La gestion électronique des notes de frais à l’aide d’un logiciel RH est de plus en plus plébiscitée par les entreprises. Passer du papier au format numérique permet non seulement de gagner en efficacité, mais aussi de réaliser des économies significatives tout en restant conforme aux obligations légales, lesquelles ne sont pas négligeables.
Dans cet article, nous vous expliquons pourquoi il est avantageux de dématérialiser vos notes de frais et comment mettre en place cette transformation RH.
Gestion des notes de frais : pourquoi passer au numérique ?
Vous vous demandez encore pourquoi passer à la dématérialisation des notes de frais ? Nous vous expliquons quels sont les avantages de cette transformation de vos process RH.
Optimiser le remboursement des frais professionnels
L’un des principaux avantages de la gestion électronique des documents est l'optimisation du remboursement des frais professionnels. Les processus manuels de saisie, validation et traitement des notes de frais sont souvent chronophages et sujets à retards. En adoptant des outils numériques, ces étapes sont automatisées, ce qui réduit considérablement le temps de traitement des dépenses.
Une étude de l'Ifop et Mooncard a révélé que les cadres des TPE sont nombreux à attendre plus de deux semaines pour le remboursement de leurs frais, ce qui est perçu comme bien trop long à l’ère de la digitalisation !
Ainsi, si les entreprises réussissent à réduire leurs délais de remboursement de plusieurs semaines à quelques jours grâce à la dématérialisation, les salariés seront plus satisfaits, car ils n'auront plus à avancer des sommes importantes sur leurs propres deniers pendant des périodes prolongées.
Adopter des solutions numériques pour la gestion des documents est donc un véritable atout pour l’expérience collaborateur !
Éviter les erreurs en dématérialisant les notes de frais et les justificatifs
La gestion manuelle des notes de frais est encore trop souvent source d'erreurs, que ce soit lors de la saisie de la note ou de la retranscription des informations dans les systèmes comptables. Défaut de conformité légale, perte financière ou défaut de versement qui entraîne un conflit interne, de nombreuses difficultés peuvent survenir lors de la comptabilisation des notes de frais.
Il peut s’agir :
- D’écart sur les indemnités kilométriques : les ajustements les plus fréquents portent sur le nombre de kilomètres parcourus. Le risque de fraude existe aussi, qui consiste à faire passer en frais professionnels des déplacements effectués à titre personnel.
- D’erreur sur les repas d’affaires : pour que la dépense ne soit pas considérée comme irrationnelle, le repas doit avoir un intérêt véritable pour le fonctionnement ou le développement de l’entreprise.
- D’oubli ou de perte des factures justifiant une note de frais. Pour rappel, une entreprise ne peut pas rembourser de frais non accompagnés de justificatifs, au risque de subir un redressement lors d’un contrôle des services fiscaux !
- De justificatif de note de frais incomplet.
- De remboursement de la même dépense deux fois.
Grâce à la dématérialisation, ces situations peuvent être évitées. Les technologies telles que la reconnaissance optique de caractères (OCR) permettent de numériser et de capturer automatiquement les données des factures, ce qui assure davantage de précision et moins de risques d’erreurs.
Réaliser des économies grâce à la numérisation des dépenses
Outre le gain de temps, la dématérialisation permet également de réaliser des économies substantielles.
Selon une étude de la Global Travel Association, le traitement d’une note de frais papier coûte en moyenne 50 euros et prend plus de 20 minutes. En éliminant les coûts liés à l'impression, au stockage et à l'archivage physique, les entreprises réduisent largement leurs dépenses. De plus, la numérisation facilite le suivi et la gestion des dépenses, ce qui limite considérablement le risque de fraude et permet une meilleure anticipation des besoins financiers.
Les économies ne se limitent pas aux coûts directs. Certaines entreprises constatent une réduction notable de leurs coûts administratifs après avoir opté pour l’archivage électronique des notes de frais. Pourquoi ? Simplement en réduisant l'espace de stockage nécessaire pour les archives physiques et en optimisant les processus de gestion financière !
Note de frais
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Protéger la planète : 0 papier avec l'archivage !
La dématérialisation des notes de frais s'inscrit également dans une démarche écoresponsable, contribuant significativement à la réduction de l'empreinte écologique. En passant du papier à l’archivage numérique, les organisations diminuent drastiquement leur consommation de papier, réduisant ainsi la déforestation et les émissions de CO2 associées à la production et au transport du papier.
