Le mode SaaS « Software as a Service », autrement appelé Cloud, séduit de plus en plus les entreprises. Pourquoi ? Il permet à une entreprise de profiter d’un logiciel, clés en main, via une connexion internet plutôt que de devoir l’installer sur ses propres serveurs informatiques. Les éditeurs de logiciels SIRH ont suivi et proposent désormais leurs solutions en mode Cloud. Une tendance qui s’est fortement accentuée avec la crise de la Covid-19, laquelle a accru le besoin de mobilité des salariés. Alors pourquoi s’intéresser aux logiciels SIRH en mode Saas ? Quels sont les avantages des solutions RH Cloud au regard des besoins particuliers des fonctions RH ? Pourquoi le choix du mode d’hébergement vous concerne en tant que RH ?
A l’origine, le choix d’hébergement d’un logiciel SIRH était une question plutôt technique réservée aux DSI. Pourtant, l’hébergement 100% web d’un logiciel comporte des atouts qui sont particulièrement pertinents dans le cas d’une utilisation par les services RH et le personnel. Découvrons les 4 avantages, pour la fonction RH, à choisir un logiciel SIRH en mode Cloud.
1) SIRH en mode Cloud : une haute accessibilité au service de tous vos collaborateurs
La principale particularité d’un logiciel en mode Cloud est sa très grande accessibilité. Il permet à tout utilisateur de se connecter à son espace sécurisé, grâce à une simple connexion internet, au moyen de ses identifiant et mot de passe. Les SIRH les plus avancés proposent cette accessibilité non seulement sur PC, mais également sur n’importe quel support digital : smartphone, tablette, borne partagée.
Dans le cas des logiciels SIRH et de gestion des temps, cette particularité est d’autant plus pertinente que ces logiciels s’adressent à tous les collaborateurs d’une organisation, aux profils et aux usages variés : personnels sédentaires, itinérants, équipés ou non d’un PC professionnel, etc… Entre un travailleur sur un chantier déclarant la réalisation d’heures supplémentaires, un salarié faisant ses demandes de congés à domicile en concertation avec ses proches, ou un commercial souhaitant saisir ses notes de frais depuis son hôtel, tous vos collaborateurs apprécient de pouvoir consulter les informations RH et réaliser des tâches administratives à distance.
Cette accessibilité propre aux logiciels RH en mode SaaS facilite le travail des collaborateurs dans un contexte de mobilité qui s’accroît. Elle a été particulièrement appréciée lors de la crise sanitaire récente, par tous les collaborateurs en télétravail.
L’accessibilité des logiciels RH 100% web bénéficie également aux personnels RH. Le mode Cloud permet d’accéder à tout moment, de tout lieu et de façon sécurisée aux informations RH nécessaires à leurs actions. Vous n’êtes plus bloqué dans votre travail et pouvez accéder aux informations RH dématérialisées à tout moment. Certains responsables apprécient de pouvoir s’éloigner de leur lieu de travail en tout sérénité, avec la certitude de pouvoir valider à distance des demandes de congés ou des opérations de paie.
L’accessibilité d’un logiciel en Cloud est formalisée dans les engagements de SLA (Service Level Agreement) entre l’hébergeur de la solution et l'entreprise utilisatrice. L’engagement de mise à disponibilité du logiciel s’exprime en pourcentage de temps (exemple : un logiciel disponible à 99,9% du temps) et tient compte des interventions nécessaires à la maintenance et à la sécurité des plateformes d’hébergement.
Notre conseil : faites attention à comparer les taux de disponibilités d’un hébergeur à l’autre en tenant compte de la base de temps prise en considération dans le calcul : jours ouvrés ou calendaires ? La nuit et les jours fériés sont-ils inclus ? …. Il est en effet indispensable de comparer comparer les hébergeurs sur une même base afin d’éviter les mauvaises surprises. N'hésitez pas à les questionner.
2) Des mises à jour régulières du SIRH, garantes de la conformité légale
Le second avantage des logiciels en Cloud est qu’ils bénéficient de mises à jour régulières, celles-ci étant incluses dans le service. En effet, vous n’achetez pas de Licence logicielle mais vous souscrivez à un service de mise à disposition d’une Licence d’utilisation. Vous êtes ainsi assurés de toujours profiter d’une version à jour du logiciel, et de pouvoir bénéficier des dernières fonctionnalités disponibles.
