Avoir un bon vivier de candidats, dans lequel il est possible de puiser lorsque vous avez besoin d’embaucher quelqu’un, est essentiel dans la gestion des ressources humaines d’une entreprise. Il est donc important de mettre à profit le temps que vous passez à trier les CV reçus pour enrichir et nourrir votre réserve de candidats. Dans cet article, découvrez comment constituer un vivier de talents pertinent et comment l’animer !
Qu'est-ce qu'un vivier de candidats ?
La définition d’un vivier de candidats est très simple : c’est une base de données regroupant toutes les candidatures et les CV pertinents reçus en candidature spontanée ou au cours de vos précédentes campagnes de recrutement. C’est un outil indispensable pour gagner du temps et anticiper ses futurs besoins en recrutement.
Ce vivier de candidatures peut être utilisé lors de chaque nouveau processus de recrutement. Bien géré et régulièrement mis à jour, il constitue une base de travail efficace et très utile pour les métiers du recrutement. Un vivier de candidats en anglais est appelé « sourcing » ou encore « talent pool ».
Pourquoi est-il important d’avoir un bon vivier de candidats ?
Recruter efficacement, plus rapidement, en ne ciblant que des profils qualifiés et pertinents... Les avantages d’un vivier de compétences (synonyme de « vivier de candidats ») sont nombreux. Cette réserve de talents vous permet d’avoir une liste de candidats potentiels toujours à portée de main, dans laquelle vous pourrez rechercher vos futurs collaborateurs, avant de vous lancer dans une recherche plus élargie. Cette phase du recrutement peut notamment être très utile lors de recrutements urgents. Ne négligez donc pas la place importante du vivier de talents dans votre stratégie RH. Alors concrètement, nous vous expliquons quelles sont les bonnes raisons de constituer votre vivier de candidats au plus vite :
Obtenir des profils qualifiés
Dans un vivier de candidats, vous ne disposez que de candidatures qui ont déjà été traitées et examinées avec soin. Ce sont donc, normalement, les profils les plus qualifiés. Ceux que vous avez souhaité conserver et que vous verriez bien intégrer votre équipe.
Avoir des talents accessibles rapidement
Le rôle d’un vivier de candidats est de recruter des nouveaux talents ou des talents déjà identifiés, tout en vous faisant gagner du temps. Le tri ayant déjà en partie été fait, vous disposez de candidatures qualifiées en quelques clics. Ce temps gagné peut vous faire réduire considérablement la durée de vos campagnes de recrutement, si votre nouveau candidat idéal fait partie de cette liste, et est disponible au moment où votre besoin se fait ressentir.
Améliorer sa marque employeur
On ne vous apprend rien, l’image de marque employeur d’une entreprise est déterminante dans un processus de recrutement. Elle aide grandement un candidat à se décider d’accepter ou non une offre qui lui est faite. Si vous avez déterminé que les talents de votre vivier sont les perles rares que vous souhaitez voir intégrer vos équipes un jour, les candidats eux-mêmes ont un avis sur votre potentiel d’employeur. Il est donc important de faire vivre ce vivier en gardant contact avec vos candidats. Restez informés de leur disponibilité ou indisponibilité, suivez-les sur les réseaux sociaux professionnels tels que LinkedIn par exemple, et mettez à jour votre base de données en conséquence. Ainsi, vous améliorerez l’expérience candidat de votre parcours de candidature et l’image de marque de votre entreprise.
Comment créer un vivier de candidats en 3 étapes ?
Collecter, trier et examiner les CV, puis animer et mettre à jour la base de données. Voici les grandes étapes de la création d’un vivier de candidats. Cela peut sembler chronophage, mais le tout est d’avoir la bonne méthode, les bons outils et, surtout, d’intégrer cette gestion dans vos tâches quotidiennes.
