La gestion de la paie reste l’un des sujets les plus sensibles en entreprise. Véritable catalyseur des relations de travail apaisées ou non, la gestion de la paie ne doit pas être laissée au hasard. De la simple erreur d'inattention sans conséquence aux multiples retards de paiement qui peuvent mettre à mal l’équilibre de l’entreprise, l’établissement des bulletins de paie s’apparente parfois à un véritable terrain miné. Il est donc essentiel que l’entreprise garde un certain contrôle sur la gestion de sa paie. Internalisée comme externalisée, l’employeur reste le garant de sa bonne exécution. Mais comment faire son choix ?
L’internalisation de la paie : tout savoir !
Internaliser ou réinternaliser la gestion de sa paie présente de nombreux avantages. Mais si cette internalisation peut paraître simple de prime abord, il ne faut pas oublier que le traitement de la paie ne consiste pas seulement en la réalisation d’un bulletin de paie mensuel, mais également en de nombreuses déclarations sociales codifiées et historisation de documents.
L’internalisation de la paie : pour qui ?
Bien que toutes les entreprises quelles que soient leur taille ou leur nature peuvent en théorie opter pour l’internalisation de la gestion de la paie, ce mode de gestion de la paie ne convient pas dans la pratique à toutes les organisations.
Contrairement à ce que l’on pourrait penser, l’internalisation de la paie ne s’adresse pas seulement aux TGE ou aux grosses PME. En effet, le volume des bulletins mensuels à réaliser n’est pas le seul critère déterminant dans le choix de l’internalisation de la paie.
Afin de déterminer si une entreprise doit ou non miser sur l’internalisation de la gestion de la paie, différents critères sont à prendre en compte. Et notamment :
- Le nombre de bulletins à émettre. À compter de 20 bulletins mensuels, l’internalisation devient plus qu’envisageable.
- La complexité des éléments de paie à intégrer dans chaque bulletin.
- Le coût de revient d’un bulletin établi en interne (achat d’un logiciel de paie + coût de la main-d’œuvre) vs. le coût de revient d’un bulletin émis en externe (facturation du prestataire choisi + frais annexes).
- Les ressources humaines dédiées à la paie dont l'entreprise dispose en interne : ce qui comprend leur niveau de connaissance et de compétence en matière de paie, mais aussi la capacité de l’entreprise à s’organiser en interne ou via l’externalisation en cas d’absence ponctuelle d’un gestionnaire de paie (arrêt maladie…).
- Les ressources informatiques et matérielles à disposition de l’entreprise ; sachant qu’un logiciel de paie utilisé strictement en interne requiert des serveurs, des mises à jour, une sécurisation, etc.
- L’efficacité du traitement actuel de la paie ; pour les entreprises dont l’externalisation de la paie se déroule bien, une internalisation n’est peut-être pas la solution optimale.
Ainsi, il n’y a pas qu’un seul profil type d’entreprise pour lequel l’internalisation de la paie est le choix à faire. C’est une combinaison de ces facteurs qui amènera l’entreprise à prendre cette décision.
Toutefois, à partir d’un certain seuil d’employés, l’internalisation de la paie deviendra essentielle d’un point de vue financier.
Pourquoi internaliser la paie ? Avantages et inconvénients ?
L’internalisation de la paie présente de nombreux avantages pour une entreprise :
- Une certaine autonomie et souplesse dans la gestion des paies.
- La diminution des délais de traitement de la paie dans certains cas.
- L’accès direct aux bulletins de paie afin de procéder aux modifications.
- L'interfaçage à des logiciels de gestion RH : ERP, SIRH, …. bien que ce soit également de plus en plus le cas pour les solutions de paie externalisées.
- La confidentialité des informations salariales.
- La diminution des coûts de gestion de la paie.
Mais internaliser la gestion de la paie doit être mûrement réfléchi, car bien qu’elle présente de nombreux avantages il existe aussi des risques à procéder ainsi.
