Gestion de plannings : entre Excel© ou un logiciel de planification, pourquoi choisir ?

Alors, quelles sont les principales réticences des utilisateurs, qu’ils soient managers ou chefs d’atelier ? À l’inverse, quels bénéfices peuvent en attendre les organisations en termes d’efficience ou de respect des contraintes légales ? À terme, l’évolution des modes d’organisation des entreprises ne rendra-t-elle pas le recours aux logiciels de planification, incontournable ?

Excel© est-il suffisant pour gérer la planification ?

Dans de nombreuses entreprises, chaque service dispose d’une feuille Excel© qui planifie l’organisation du travail. Mais celle-ci ne voit jamais ses éléments centralisés, ni totalement partagés. Bien que les collaborateurs soient familiers de l’outil, le fichier Excel© n’est jamais travaillé en commun.

Plus des modifications y sont apportées, plus le temps d’intervention est long et le risque d’erreur, important. D’ailleurs, un fichier Excel© n’est « vrai » que par sa date d’enregistrement : rien ne garantit qu’il n’en existe pas de version ultérieure.

Une étude européenne du cabinet de conseil Bearing Point portant sur un autre domaine de la planification – la gestion de la demande -, confirme l’inadéquation d’Excel© aux besoins actuels des entreprises. De plus, seulement 42% des personnes interrogées jugent que l’outil répond aux exigences de planification.

Logiciels de planification : les collaborateurs font-ils confiance à ces outils ?

Le recours à Excel© représente souvent une forme de pouvoir pour les managers et chefs d’équipe amenés à gérer ces fichiers : certains sont devenus les « maîtres » d’un planning incroyablement complexe ! En leur absence, personne n’est d’ailleurs capable de comprendre le fichier Excel©…

Dès lors, on comprend qu’ils se sentent dépossédés par l’utilisation d’un outil de planification centralisé. D’autres réticences tiennent à la possibilité d’obtenir « la » représentation du planning que l’on souhaite, via Excel©.

Or, avec un logiciel de planification, les organisateurs du travail doivent se plier à des outils plus structurants qui les obligent à rationaliser leur façon de travailler.
D’où la nécessité d’un process d’accompagnement du changement dans l’entreprise, avec une période de formation des collaborateurs au logiciel et à une méthodologie commune.

Efficience et progrès social : quels sont les bénéfices « cachés » d’un logiciel de planification ?

Parmi les multiples atouts des logiciels de planification, il est à noter :

• L’accès à un planning réactualisé en temps réel
• La diffusion multi-supports : PC, tablette, smartphone
• Une meilleure lisibilité pour tous

Selon Cédric Lampin, responsable marketing de la gamme Kelio, leurs principaux avantages sont le respect et la gestion des obligations légales, que ce soit dans l’organisation du travail ou son contrôle.

À cet égard, les logiciels de planification sont vecteurs « de progrès social ».

Le collaboratif au service de la planification flexible du travail 

L’évolution des attentes salariales en matière de management ou d’interactions sociales, pousse l’entreprise à réévaluer ses modes d’organisation.

Prenons un chef d’équipe qui doit intervertir les plannings de M. Dupont et de M. Durand. Comment diffuser l’information rapidement ? Excel© ne peut s’interfacer avec des outils de messagerie. À l’inverse, le logiciel de planification accède aux données RH de l’entreprise ; un sms est immédiatement envoyé aux deux collaborateurs.

Autre exemple : un salarié a un rendez-vous médical à 10h alors qu’il travaillera le matin la semaine à venir. Il souhaite intervertir son planning de la journée avec celui d’un collègue, en informe son chef de service.
Si ce dernier gère seul le planning de 100 personnes sous Excel©, il devra tout réorganiser et risque de refuser. À l’inverse, avec un outil de gestion simple et centralisé comme le logiciel de gestion des temps Kelio, un salarié va demander directement à intervertir son planning avec un pair.

L’échange ne sera validé qu’après vérification des contraintes légales pour les deux collaborateurs, du coût généré pour l’entreprise et de la cohérence de l’échange. Via son smartphone, le salarié peut donc quasiment régler son problème lui-même !

Quand logiciel de planification rime avec qualité de vie au travail (QVT)

« Les entreprises souhaitent répondre à des besoins spécifiques. Si un collaborateur ne se sent pas bien ce mois-ci, pourquoi ne pas alléger sa charge dans l’immédiat en le planifiant sur les après-midi et prévoir, dans son annualisation, de le faire travailler de nuit le trimestre prochain ? ».

Réactivité / proactivité, garantie du respect des obligations légales, réduction des coûts, fluidification de process : les logiciels de planification constituent un atout décisif pour les organisations.
Simplifiant la mise en place du temps choisi dans l’entreprise, ils s’inscrivent dans la dimension collaborative et participative souhaitée par les collaborateurs et contribuent directement à la rétention des talents. À l’ère du « smart working », ils ont vocation à accompagner la refonte des systèmes de management dans les organisations.