Les salariés ont la possibilité de prendre leurs congés payés avant la période d’ouverture des droits, les congés sont alors pris par anticipation. C’est ce que l’on appelle les congés anticipés.
Mais comment fonctionne la prise des congés anticipés ? Est-ce un droit pour le salarié ? L’employeur peut-il les refuser ? Comment en faire la demande ? Et comment bien gérer en paie les congés anticipés ?
Dans cet article, nous vous livrons tous nos conseils pour gérer au mieux les congés anticipés des salariés.
Congés payés : rappel des principes généraux
La complexité de la paie française et la tendance des services paie à être en sous-effectif pour diverses raisons (réduction des coûts, difficultés à recruter, …) peuvent entraîner des erreurs de paie dans les entreprises. Alors qu’elles sont les erreurs de paie les plus courantes ?
Les salariés, quel que soit le type de contrat, ont droit à 5 semaines de congés indemnisés par l’employeur par an. Mais comment fonctionne l’acquisition des congés payés ? Quelle est la période de référence ? Et quelles sont les modalités de prise des congés payés ?
Congés payés : les règles d’acquisition
Un salarié acquiert 2,5 jours ouvrables de congés payés par mois de travail effectif chez le même employeur, dans la limite de 30 jours ouvrables (soit 5 semaines de 6 jours ouvrables). Toutefois, un calcul en jours ouvrés est possible à condition de ne pas léser le salarié ni au niveau de l’acquisition ni du décompte des jours pris.
Un mois de travail effectif correspond à :
- 4 semaines de travail ou assimilé.
- Ou 24 jours de travail ou assimilé si l’horaire de travail est réparti sur 6 jours, un calcul au prorata est opéré en cas d’organisation du travail différente (5 jours, 5,5 jours, …).
Certains congés, arrêts de travail ou absences sont assimilés à du temps de travail pour l’acquisition des congés payés. C’est le cas des congés de maternité, de paternité et d’adoption, des arrêts de travail pour accident du travail ou maladie professionnelle (AT/MP) ou des jours de repos/RTT résultant d’un accord d’aménagement du temps de travail.
Depuis le 24 avril 2024, les arrêts de travail pour accident ou maladie non professionnelle sont également assimilés à du travail effectif pour l'acquisition des congés payés, mais avec une acquisition minorée. Ainsi, ces arrêts donnent droit à 2 jours ouvrables de congés payés par mois, dans la limite de 24 jours par période d'acquisition.
Par ailleurs, conformément à l’article L. 3141-7 du Code du travail lorsque le nombre de jours de congés payés n’est pas un nombre entier, il est arrondi à l’entier supérieur.
La période d’acquisition
Sauf disposition contraire d'un accord collectif, la période d’acquisition des congés payés s'étend du 1er juin de l’année N au 31 mai de l’année N+1. Par exemple, la période d’acquisition du 1er juin 2023 au 31 mai 2024 correspond aux congés payés à prendre du 1er juin 2024 au 31 mai 2025. On distingue donc deux types de compteurs de congés :
- Les congés en cours d’acquisition.
- Les congés acquis.
Dans certaines professions, comme celles du BTP, où les employeurs sont tenus de s’affilier à des caisses de congés payés, la période de référence est fixée du 1er avril de l’année N au 31 mars de l’année N+1. Il n’est pas possible de déroger à cette règle par accord collectif.
La prise des congés payés
La période de prise des congés payés est habituellement définie par un accord d'entreprise ou d'établissement, ou, à défaut, par une convention ou un accord de branche. C'est à l'employeur de déterminer cette période, après consultation du Comité Social et Économique (CSE). Elle est traditionnellement fixée du 1er juin au 31 mai de l’année suivante.
Les salariés ont le droit de prendre des congés payés dès leur embauche. Ainsi, il n’est pas obligatoire d’attendre la période de prise des congés payés, c’est ce qu’on appelle la prise de congés anticipés. Une seule condition, il faut que le salarié ait acquis les congés payés avant de les prendre.
Le paiement des congés payés en cas de départ du salarié
En cas de départ du salarié en cours de période, les congés payés acquis et non pris sont indemnisés au salarié lors du solde de tout compte.
L’indemnité compensatrice de congés payés est calculée selon la méthode la plus favorable entre :
- Le maintien de salaire : salaire habituel / 26 (22 si congés en jours ouvrés).
- Le dixième : base de congés payés / nombre de jours de congés acquis / 10.