Tout d’abord, l’établissement de la paie demande du temps et de la rigueur. La personne en charge de la paie devra être formée à cette charge et y consacrer du temps, mais également veiller constamment à la mise à jour des taux et réglementations en la matière, sauf à opter pour une internalisation de paie sur un logiciel en ligne dont la mise à jour des paramètres légaux et conventionnels sera assurée par des experts paie (telle que la solution en ligne 123Paie).
Ensuite, l'entreprise devra réaliser le bon choix en ce qui concerne le logiciel de paie. Doit-il s’intégrer dans un logiciel SIRH ? Faut-il acheter un logiciel classique ou opter pour un logiciel en SaaS (logiciel en ligne Cloud) ?
Comment réussir l’internalisation de la paie ?
Une fois la décision prise d’internaliser la paie, encore faut-il savoir comment procéder.
Quelques questions essentielles à vous poser :
- De quels types de services ai-je besoin ? Une simple licence de paie ? Un logiciel de gestion des temps complet ? Un progiciel RH global ? …
- Serais-je en conformité avec le RGPD ? Quel est le niveau de sécurité dont je dispose : sauvegarde des données, protection contre les attaques, etc.
- Quel est le coût réel du logiciel de paie ? Achat de la licence ou abonnement mensuel ? Quels sont les coûts de maintenance ?
- Le service logiciel intègre-t’il les mises à jour légales et conventionnelles ? Les mises à jour techniques ?
- Aurais-je accès à un service d’assistance ? Si oui, quelles sont ses compétences : techniques et réglementaires paie ? Aurais-je un gestionnaire de paie attitré ?
- Aurais-je les compétences en interne pour assurer le traitement des paies ? Combien de temps faudra-t-il y consacrer ? Est-ce que cette compétence est unique et suis-je en risque si la personne en charge venait à s’absenter ? Quel serait le coût de formation annuel d’un gestionnaire de paie interne ?
En répondant à cet ensemble de questions, vous saurez avec précision vers quel logiciel de paie, de SIRH, vous orienter ou si l’externalisation reste la meilleure option pour le moment.
L’externalisation de la paie : tout savoir !
Avec l’externalisation de la paie, on pense : externalisation de tous les problèmes liés à la gestion de la paie ; mais est-ce une réalité ?
Externaliser la gestion de la paie est-il aussi facile ? Cela est-il sans risques ? Quel est le coût réel de l'externalisation ?
L’externalisation de la paie : pour qui ?
La décision d'externaliser la gestion de la paie repose sur les mêmes critères que ceux régissant l’internalisation de la paie.
L’externalisation de la paie sera principalement intéressante pour les entreprises répondant à l’une ou plusieurs de ces conditions :
- Taille d'entreprise relativement modeste, quoique ce soit de moins en moins le cas.
- Degré de technicité de la gestion de la paie : conventions collectives avec des règles complexes, rémunération des VRP et autres salariés avec des spécificités en paie, horaires de travail variés et non mensualisés, nombreuses variables de paie à gérer (primes, frais, …) soldes de tout compte complexes, etc.
- Absence d’un gestionnaire de paie ou d’un service RH au sein de l’établissement.
- Volonté de déléguer la paie afin de concentrer les moyens de l’organisation sur son cœur de métier et sur ses objectifs prioritaires
Pourquoi externaliser la paie ? Avantages et inconvénients ?
Les principaux avantages de l’externalisation de la gestion de la paie sont :
- La compétence du gestionnaire de paie externalisé, spécialisé dans le domaine, qui apporte un réel conseil en gestion de paie.
- La veille et les mises à jour des paramètres légaux et conventionnels de la paie.
- Le transfert de responsabilité en cas d’erreur au niveau de la réalisation de la paie.
- Le gain de temps et l’optimisation des ressources RH internes de l’entreprise, qui sont libérées des contraintes liées à la gestion de la paie et peuvent se concentrer sur les objectifs prioritaires de l’entreprise.