Les mises à jour comprennent généralement :
- les mises à jour fonctionnelles : telles que les nouvelles options, le nouveau design, ...
- les mises à jour de sécurité (voir ci-après)
- et dans le cas de certains logiciels RH, les mises à jour légales et conventionnelles. En effet, certains éditeurs RH s’engagent à prendre en charge ces mises à jour en particulier pour les logiciels traitant de la gestion de paie. Ainsi, les gestionnaires RH et paie sont déchargés de cette veille et ont la garantie d’un logiciel à jour du point de vue légal et conventionnel au moment où ils émettent leurs bulletins de salaire. Ainsi, les solutions SIRH en mode Cloud qui proposent ces mises à jour apportent une réelle valeur ajoutée aux personnels RH, dans un contexte d’évolution fréquente des contraintes réglementaires.
3) Une sécurité maîtrisée pour vos données RH
La sécurité informatique en entreprise est un enjeu majeur et d’une complexité croissante. Les organisations sont soumises à des cyberattaques de plus en plus ciblées et sophistiquées. Gérer la sécurité informatique en interne requiert des compétences pointues et des investissements financiers et en temps de plus en plus importants. Si les organisations de tailles importantes peuvent potentiellement se prêter à ces exigences, les structures de taille plus petites sont susceptibles d'être davantage exposées à des failles de sécurité majeures.
Si toutes les données d’une entreprise sont bien évidemment importantes, les données RH traitées par les entreprises via un SIRH sont, au sens du RGPD, des données privées à caractère personnel et pour certaines sensibles (notamment les données liées à la santé de votre personnel). Selon le Règlement Général sur la Protection des Données à caractère personnel, l’entreprise est donc garante de leur traitement et de leur conservation de façon sécurisée. Elle encourt des sanctions en cas de fuite de ces données spécifiques.
Utiliser un SIRH en Cloud vous garantit la gestion des enjeux de sécurité informatique par des professionnels experts, dotés de moyens conséquents. Suivant les certifications de type ISO 27001, les hébergeurs s’engagent à s’impliquer dans une veille et une amélioration continue en termes de gestion de sécurité. Des audits de sécurité réguliers sont réalisés auprès d’eux. Quelle que soit la taille de votre organisation, recourir à une solution en mode web vous assure un niveau de sécurisation élevé pour votre logiciel et pour les données hébergées.
4) Une meilleure agilité RH grâce au mode SaaS
Un dernier avantage des logiciels en SaaS, souvent moins connu, est leur capacité à s’adapter aux besoins réels d’une organisation. Parce que les solutions web sont commercialisées sous forme d’abonnement, elles permettent de choisir le forfait et la capacité d’hébergement nécessaires, mais aussi de les faire évoluer dans le temps.
Dans le cas d’une solution RH hébergée en interne, la direction informatique doit anticiper les investissements en serveurs pour permettre l’usage du logiciel SIRH et le stockage des données qui en résultent. A l’inverse, avec un hébergement externalisé en Cloud, on procède par location d’espace serveur, ce qui permet un ajustement à la hausse comme à la baisse des besoins de stockage.
Cette particularité constitue un atout pour les logiciels SIRH, en permettant de faire face à une variation rapide ou saisonnière des effectifs dans une entreprise et en ajustant rapidement les capacités de stockage au besoin réel.
En raison de l’usage spécifique qui est fait des logiciels SIRH, le mode Cloud révèle de nombreux atouts. Il décharge la fonction RH de certains risques dont elle endosse de fait la responsabilité mais qui s’avèrent de plus en plus complexes à maitriser, tels que la sécurisation des données personnelles RH ou la veille légale et conventionnelle. En outre, les SIRH 100% web apportent une souplesse d’utilisation et un confort d’usage aux collaborateurs, dans un contexte accru de mobilité. Ils contribuent à la qualité de vie au travail pour le personnel tout en accroissant l’efficacité des processus RH internes.
Ces usages ont un impact sur le climat social ou même sur la rétention des talents, il est donc important que les responsables RH se saisissent de ces sujets, bien que parfois techniques et informatiques, en s’armant de quelques clés de compréhension que nous avons souhaité fournir au travers de cet article.
Pionnier du mode Saas dans le domaine SIRH, nous sommes à votre disposition pour plus d’informations sur les avantages des solutions RH Kelio en web. N’hésitez pas à cliquer sur le lien suivant et à remplir notre formulaire ; nos experts Kelio se feront un plaisir de vous renseigner.