1. Choisir un outil de création de vivier de talents
La création d’un vivier de candidats n’est pas une tâche évidente, et elle peut prendre beaucoup de temps. La bonne nouvelle, c’est qu’il existe aujourd’hui sur le marché de nombreux outils qui rendent la gestion de vos candidatures plus simple et plus efficace. Par exemple, un logiciel de recrutement ATS (Applicant Tracking System) permet de stocker l’intégralité des candidatures reçues sur une plateforme tout en suivant leur progression à chaque étape du processus de recrutement. Avec un ATS, vous avez accès à votre réserve de candidats directement depuis une seule et même plateforme. Ce qui en facilite la gestion, grâce à la vision globale que cela apporte, vous pouvez facilement l’enrichir avec de nouveaux candidats, des candidatures spontanées, ou supprimer des profils, etc.
A noter que : dans un vivier de candidats, vous stockez des données à caractère personnel. Dans ce cadre, assurez-vous d’être conforme au RGPD et de protéger les données de vos postulants. Toutefois, en utilisant le logiciel ATS de Kelio, pas besoin de vous en préoccuper, on le fait pour vous !
2. Collecter les candidatures
Comment enrichir son vivier de candidats ? En rassemblant les candidatures les plus intéressantes que vous ayez reçues. Mais certaines sources sont souvent écartées par les recruteurs pour créer leur base de données. Attention, vous risquez de passer à côté de profils intéressants si vous n’êtes pas attentifs à toutes les candidatures. Alors, soyez vigilants :
- Vos candidatures refusées ne méritent pas toutes d’être mises à la poubelle en fin de processus de recrutement. Conservez celles qui pourraient vous intéresser à l’avenir. Avec un traitement de masse, vous pouvez basculer tous les refus d’une campagne pour les mettre dans votre vivier de talents.
- N’oubliez pas non plus vos anciens collaborateurs (alternants, stagiaires et CDD). Ils sont familiers avec votre culture d’entreprise, vos façons de travailler et représentent un réel atout pour votre vivier de candidats.
- Les candidats cooptés et recommandés : c’est aussi une mine d’or pour vos futurs recrutements. Même si les CV n’arrivent pas au bon moment, ajoutez-les à votre base de données.
- Vos candidatures spontanées : surtout si vous disposez d’un site carrière, les talents peuvent venir à vous. Malheureusement, le timing n’est pas toujours bon malgré des profils intéressants. Pensez à les ajouter régulièrement à votre vivier de candidats.
En outre, n’oubliez pas de répondre à vos postulants, après l’étude de leur CV. Pour les candidats dont le profil ne vous intéresse pas du tout, vous pouvez leur faire un retour négatif et définitif. En revanche, pour les postulants que vous souhaitez conserver dans votre base de données, il peut être utile de leur faire une “réponse vivier”, pour les informer de votre intérêt pour leur profil, même s’il ne correspond encore à aucun poste à pourvoir. Ainsi alertés, ils seront plus enclins à revenir vers vous et à suivre l’actualité de votre entreprise.
⚠️ Alerte RGPD ! Vos candidats peuvent refuser d’être ajoutés dans votre vivier de talents. Pour rester conforme au RGPD, vous devez donc les informer que, sans contestation de leur part, vous vous réservez le droit de conserver leur candidature pour une durée de 2 ans à compter de la réception. En cas de refus formel, vous avez l’obligation de supprimer la candidature de votre base de données.
3. Trier les candidatures
Un vivier de talents doit servir votre sourcing candidats et donc être construit selon vos besoins. Pour cela, votre base de données doit être structurée de manière à gagner du temps et à optimiser l’usage collaboratif. Plusieurs options s’offrent à vous :
- Vous pouvez trier vos candidatures selon des critères précis : secteur d’activité, métier, situation géographique, compétences, etc.
- Avec un ATS, vous pouvez utiliser des tags pour trier vos candidats : ils se révèlent utiles pour filtrer encore plus finement vos candidatures.