Mais attention, car l’externalisation de la paie présente également quelques inconvénients qui peuvent être plus ou moins préjudiciables en fonction du prestataire choisi. Car en externalisant la gestion de votre paie, vous vous en remettez entièrement à votre prestataire. Même s’il vous était possible de contrôler les paies avant paiement des salaires et remises des bulletins, encore faudrait-il avoir les compétences internes pour le faire. Dans les faits, vous serez amenés à déléguer ce contrôle sur votre prestataire. De même, vous devrez composer avec son calendrier de réalisation.
C’est pourquoi, il est primordial de bien y réfléchir et de surtout prendre votre temps afin de choisir le bon partenaire.
Comment réussir l’externalisation de la paie ?
Afin d’être certain de réussir l’externalisation de votre paie, il faut vous interroger sur vos attentes et sur vos besoins. Vous pourrez ensuite mettre en concurrence les différents acteurs et faire votre choix en toute sérénité.
Il s’agit ici de vous demander :
- De quels services vais-je avoir besoin ? (stocker mes paies ? déléguer la réalisation des virements ? …)
- Puis-je facilement et rapidement contacter le prestataire de paie ? Aurai-je un interlocuteur dédié qui connaît mon dossier ?
- Aurai-je un accès partagé au logiciel de paie pour certaine fonctionnalités (communication des variables de paie, éditions, etc.) ?
- Quelles sont ses références sur le marché ? Son ancienneté ?
- Quelles garanties me proposent-ils ?
- Quels sont les tarifs appliqués ? Est-ce une solution tout compris ou y a-t-il des options à la carte ?
- Quelles sont ses connaissances de mon secteur d’activité ?
- Puis-je facilement augmenter ou diminuer le volume des paies ? Et sous quel délai ?
- L'externalisation de la paie est-elle interfaçable avec mon logiciel de SIRH ou de gestion des temps ? Aurai-je à faire des ressaisies ou la transmission des variables de paie pourra t’elle être automatisée ?
- Pourrais-je démarrer l’externalisation de ma paie en cours d’année calendaire ?
La réussite de l’externalisation de la gestion de la paie reposera grandement sur le choix que vous ferez de votre prestataire. N’hésitez donc pas à y consacrer du temps.
Multipliez les rencontres avec l’un ou plusieurs d’entre eux afin de comparer leurs offres et de vous assurer que l’entente sera possible entre vous. Soumettez à ces prestataires vos bulletins de paies les plus spécifiques et interrogez-les sur la façon dont ils comptent les traiter ; cela vous permettra de tester leur capacité à gérer ces particularités sur le long terme.
Externalisation ou gestion de la paie en interne : faut-il vraiment choisir ?
Si le choix entre internalisation ou externalisation de la gestion de paie peut paraître binaire, certains prestataires de paie proposent des offres flexibles, permettant de « switcher » d’un mode à l’autre. C’est le cas des prestataires de gestion de paie 100% en ligne, comme 123Paie.
Les avantages d'un gestionnaire de paie en ligne qui propose cette possibilité sont indéniables :
- En gestion de paie internalisée, vous bénéficiez d’un véritable filet de sécurité en cas d’absence de votre gestionnaire de paie (arrêt maladie, démission, …). Ainsi, la solution de paie en ligne vous permet de passer temporairement en gestion externalisée, le temps que vous vous réorganisiez en interne.
- Vous pouvez aussi choisir de n’externaliser que certaines tâches ponctuelles, comme les soldes de tout compte particulièrement complexes.
Et si le bon choix, c’était finalement d’avoir le choix ?
Vous souhaitez plus d’information sur la solution de gestion de paie en ligne 123Paie ? Avec son mode externalisé ou accompagné (internalisé), la solution 123Paie peut vous accompagner de manière flexible, au fil du temps.
