Groupe IECH : comment obtenir une base de données RH centralisée et internationale ?
IECH est une société spécialisée dans l’investissement hôtelier et exploite des établissements sous enseignes Accor et IHG.
Situés en France, en Belgique et au Luxembourg, cela représente la gestion de plus de 1000 chambres et près de 300 employés.
Client depuis
2012
Particularités
Équipes en 3/8 et horaires 24h/24 - 7j/7
Effectif
300 salariés
Types de projet
GTA / Gestion RH
Rencontre avec Cyril GILGENKRANTZ
Directeur des exploitations en charge des R.H
Le besoin initial de IECH
Nous partions de zéro. Chaque directeur d’unité effectuait ses plannings sur Excel, nous n’avions aucune uniformisation de nos procédures. Nous avions besoin d’un outil centralisé pour sécuriser les données nécessaires à la préparation des salaires, mais également pour réaliser les plannings sur les différentes exploitations.
Cyril GILGENKRANTZ
En 2012, après étude des principaux acteurs du marché, le groupe choisit le logiciel Kelio en mode SaaS et débute le déploiement sur un établissement.
La problématique résolue
Le logiciel Kelio a permis l’obtention d’une base de données RH centralisée, point de départ pour une planification optimisée (suivi facilité des horaires prévisionnels et réalisés). Une interface avec le logiciel de paie a également été mise en place.
Grâce à ce flux sécurisé, les données de variables de paie sont directement envoyées dans Sage, il n’y a plus de travail de ressaisie, source potentielle d’erreur.
Quels sont les avantages d'une gestion du personnel informatisée ?
La mise en place de Kelio a permis d’obtenir un outil centralisé qui répond aux besoins spécifiques du secteur de l’hôtellerie :
- Gestion du personnel 24h/24 et 7j/7,
- Équipes successives alternantes (3/8),
- Cycles horaires particuliers pour les populations administratives ou les techniciens.
Le suivi des heures effectuées, des heures supplémentaires ou encore des différents compteurs est facilité.
« Nous avons gagné en transparence avec nos salariés. Ils peuvent accéder à leurs données à tout moment et consulter par exemple leur planning annuel de congés payés. »
Comment gérer différents sites à l'international ?
Une année a été nécessaire pour que tous les utilisateurs s’adaptent à l’outil et que les différents paramétrages soient effectifs. Aujourd’hui, deux établissements du groupe sont équipés de badgeuses Kelio Visio X7 pour comptabiliser les entrées/ sorties et les pauses du personnel. La solution est également en cours de déploiement sur le Luxembourg et la Belgique, avec l’aide de la filiale située en Belgique.
Compte tenu du caractère multi-sites, j’ai réellement apprécié d’avoir un formateur unique, qui a pu nous suivre en ayant en mémoire nos différentes contraintes, et les paramètres mis en place. Nous envisageons d’équiper d’autres hôtels avec Kelio.
Cyril GILGENKRANTZ
Pourquoi choisir une installation en mode SaaS ?
IECH a choisi d’installer la solution Kelio en mode SaaS. Ce mode de déploiement s’est révélé adapté à la structure de la société.
« Le mode SaaS nous offre une grande souplesse d’utilisation sur tous nos sites, et ce sans aucun problème de débit. Les mises à jour sont effectuées rapidement. Je pense pour que ce type de logiciel, il s’agit de la solution idéale » conclut M. Gilgenkrantz.
Comment digitaliser la gestion des notes de frais ?
Désireux de pouvoir traiter les données issues des notes de frais de ses collaborateurs à l’aide d’un outil unique, le groupe déploie actuellement le module de gestion des notes de frais.
Qu’ils soient en formation ou en déplacement, les salariés concernés pourront établir facilement leurs notes de frais afin que les données soient directement intégrées dans Sage Comptabilité.
Les solutions installées
Les + du logiciel SIRH
- Gestion centralisée des temps de travail
- Sécurisation et fiabilisation des données variables de paie
- Interfaçage automatique avec le logiciel de paie Sage
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