liée à l'absence ou non du salarié sans lien avec des performances individuelles ou collectives.
Cette gratification salariale a pour objectif d’encourager les collaborateurs de l’entreprise à maintenir un taux de présence élevé, réduisant ainsi l'absentéisme au sein de l'entreprise.
La prime d’assiduité, un levier historique de lutte contre l’absentéisme
La prime d’assiduité s'inscrit depuis longtemps comme un outil stratégique dans la lutte contre l’absentéisme au sein des entreprises. Historiquement, cette gratification financière a été mise en place pour motiver les salariés à maintenir une présence régulière et constante. Elle était notamment beaucoup utilisée dans l’industrie et ensuite déclinée dans certaines entreprises dans le secteur du tertiaire.
Même s’il existe désormais d’autres leviers pour lutter contre l’absentéisme des salariés comme les actions de QVT (qualité de vie au travail), de nombreuses entreprises intègrent encore la prime d’assiduité dans leur système de rémunération.
Qui fixe les règles en matière de prime d’assiduité ?
La loi ne prévoit pas de prime d’assiduité ou prime de présence. Ainsi, la prime d’assiduité peut être mise en place dans l’entreprise par un accord collectif, par décision unilatérale de l’employeur ou encore en vertu d’un usage dans l’entreprise. Ses modalités d’attribution peuvent également être mentionnées dans le contrat de travail du salarié.
Par ailleurs, certaines conventions collectives peuvent prévoir une prime d’assiduité. Dans ce cas, l’employeur a l’obligation de la mettre en place dans son système de rémunération. Par exemple, la convention collective unifiée ports et manutention du 15 avril 2011 (IDCC 3017) prévoit une prime d’assiduité de 5% du salaire minimum garanti mensuel. Cette prime est versée intégralement pour les salariés présents tout le mois et minorée en fonction des jours d’absence pris en compte pour le calcul de la prime.
Lorsque l’employeur décide unilatéralement de mettre en place cette prime, la loi n’exige pas de document écrit. Toutefois, il est fortement recommandé de formaliser cette décision par écrit pour en préciser le montant et les conditions d’attribution, afin d’éviter tout litige. Cet écrit peut prendre la forme d’une note de service ou d’un accord signé par la direction et les représentants du personnel.
Comment calculer la prime d’assiduité ?
La mise en place d’une prime d’assiduité peut permettre de lutter contre l’absentéisme dans l’entreprise. Afin que celle-ci soit conforme, il est nécessaire de respecter certaines règles en matière de minoration de la prime en cas d’absence. Ces règles sont très largement régies par la jurisprudence, la loi étant muette à ce sujet.
Prime d’assiduité : quel est son montant ?
Le montant de la prime d’assiduité est fixé dans les textes la prévoyant, qu’il s’agisse d’un accord de branche, d’un accord d’entreprise ou encore d’une clause du contrat de travail.
La prime d’assiduité peut prendre plusieurs formes :
- Un montant forfaitaire.
- Un % du salaire de base ou d’un salaire minimum de la catégorie du salarié.
Elle peut être versée tous les mois ou de manière plus échelonnée (trimestrielle, semestrielle, …).
Suppression ou minoration de la prime en fonction des absences
Pour avoir un effet efficace sur la présence du salarié dans l’entreprise, le montant de la prime d’assiduité est minoré jusqu’à devenir nul en cas d’absence du collaborateur sur le mois ou sur la période considérée.
Pour fixer les modalités de calcul de la prime d’assiduité, une règle de non-discrimination doit être respectée quant aux absences prises en compte en fonction de la situation individuelle du salarié (santé, situation familiale, engagement syndical, …).
Ainsi, l’employeur peut prendre en compte toutes les absences, y compris la grève, la maternité ou encore l’accident du travail, dans la mesure où un type d’absence ne soit pas favorisée par rapport à une autre absence du même type.
En pratique, toutes les absences, justifiées ou non, autorisées ou non, doivent entraîner la même conséquence sur la prime d’assiduité (Cour de cassation - 26 septembre 2018 - n°17-18011).
Des exemples de prime d’assiduité
Prime d’assiduité d’un montant fixe calculée au prorata du temps de présence
Une prime d’assiduité de 250 euros est accordée à tout le personnel d’une entreprise et calculée au prorata en fonction du temps de présence. En cas d’absence non considérée comme du temps de travail effectif, elle est donc minorée, voire supprimée en cas d’absence totale durant le mois.
- Un salarié à temps plein a 4 jours d’absence pour maladie dans le mois. Sa prime d’assiduité sera de : 250/30*26 = 216,67 euros.
- Une salariée débute son congé maternité le 10 du mois. Sa prime d’assiduité sera de : 250/30*10 = 83,33 euros. Le mois suivant, la prime sera suspendue jusqu’à son retour de maternité
Prime d’assiduité calculée en fonction d’un % du salaire et au prorata du temps de présence
Un employeur met en place une prime d’assiduité de 4% du salaire de base, calculée au prorata du temps de présence.
- Un salarié a 2 jours de grève et un salaire de base de 1800 euros. Sa prime d’assiduité sera de : 1800*4%/30*28 = 67,20 euros.
- Un salarié a un salaire de base de 2300 euros et 10 jours d’absence pour congé paternité. Sa prime d’assiduité sera de : 2300*4%/30*20 = 61,33 euros.
Prime d’assiduité calculée en fonction du nombre de jours d’absence
Un employeur met en place une prime d’assiduité de 300 euros. Cette prime sera réduite de moitié en cas d’absence de plus de 4 jours et supprimée en cas d’absence de plus de 8 jours.
- Un salarié a une absence pour maladie enfant de 2 jours. Il conservera sa prime d’assiduité de 300 euros.
- Un salarié a un arrêt maladie de 5 jours. Sa prime d’assiduité sera de 150 euros.
- Un salarié prend son congé paternité de 25 jours. Sa prime d’assiduité sera supprimée.
Prime d’assiduité : quel traitement en paie ?
Lorsque les règles de la prime d’assiduité sont bien établies conformément à la jurisprudence et formalisées pour plus de transparence pour le salarié, il est important de connaître les règles en matière de traitement en paie. Alors, la mention de la prime d'assiduité est-elle obligatoire sur le bulletin de salaire ? Est-elle soumise à cotisation et à l'impôt sur le revenu ?
Mention sur le bulletin de paie
La prime d’assiduité doit être expressément mentionnée sur le bulletin de salaire.
Régime social et fiscal de la prime d’assiduité
La prime d’assiduité est comprise dans l’assiette de calcul des cotisations de Sécurité Sociale et charges ayant la même assiette. Ainsi, elle est entièrement soumise à cotisations et contributions sociales de la même manière que le salaire.
Prime d’assiduité et prélèvement à la source
La prime d’assiduité est soumise à l’impôt sur le revenu. Ainsi, elle entre dans la base de calcul du prélèvement à la source ainsi que dans le salaire net imposable déclaré à l’administration fiscale via la DSN.
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