Ce processus contribue également à une réduction des déchets, car moins de matériel de bureau est nécessaire et moins de déchets sont générés. Par ailleurs, en optimisant les processus administratifs et en éliminant le besoin de stockage physique, l’entreprise peut aussi réduire sa consommation énergétique, contribuant ainsi à une gestion plus durable des ressources. Opter pour une solution de dématérialisation des notes de frais, c'est donc aussi un pas important vers une responsabilité environnementale accrue !
Comment réaliser la dématérialisation d'une note de frais et ses justificatifs de dépenses ?
Vous êtes convaincu ? Voyons maintenant comment procéder pour passer à la numérisation des notes de frais en respectant la réglementation en vigueur.
Ce que dit la loi en matière de dématérialisation des notes de frais
Depuis le 1er juillet 2019, via un arrêté, les entreprises peuvent conserver les justificatifs de notes de frais au format numérique. Pour que ces versions aient une valeur probante, elles doivent être conformes à l'original en termes d'image et de contenu. Les justificatifs doivent être numérisés en format PDF ou PDF/A-3 et doivent inclure une signature électronique pour garantir leur authenticité.
Quelles informations doit mentionner une note de frais numérisée ?
Pour être valable, une note de frais dématérialisée doit contenir certaines informations essentielles :
- La date et le lieu de la dépense,
- L’objet des dépenses,
- Les montants engagés, hors taxes (HT) et toutes taxes comprises (TTC),
- Le nom du salarié,
- Les factures et justificatifs correspondants.
Ces informations assurent la validité et la conformité des documents en cas de contrôle.
Numérisation des notes de frais : les conséquences en cas de contrôle de l'URSSAF
En cas de contrôle par l'URSSAF, les entreprises doivent pouvoir présenter des justificatifs conformes aux exigences légales. Les documents numérisés doivent être archivés de manière sécurisée et conservés pendant 10 ans. Cette obligation permet de répondre aux exigences fiscales et comptables, assurant ainsi la pérennité des documents et facilitant leur accès en cas de vérification.
Les étapes pour dématérialiser efficacement les notes de frais
La mise en œuvre de la dématérialisation des notes de frais nécessite plusieurs étapes clés.
Évaluez vos besoins RH
Tout d’abord, il est nécessaire de réaliser un diagnostic de l’existant et d’analyser les processus RH actuels de gestion des notes de frais. Cet état des lieux vous permet d’identifier les points à améliorer et les objectifs assignés à la gestion électronique.
Choisissez la bonne solution de gestion des notes de frais
Deuxième étape : sélectionnez des logiciels de gestion des notes de frais adaptés aux besoins de l'entreprise. Ce qui implique de réaliser plusieurs démonstrations avec les éditeurs de logiciels, analyser l’intuitivité des interfaces et les différentes fonctionnalités, et vous assurer de la qualité du SAV proposé.
Profitez des démonstrations ou des tests gratuits proposés sur chaque solution afin de tester avant de choisir celle qui vous convient le mieux.
Formez vos collaborateurs à la numérisation d'une note de frais
Il est ensuite nécessaire de former les employés à l'utilisation de la nouvelle solution et aux nouvelles procédures. Pour cela, mettez en place des webinaires ou des ateliers de démonstration des nouveaux outils et invitez vos collaborateurs à y participer massivement.
Intégrez votre logiciel de dématérialisation des notes de frais avec votre SIRH
Une intégration fluide avec les systèmes de paie, de gestion des talents, ou de suivi du temps de travail permet non seulement une centralisation des données, mais aussi une réduction des imprécisions et des duplications dans le traitement de l'information.
Par exemple, en connectant directement les notes de frais au système de paie, les remboursements peuvent être effectués plus rapidement et avec moins d'interventions manuelles. De plus, l'agrégation des données issues de différents systèmes offre une vue complète et actualisée des dépenses liées aux ressources humaines, ce qui facilite les prises de décisions.
Dématérialisez les notes de frais pour libérer la comptabilité
En définitive, remplacer le papier par la dématérialisation des notes de frais représente un enjeu majeur pour toute entreprise souhaitant optimiser ses processus RH, réduire ses coûts, et améliorer l'expérience de ses collaborateurs tout en contribuant à une démarche écoresponsable. L'intégration de votre système de gestion des notes de frais avec votre SIRH, comme le propose le logiciel Kelio, renforce l'efficacité de cette transformation en permettant de centraliser les dépenses, de réduire les erreurs et d'accélérer les processus de remboursement.
Kelio offre des solutions adaptées à chaque besoin, garantissant une mise en œuvre rapide et une utilisation intuitive. En choisissant Kelio pour la dématérialisation de vos documents, vous faites le choix d'un partenaire fiable et innovant, capable de vous accompagner efficacement vers une gestion des ressources humaines performante. Alors, qu’attendez-vous pour passer au numérique ?
