Le 21 octobre 2020, la Cour de Cassation, a tranché en faveur d’un salarié qui avait saisi les prud’hommes pour demander le paiement d’heures supplémentaires, avec pour preuve des tableaux d’horaires et des e-mailings reçus la nuit et les week-ends. Comment analyser cette jurisprudence ? Quelles précautions mettre en œuvre au sein de son entreprise pour encadrer la réalisation des heures supplémentaires, en vue d’éviter d’éventuels risques de contentieux ?
Heures supplémentaires : que nous apprend la jurisprudence ?
Face à l’émergence des réseaux sociaux et à leur expansion dans la vie privée, c’est d’abord dans une démarche d’attraction des talents que l’entreprise a déployé un certain nombre d’outils digitaux favorisant l’échange et l’instantanéité.
Un grand nombre de contentieux concerne des demandes de rappel d’heures supplémentaires. En 2020, de nombreuses décisions de jurisprudence émanant de la Cour de Cassation ont fait évoluer l’appréciation sur la charge de la preuve des heures supplémentaires.
Si la preuve des heures supplémentaires est en théorie partagée, dans les faits, on se rend compte bien souvent qu’il existe une présomption d’heures supplémentaires, et que la charge de la preuve incombe principalement à l’employeur.
Etudions un exemple concret avec l’arrêt Cass. Soc., 21 octobre 2020, n° 18-26697.
Un consultant réclame le paiement d’heures supplémentaires et produit trois tableaux détaillant ses heures de travail par jour et par semaine, ainsi que de nombreux courriels reçus le weekend et la nuit.
La Cour d’Appel le déboute d’abord au motif que les éléments n’étaient pas suffisamment précis et que les mails ne permettaient pas d'établir une activité sollicitée par son employeur le week-end et la nuit.
La Cour de Cassation, de son côté, ne partage pas cette décision qui fait porter la charge de la preuve sur le salarié uniquement, et casse le jugement précédent.
Cette preuve des heures supplémentaires incombant dans la pratique à l’employeur a été encore récemment confirmée par l’arrêt du 27 janvier 2021 (arrêt n°138 du 27 janvier 2021 (17-31.046) - Cour de cassation - Chambre sociale).
Rappel d’heures supplémentaires : un risque fréquent qui pèse sur les entreprises
L’employeur doit donc apporter des éléments lui permettant de se défendre, sans quoi, même sans éléments probants du salarié, l’employeur peut risquer d’être jugé coupable de travail dissimulé.
Dans le cas de l’arret Cass. Soc., 21 octobre 2020, n° 19-13487, l’employeur a été en mesure de produire ceséléments. Dans cet exemple, une coiffeuse salariée a réclamé le rappel d’heures supplémentaires. Les cours prudhommales et d’appel l’avaient déboutée, du fait que l'employeur justifiait des horaires réellement accomplis par la production des plannings signés par la salariée, et qui ne révélaient aucune heure supplémentaire.
La Cour de Cassation n’a pas remis en cause cette décision puisque la Cour d’appel a apprécié les éléments produits tant par la salariée que l'employeur et en a déduit l'absence d'accomplissement d'heures supplémentaires.
Comment protéger son entreprise contre un recours en paiement d’heures supplémentaires ?
Au vu de la récente jurisprudence, il devient nécessaire pour l’employeur de constituer des éléments de preuve quant aux heures réalisées et de bien structurer le temps et la charge de travail de ses collaborateurs, via par exemple :
- La construction de planning de travail, afin de limiter la réalisation d’heures supplémentaires
- Le suivi des heures effectuées via un système de pointage, en déclaratif ou via le planning établi
- Le suivi de la charge de travail : via la déclaration d’activités ou encore via l’organisation d’entretiens
- L’archivage de relevés d’heures signées par les collaborateurs (feuilles de temps, plannings réalisés…).
4 conseils concrets pour se prémunir des recours en paiement d’heures supplémentaires :
L’employeur doit aussi être vigilant quant aux heures supplémentaires réalisées sans autorisation. Lorsqu’elles sont fréquemment réalisées et sans opposition de l’employeur, la jurisprudence considère qu’il y a un accord tacite à leur réalisation.
Nous partageons 4 bonnes pratiques :
1. Tracer l’acception ou le refus des demandes de réalisation d’heures supplémentaires.
2. Faire signer les relevés d’heures (feuilles de temps, plannings réalisés…) aux collaborateurs avec contresignature de l’employeur. Les logiciels GTA permettent aujourd’hui de digitaliser facilement ces tâches, en particulier l’envoi des relevés d’heures à chaque collaborateur.
3. Paramétrer des alertes dans votre système de gestion pour informer de la réalisation d’heures supplémentaires. Ces alertes permettront d’éviter les dérives et de prendre conscience des pratiques réelles. Dans le cas de réalisation d’heures supplémentaires sans demande expresse, il s’agira d’envoyer un mail ou courrier appelant le salarié à respecter la durée du travail, et de s’interroger sur la charge de travail du collaborateur.
4. Enfin, si les accords le permettent, la gestion des heures supplémentaires peut s’envisager dans le cadre de systèmes de gestion de crédit/débit ou balance, d’heures supplémentaires journalières ou cycliques ou encore d’annualisation / modulation, afin de lisser ou de réguler la réalisation d’heures supplémentaires
Ces tâches peuvent être en grande partie automatisées avec l’utilisation de logiciels de gestion des temps comme Kelio, et vous permettre de mieux suivre la réalisation des heures supplémentaires, tout en limitant le travail administratif fastidieux.
Et vous, pensez-vous que le suivi des heures supplémentaires dans votre organisation est suffisamment encadré ? Avez-vous réfléchi aux processus et outils qui vous permettraient de réduire le risque de recours en paiement d’heures supplémentaires ?
JE VEUX ÊTRE CONSEILLÉ DANS MA GESTION DES HEURES SUPPLÉMENTAIRES
Cet article a une visée uniquement informative et ne saurait refléter l’actualité du droit et de la jurisprudence en vigueur. Nous ne pourrons pas être tenus responsables des dommages pouvant résulter de l’interprétation des informations fournies via cet article.