- Pour les grands volumes de CV, vous pouvez vous aider du parsing. Cela consiste à analyser automatiquement le contenu d’un fichier et à en extraire des données. Vous pouvez ainsi identifier des mots-clés précis dans les CV et les trier plus efficacement.
Comment animer son vivier de candidats ?
Un vivier de candidats n’est pas destiné à être délaissé. Vous devez absolument réserver du temps pour l’animer régulièrement. L’objectif est de garder le lien avec les postulants, et ce, de plusieurs manières :
- En les informant des offres d’emploi ouvertes qui correspondent à leur profil.
- En les tenant au courant de l’actualité de l’entreprise : salon de l’emploi, campagnes de recrutement, etc.
- En prenant des nouvelles régulièrement pour savoir où ils en sont dans leur recherche d’emploi. Sont-ils toujours actifs ? Leurs informations personnelles ont-elles changé ? Etc.
Les moyens de rester en contact avec votre vivier sont nombreux : email, téléphone, SMS personnalisés, connexion sur les réseaux sociaux, etc. Le tout est de rester pertinent quant au choix du moyen de communication sans être invasif.
⚠️ Alerte RGPD ! Vos candidats ont le droit de renoncer à vos prises de contact et doivent pouvoir se désinscrire à tout moment.
Mettre régulièrement à jour son vivier de candidats
Afin d’avoir une liste toujours fiable et de gagner du temps le jour où vous en aurez besoin, il est important de maintenir votre réserve de talents à jour. C’est en réalité la clé du succès de cet outil de sourcing.
Comment faire pour rester à jour ?
- Ajoutez régulièrement, et au fur et à mesure, de nouveaux candidats.
- Retirez les personnes en poste afin de ne pas les contacter inutilement.
- Actualisez les fiches de vos candidats (adresse, situation, évolution professionnelle, nouvelles compétences, etc.) pour mieux les trier le moment venu.
Un vivier de candidats est un excellent moyen de constituer une réserve d’employés qualifiés pour les postes à pourvoir dans votre organisation. Pour avoir un vivier fiable et efficace, assurez-vous de trier correctement vos candidatures en amont et de les mettre à jour. Pensez à varier au maximum votre sourcing pour des candidatures plus riches et plus diversifiées. Dotez-vous d’un outil de gestion des candidatures, simple d’utilisation, fiable et collaboratif, qui s’intégrera facilement à votre routine de travail. Dans le cadre de la gestion d’un vivier de talents, vous serez amené à obtenir des données à caractère personnel. Soyez attentif au RGPD et au respect de la vie privée de vos candidats.
Comment mesurer l’efficacité d’un vivier de candidats ?
Tout comme il est important d’analyser l’efficacité de sa stratégie RH globale, il est intéressant de mesurer plus précisément, grâce à des indicateurs de performance, l’efficacité des différentes phases de votre processus. Grâce à quels KPI mesure-t-on la performance d’un vivier de candidats ?
- Le taux de conversion : vous cherchez ici à calculer le nombre de candidats issus du vivier, qui ont finalement été embauchés.
- Le temps moyen pour pourvoir un poste : s’il est court, cela signifie que votre vivier est de qualité. En revanche, s’il est trop long, cela peut être significatif d’une mauvaise sélection des profils intégrés dans votre base de données.
- Le taux d’acceptation des offres : ce taux mesure la proportion de candidats qui acceptent l’offre d’emploi que vous proposez. Un taux faible peut indiquer des problèmes d’attractivité de l’entreprise ou des offres peu compétitives.
- La satisfaction des candidats : cette mesure permet d’identifier les points forts et les points faibles de votre processus, et donc de l’intérêt, et la qualité de votre vivier.
Si vous êtes attentifs aux différents indicateurs, vous ne pourrez que progresser. Améliorer la qualité de votre dispositif de recrutement vous permettra de recruter des profils qualifiés.
Vous cherchez un moyen de construire efficacement votre vivier de candidats ? L’ATS de Kelio est l’outil dont vous avez besoin !
