La gestion des ressources humaines génère une quantité importante d'informations. Avec l'organisation actuelle très segmentée des entreprises, il est nécessaire de garantir une bonne communication interne entre les services. Mais comment centraliser toutes les informations ? Quel est le rôle du SIRH dans cette organisation ? Et comment garantir une meilleure communication ?
La gestion des ressources humaines est une des activités de l’entreprise qui nécessite et génère un grand nombre d’informations. Bien évidemment, plus le nombre de salariés est élevé et plus la quantité d’information qui circule est importante.
Malheureusement, l’organisation actuelle de nos entreprises se veut segmentée. Chaque service a tendance à s'équiper de son propre logiciel, et parfois, un même service peut utiliser plusieurs logiciels distincts, comme la fonction RH : logiciel de paie, de GPEC (Gestion Prévisionnelle des Emplois et de Compétences), de gestion de plan de formation, etc.
Il faut également préciser que chaque service interne traite de données propres aux salariés, comme la gestion du temps de travail des équipes, les absences, les congés, etc., informations qui concernent également les RH et après lesquelles elles doivent parfois courir.
Manque ou mauvaise communication, perte d’informations, etc., tout cela n’est pas sans conséquence dans les relations humaines, la qualité de vie au travail et la bonne marche de l’entreprise.
Les salariés au cœur de tous les processus d’une entreprise
Toutes les informations qui circulent en entreprise sont importantes, mais plus encore celles relatives aux salariés.
La gestion du temps de travail, des absences, des plannings, des parcours professionnels, etc. est d’une importance capitale. Une mauvaise circulation des informations RH peut donc avoir de sérieuses conséquences : retard dans un projet pouvant engendrer des pertes financières, mauvaise ambiance ou qualité de vie au travail, productivité moindre, etc. Précisons qu’une mauvaise communication interne n’est pas forcément volontaire et, bien souvent, les efforts en la matière sont réels. Mais tant que les bases de stockage et de traitement des données seront cloisonnées, les problèmes subsisteront.
De plus, le traitement des informations relatives aux collaboarteurs entre dans le champ du Réglement Général pour la Protection des Données Personnelles (RGPD). Ce réglement européen impose de veiller à la protection et aux traitements conformes de toutes les données à caractère personnel. Les entreprises, au travers de leur service RH, sont donc responsables en cas de mauvais traitement de ces données relatives à leurs salariés.
Stocker et gérer les informations RH avec un logiciel unique
Ainsi, le cloisonnement des activités et des informations constitue un des freins majeurs à la communication interne et un risque accru vis-à-vis des obligations du RGPD. C’est dans ce contexte qu’intervient le SIRH, Système d’Information des Ressources Humaines.
Véritable outil collaboratif et de centralisation des données, il se compose de plusieurs modules adaptés à chaque service de l’entreprise afin de recueillir toutes les informations inhérentes aux salariés. Celles-ci peuvent provenir des managers et même des collaborateurs qui disposent d’un espace personnel sécurisé dans lequel ils peuvent retrouver l’ensemble de leur dossier personnel.
Ils peuvent alors badger leurs temps de travail (bageage sur PC par exemple), réaliser facilement leurs demandes de congés, consulter leurs fiches de salaire, s’informer des postes à pourvoir au sein de l’entreprise, etc. La communication avec la hiérarchie directe est donc meilleure et surtout plus rapide grâce à la dématérialisation des tâches.
De leur côté, les managers peuvent renseigner toutes les informations relatives à la gestion des temps (absences, heures effectives, heures supplémentaires, congés, etc.), mais aussi toutes les informations RH nécessaires (comme les entretiens professionnels).
Toutes ces données sont collectées dans une base unique, sécurisée, et facilement accessible par tous les acteurs concernés selon leur niveau d’autorisation. Par exemple, fort de cette vue d’ensemble, le manager peut établir des plannings plus fiables pour ses équipes avec des rotations parfaites pour toujours avoir suffisamment de personnes à disposition. Pour autant, les acteurs de l'entreprise n'auront pas tous accès à l'intégralité des données du salarié, grâce à un système de droit d'accès différencié.Par exemple l'accès aux données de rémunération individuelle ou aux données qualifiées de "sensibles" au sens du RGPD (ex: données de santé...) devra être limité aux seuls acteurs habilités dans l'entreprise.
Quant au service des ressources humaines, les données renseignées remontent directement dans l’outil informatique qui, lorsqu’il est automatisé, va déclencher certaines tâches automatiquement.
Par exemple, il va recueillir les éléments variables nécessaires à la paie directement dans le module de gestion des temps. Alors il calcule la paie en fonction des absences, des congés, des heures supplémentaires, etc., procède au virement et aux déclarations sociales. Le salarié reçoit alors son salaire correctement calculé au regard de sa situation et dans le temps imparti.
Un des autres avantages du SIRH est qu’il permet de mesurer le climat social dans l’entreprise (turn-over, absentéisme, etc.) ou encore de gérer les risques en matière de sécurité (augmentation du nombre d’accidents de travail par exemple) à l’aide de tableaux de bord et d'indicateurs RH. Ainsi, les dirigeants et les managers disposent de moyens pour mesurer la qualité de vie au travail et pour mettre en place des actions visant à améliorer le bien-être en entreprise.
Ainsi, en centralisant les données dans un seul outil et une seule base de données, le SIRH permet une meilleure transmission des informations en interne, à la fois plus complète, plus fiable, plus sécurisée et plus rapide. À l’échelle globale d’une entreprise, cette fluidité contribue à une meilleure visibilité en matière de gestion du temps de travail et de planification des activités, mais aussi à une forte implication de tous les salariés. De plus, un système centralisé contribue à une gestion de données personnelles conforme aux exigences du RGPD.
La création, la gestion et le stockage sécurisés des informations RH sont les points clés dans l'organisation interne d'une entreprise. Nous vous aidons dans la gestion des informations de votre entreprise grâce à notre logiciel SIRH complet, Kelio.