Il convient alors d’appliquer le taux le plus favorable au salarié et de le multiplier par le nombre de congés restants.
On distingue alors deux types d’indemnité :
- L’indemnité compensatrice de congés payés en cours d’acquisition : la base de congés payés prise en compte pour le calcul de l’indemnité correspond à la rémunération de la date de début de la période d’acquisition (par exemple le 01/06) à la date de sortie.
- L’indemnité compensatrice de congés payés acquis : la base de congés payés prise en compte pour le calcul de l’indemnité correspond à la rémunération de la période précédente d’acquisition.
Comment fonctionnent les congés anticipés ?
Le salarié a la possibilité de prendre ses congés payés avant l’ouverture de la période de prise. Mais comment fonctionne la prise des congés par anticipation ? Existe-il une procédure particulière ? L’employeur a-t-il la possibilité de les refuser ?
Un congé anticipé, c’est quoi ?
Un congé anticipé est un congé payé pris par un salarié avant la période de prise en vigueur dans l’entreprise.
Exemple :
Un salarié prend 1 semaine de congé payés en août alors qu’il est entré dans l’entreprise au mois de juin. Il a bien acquis ses 6 jours de congé ouvrables, mais n’est pas obligé d’attendre le 1er juin de l’année suivante pour les prendre.
Congés anticipés : l’employeur peut-il refuser ?
Conformément à l’article L. 3141-12 du Code du travail, la prise de congé payé est un droit pour le salarié dès son embauche. Il a donc la possibilité de prendre ses congés payés par anticipation dès leur acquisition et avant la date de prise des congés payés en vigueur dans l’entreprise. L’employeur a toutefois la possibilité de refuser ou reporter les congés payés posés par le salarié, mais pas en raison du fait qu’ils soient pris par anticipation, mais conformément à son pouvoir de direction dans l’organisation des congés payés.
Pour rappel, voici les critères d’ordre de départ en congés :
- Situation familiale du salarié.
- Ancienneté.
- Activité chez un ou plusieurs autres employeurs.
Par ailleurs, les conjoints et partenaires liés à un PACS travaillant dans la même entreprise ont droit à un congé simultané.
Comment demander la prise de congés anticipés ?
Il n’y a pas de procédure spécifique pour la prise de congés payés en cours d’acquisition, sachant que les règles d’accord de l’employeur sont les mêmes que pour les congés acquis.
La demande peut être effectuée par écrit à l’aide d’un formulaire dédié ou d’un mail. La demande de congés payés peut également passer par le logiciel de paie, de gestion des temps ou encore un SIRH. Cette dernière option a l’avantage d’optimiser la validation et le traitement en paie des congés payés.
Congés anticipés : la gestion en paie
La prise de congés payés par anticipation nécessite un traitement paie particulier. Ainsi, le logiciel de paie doit être correctement paramétré afin de générer le bon taux journalier au moment de la prise des congés payés et d’impacter le bon compteur.
Prise de congés payés anticipés : quel traitement en paie ?
Lorsqu’un salarié prend des congés payés, deux rubriques de paie sont générées en paie :
- Retenue congés payés : salaire habituel / 26 (ou 22 si congés en jours ouvrés).
- Indemnité de congés payés : selon la méthode la plus favorable entre le maintien de salaire et le dixième.
Ainsi, en cas de prise de congé de manière anticipée, il convient de prendre en compte pour le calcul de l’indemnité la base de congés payés de la période d’acquisition et non de la période précédente.
Congés anticipés : bien vérifier les compteurs
Le gestionnaire doit veiller à ce que le compteur de congés payés en cours d’acquisition soit bien imputé des jours pris par anticipation par le salarié. Ce contrôle est indispensable, car cela va impacter le solde de congé à l’ouverture de la période de prise et l’éventuelle indemnité compensatrice de congés payés en cas de départ du salarié en cours de période d’acquisition.
Certaines solutions de paie mettent en place des états des compteurs de congés payés afin de faciliter le contrôle des gestionnaires de paie.
Pour gérer au mieux la prise des congés anticipés des salariés, qui constitue un droit pour le salarié, quels que soient le temps de travail et le type de contrat, il est donc important de mettre en place des procédures claires et optimisées pour la prise des congés payés et de mettre l’accent sur le contrôle de paie.
Vous avez des difficultés à gérer les congés anticipés ? Optez pour le logiciel SIRH : Kelio. Un outil simple et efficace pour résoudre ce problème.
