La gestion de la paie est une des activités les plus importantes d’un service RH, et la moindre erreur dans ce domaine peut avoir de sérieuses conséquences sur la motivation des salariés.
Tout employeur soucieux de préserver le bien-être au sein de son entreprise doit donc mettre en place des solutions pérennes pour éviter au maximum les erreurs dans le calcul et le versement des salaires. Cependant, dans un contexte législatif en perpétuel changement, il est parfois difficile de rester à jour et d'assurer la conformité de chaque fiche de paie. Il est donc essentiel de choisir avec soin le logiciel avec lequel on procède à l'édition des bulletins de paie.
Un cadre législatif en perpétuelle évolution
La fréquence des changements législatifs liés à la paie dépend de l'environnement politique, et résulte des choix en matière de droit social et de fiscalité. Il peut s'agir de nouvelles exonérations de charges sociales ou patronales, ou encore d'un changement de plafond pour les cotisations prélevées sur la paie.
Chaque réforme sociale ou fiscale peut entraîner son lot de modifications dans la législation et le droit du travail. On se rappelle ainsi l'instauration de la DSN obligatoire, qui impose aux entreprises de procéder à une déclaration mensuelle pour chaque salarié.
Les erreurs de conformité de la paie peuvent avoir diverses conséquences : des amendes infligées à l'entreprise, des redressements, et peuvent d'une façon générale nuire à la réputation et au bon fonctionnement de l'entreprise, en raison du mécontentement des salariés. Le service des ressources humaines est donc soumis à une pression constante, et doit procéder à la mise en œuvre du meilleur processus possible pour assurer la conformité de la paie.
Choisir le meilleur éditeur pour la gestion de la paie
La sélection des bons logiciels est une étape délicate dans tous les corps de métier. Pour le service du personnel, le logiciel d'édition de la paie est celui qui permet le calcul des jours de travail, des congés, des absences, du salaire brut et net, des cotisations, et d'établir la liste de tous les éléments qui constituent le bulletin de paie final. C'est sur la base de ce bulletin que se fera le paiement du salaire par l'employeur, il est donc crucial que le logiciel commette le moins d'erreur possible chaque mois.
Les mises à jour liées aux nouveautés législatives peuvent être faites manuellement, grâce à une veille assurée par les ressources humaines. Mais les outils actuels permettent d'effectuer cette veille de façon automatique, ce qui allège le travail des personnes en charge de la paie.
L'utilisation d'un éditeur de paie correctement paramétré peut réduire considérablement le nombre de tâches répétitives effectuées par les collaborateurs en charge de ce sujet. L'automatisation de la récolte et du traitement des données doit précéder le calcul de la paie. Toutes ces fonctionnalités doivent intégrer l'accès à une mise à jour régulière, pour refléter la réalité sociale et légale du pays.
Tout bon logiciel s'accompagne également d'un service d'assistance. Un suivi à distance doit assurer que chaque problème trouve sa solution rapidement : la mise à jour de la conformité, le traitement des erreurs ou encore la formation des collaborateurs à la gestion du logiciel.
Comment garantir une conformité constante des paies ?
La sérénité concernant la gestion des salaires passe le plus souvent par la sélection d'un logiciel de paie performant, aux fonctionnalités performantes et capables de procéder à l'automatisation de ses mises à jour. Les fonctionnalités avancées, comme la gestion des DSN ou de la conformité RGPD, peuvent également faire gagner du temps à l'entreprise.
On peut également songer à une externalisation de la gestion de la paie en faisant appel à un prestataire, ce qui offre plusieurs avantages pour l'employeur : le recours à un expert qui garantit la conformité de la paie et la mise à jour vis-à-vis du cadre législatif, ainsi que l'allègement de la charge de travail des collaborateurs de l'entreprise.
Dans ce cas, il reste souhaitable de s'intéresser au processus observé par le prestataire, ainsi qu'au logiciel d'édition utilisé pour le calcul et la création des bulletins de paie. Vérifier la réputation du prestataire est également indispensable, afin de garantir aussi bien la qualité de son travail que la sécurité des données qui lui sont confiées.
En raison de la complexité grandissante de la législation, il est important d'adopter le meilleur processus pour garantir la conformité de la paie : qu'il s'agisse de l'usage en interne d'un logiciel performant ou de l'externalisation de la gestion de la paie, l'enjeu principal est de minimiser les erreurs possibles. L'entreprise assure ainsi la stabilité sociale de ses salariés.
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