Notes de frais en 2025 : tout ce que vous devez savoir pour une gestion efficace

Quels salariés sont concernés par les notes de frais ?

Toute personne engageant des dépenses professionnelles doit présenter des justificatifs pour prouver la légitimité de ces frais. Certains profils sont particulièrement concernés : 

• Le dirigeant de l’entreprise : il doit justifier ses dépenses professionnelles en fournissant les documents nécessaires, notamment pour démontrer leur lien avec l’activité de l’entreprise. 
• Les salariés : tous les employés effectuant des déplacements ou activités professionnelles peuvent être concernés. Les commerciaux sont souvent en première ligne, mais d’autres collaborateurs peuvent aussi déclarer des frais. Par exemple, un employé participant à une formation de 2 jours peut se faire rembourser ses frais de transport, de repas et d’hébergement. 
• Les indépendants : les freelances et travailleurs autonomes doivent également conserver leurs justificatifs pour déduire ces frais de leur chiffre d’affaires dans le cadre de leur comptabilité. 

Bon à savoir :
Les justificatifs de notes de frais sont nécessaires dans toutes les structures, qu’il s’agisse de startups, de TPE, de PME ou de grandes entreprises. Les associations et les administrations publiques sont également soumises à cette obligation. 

Note de frais : cadre légal et obligations de l’entreprise

Pour qu’une note de frais soit remboursée, elle doit impérativement être accompagnée d’un justificatif prouvant la réalité de la dépense engagée. En l’absence de cette preuve, le remboursement est impossible et risque d’être requalifié en avantage en nature par les autorités fiscales. De plus, l’article L.123-22 du Code de commerce impose la conservation des justificatifs pendant une durée de 10 ans, dans un objectif de traçabilité en cas de contrôle fiscal ou social.

Depuis 2019, les entreprises ne sont toutefois plus tenues de conserver ces justificatifs en version papier. La dématérialisation est désormais acceptée, à condition que les documents numérisés respectent la notion de valeur probante pour garantir leur authenticité et leur intégrité.

Comment établir correctement une note de frais ?

Quelles informations doivent obligatoirement figurer sur une note de frais ?

La législation ne prévoit pas de format spécifique pour les notes de frais. Chaque entreprise est donc libre de définir et d’utiliser le modèle de note de frais qui lui convient le mieux. Un justificatif de note de frais doit toutefois comporter des informations précises pour être considéré comme valide : 

• l’identité du commerçant ou du prestataire ; 
• la date à laquelle la dépense a été effectuée ; 
• une description claire de l’achat ou du service ; 
• le montant total TTC de la dépense ; 
• le montant de la TVA ; 
• le taux de TVA appliqué. 

Bon à savoir :
Dans le cas d’un repas au restaurant, le justificatif peut également mentionner le nom du salarié ou le nombre de participants à l’addition. 

Comptabilisation d’une note de frais

Que les notes de frais soient remboursées sur la base des dépenses réelles ou d’un forfait, leur enregistrement comptable suit le même principe. Cela consiste à inscrire une écriture comptable au débit dans un compte de charges (classe 6). 

Voici les principaux comptes utilisés selon le type de note de frais : 

• 6234 - Cadeaux : pour les présents offerts à des tiers. 
• 6251 - Voyages et déplacements : pour les frais liés aux transports, quel que soit le mode utilisé. 
• 6256 - Missions : pour les dépenses d’hébergement. 
• 6257 - Réceptions : pour les repas et événements professionnels. 
• 647 ou 625 - Autres charges sociales : pour les frais de transport entre le domicile et le lieu de travail des salariés. 
• 6181 - Documentation générale : pour l’achat de revues spécialisées ou d’abonnements professionnels. 
• 6064 - Fournitures administratives : pour les fournitures et matériels de bureau. 
• 6063 - Fournitures d’entretien et petit équipement : pour les petits équipements ou matériel d’entretien. 

Quelle TVA appliquer aux notes de frais ?

Règles générales de récupération de la TVA sur les frais professionnels

Pour que la TVA puisse être déduite, les dépenses doivent être réalisées dans l’intérêt de l’entreprise, et les justificatifs correspondants doivent être transmis au service comptable qui gère les notes de frais. Ces justificatifs doivent inclure des factures détaillant clairement le montant de la TVA. 

