C'est par la sphère privée que le digital est pleinement entré dans nos vies, il y a une dizaine d’années. Pour la première fois de l’histoire, les particuliers se sont retrouvés équipés d’outils de communication plus agiles et performants que ceux mis à leur disposition dans les entreprises.
Depuis, ces dernières ont mis les bouchées doubles, et s’efforcent aujourd’hui de tirer parti de la demande pour plus d’instantanéité et de collaboratif. Des messageries instantanées venues du B to C aux solutions nées et pensées pour l’entreprise, il est souvent difficile pour les DRH de s’y retrouver et d’arbitrer...
Pas de « vraie » digitalisation sans médias sociaux ?
Face à l’émergence des réseaux sociaux et à leur expansion dans la vie privée, c’est d’abord dans une démarche d’attraction des talents que l’entreprise a déployé un certain nombre d’outils digitaux favorisant l’échange et l’instantanéité.
Le digital est ainsi devenu, dans un nombre croissant d’organisations, le vecteur fort du parcours de recrutement : blogs et messageries permettant aux candidats d’échanger avec des collaborateurs en poste, rencontres organisées sur Skype, visite virtuelle de l’entreprise, contrats d’embauche électroniques… Cette volonté d’innover via le digital a gagné de nombreux autres domaines RH, comme la formation professionnelle.
Cependant, satisfaire la demande de digital des collaborateurs implique d’adopter les outils qu’ils ont eux-mêmes plébiscités dans leur vie privée, que ce soit dans leurs relations amicales ou dans leurs comportements de consommateurs.
C’est la raison pour laquelle les réseaux sociaux, et plus largement les médias sociaux, dont font partie les messageries instantanées, sont devenus incontournables pour optimiser ce qu’on appelle aujourd’hui « l’expérience collaborateur ».
Réseaux sociaux : quelle utilisation dans les entreprises françaises ?
Dans l’édition 2020 de son baromètre des médias sociaux en entreprise, Hootsuite a mis en exergue l’émergence de plusieurs tendances. Chiffre éloquent, 63% des personnes se sentent plus à l’aise pour partager et parler de contenu sur des applications de messagerie. En termes de réseaux sociaux, Facebook est passé de la 3e à la première place, Twitter se classe toujours 2e et LinkedIn est à la troisième place.
Sans surprise, c’est bien dans un objectif business que les entreprises misent sur les réseaux sociaux : « renforcer la relation client » et « générer de nouvelles opportunités » sont les premières motivations citées.
Plus intéressant, l’étude met en lumière un accroissement de l’utilisation par l’entreprise de médias sociaux initialement réservés à un usage privé. C’est le cas, par exemple, pour les réseaux sociaux vidéo tels que Snapchat, Facebook Live. Le phénomène est également sensible pour les messageries instantanées, comme Whatsapp.
On note ainsi, dans l’édition 2018 de barometrerh.com, que 60 % des répondants perçoivent les messageries instantanées comme des moteurs de valorisation des employés.
Messageries instantanées : de la sphère privée à l’entreprise
Whatsapp, application mobile pour smartphones permettant l’interaction entre utilisateurs par un système de messagerie instantanée, permet de s’écrire, s’envoyer des photos ou partager des vidéos.
Simple d’utilisation, ce type de messageries va droit au but en utilisant votre numéro de téléphone comme identifiant et votre annuaire de contacts (contrairement aux autres services de messageries instantanées sur lesquelles les listes de contacts doivent être créées).
Certaines entreprises utilisent ce genre d’applications à des fins business, comme l’amélioration du service client (lequel peut joindre plus facilement l’entreprise) ou le marketing direct (par exemple, envoyer un message promotionnel à 250 contacts en une seule fois). D’autres s‘en servent de plateforme de communication interne pour faciliter la partage d’informations entre les différents services et équipes de travail.
Convivialité et sécurité des messageries : comment rester vigilant ?
Les messageries conçues à des fins d’utilisation privée présentent cependant un niveau de sécurité inapproprié pour les entreprises : en cas de perte ou de vol d’un téléphone professionnel, par exemple, il peut être aisé de dérober et exploiter les données stockées.
Par ailleurs, un collaborateur utilisant déjà une messagerie à titre privé peut être tenté de chatter également sur ses groupes personnels durant son travail : un mélange des genres susceptible d’occasionner des fuites d’informations confidentielles vers des personnes extérieures à l’entreprise.
Certes, certaines messageries privées s’efforcent d’investir le monde professionnel avec des services dédiés payants, mais d’autres solutions spécifiquement conçues pour l’entreprise permettent aux DRH d’offrir aux collaborateurs l’instantanéité et le collaboratif qu’ils réclament.
On peut ainsi citer Telegram, plateforme de messagerie offrant une plus grande sécurité : les messages échangés sur Telegram sont en effet cryptés, et peuvent être détruits après un certain temps pour une information sensible.
De son côté, Hibox propose aux entreprises une plateforme de messagerie intégrant une gestion des tâches et la vidéoconférence dans le même outil. Les utilisateurs bénéficient ainsi d’une communication plus agile et l’outil aide à convertir en tâches concrètes les points abordés en chat de groupes.
La solution de messagerie Kelio, pour sa part, est une fonctionnalité complémentaire pratique de la suite logicielle de gestion des temps et des ressources humaines du même nom. Centralisée et bien sécurisée, elle se distingue par sa simplicité d’utilisation. Accessible aussi aux salariés n’ayant pas de PC, elle permet à tous les employés l’envoi de messages, de photos ou de dessins, y compris depuis les terminaux tactiles.
Chaque utilisateur possède une liste de contacts que sélectionne le DRH ou responsable, répertoriant les personnes avec lesquelles il pourra communiquer. Il est important de noter que le DRH peut modérer les réponses, ce qui permet de prévenir toute dérive préjudiciable au fonctionnement harmonieux du dispositif.
Les salariés, en discutant entre eux ou au sein de groupes de travail maîtrisés, bénéficient d’une expérience collaborateur optimisée, et c’est bien là l’aspect essentiel !
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