La récupération de la TVA par l’entreprise dépend de son caractère exigible chez le fournisseur. En d’autres termes, le fournisseur doit lui-même être en mesure de facturer de la TVA. Cependant, la possibilité de récupérer cette taxe varie selon la nature des dépenses, car certaines ne sont pas assujetties à la TVA. 

Cas particuliers : repas, transports, hôtels

En effet, certaines dépenses professionnelles sont soumises à des règles particulières en matière de récupération de TVA :

• Carburants : la TVA n’est pas récupérable sur l’essence, le sans-plomb 95, 98 et E10. En revanche, pour les véhicules utilitaires, la TVA est récupérable à 100 % sur les autres carburants. Pour les véhicules de tourisme, la récupération est limitée à 80 % pour le gazole et le super-éthanol (E85) et à 50 % pour le GPL.
• Frais de transport : ces frais ne sont pas soumis à la TVA, et donc aucun montant n’est récupérable.
• Indemnités kilométriques : les montants remboursés aux salariés ne permettent pas de récupérer la TVA.
• Frais d’hébergement : les dépenses liées aux nuitées ne sont pas éligibles à une récupération de TVA, quelle que soit la nature de l’activité.
• Stationnement : la TVA est récupérable uniquement si les places de stationnement sont clairement destinées aux clients, visiteurs ou employés de l’entreprise.
• Frais de réception : les dépenses liées à des repas ou événements professionnels peuvent faire l’objet d’une récupération de TVA, mais uniquement si leur caractère professionnel est prouvé en cas de contrôle.

Remboursement des notes de frais : quelles sont les étapes clés ?

Validation et contrôle des notes de frais

La validation des notes de frais est une étape essentielle pour s’assurer de leur conformité. Elle passe par :

• La vérification des justificatifs : chaque dépense doit être accompagnée d’une facture ou d’un reçu précis.
• Le contrôle des montants : les sommes déclarées doivent respecter les plafonds et barèmes en vigueur.
• L’approbation des responsables : les managers valident les notes avant de les transmettre au service comptable.

Délai de remboursement : que dit la loi ?

Selon la loi, les notes de frais doivent être remboursées dans un délai maximal de 5 ans (prescription quinquennale). Toutefois, la plupart des entreprises optent pour un remboursement plus rapide, généralement sous 1 mois. Ce délai peut être précisé dans la convention collective, une note de service ou la politique interne de dépenses.

Méthodes de remboursement : avance, forfait, frais réels

En France, les frais professionnels peuvent être remboursés selon trois approches principales :

• L’avance : l’employeur fournit au salarié une somme prédéfinie pour couvrir les frais professionnels avant que ces derniers ne soient engagés. Une fois les frais réellement engagés, le salarié doit fournir les justificatifs correspondants. Si le montant de l’avance dépasse les dépenses, le collaborateur rembourse la différence. À l’inverse, si les frais dépassent l’avance, l’entreprise complète le remboursement.
• Le remboursement au réel : l’employeur rembourse les frais engagés par le collaborateur sur présentation des justificatifs. Le salarié doit avancer les dépenses, conserver tous les reçus, puis attendre le traitement de sa demande pour être remboursé.
• Le remboursement au forfait : ici, l’employeur verse une somme fixe basée sur un barème annuel défini par l’URSSAF. Ce mode simplifie la gestion pour le salarié, qui n’a pas à fournir de justificatifs pour chaque dépense. Cependant, l’employeur doit clairement indiquer les raisons et circonstances des frais professionnels indemnisés.

Digitalisation du processus pour gagner en efficacité

Automatiser la gestion des notes de frais vient transformer cette tâche laborieuse en un processus simple et rapide :

• Saisie simplifiée : les salariés peuvent enregistrer leurs dépenses en temps réel depuis une application mobile.
• Calcul automatique : les barèmes et plafonds sont intégrés au logiciel, éliminant les erreurs manuelles.
• Suivi centralisé : une plateforme unique permet de visualiser toutes les demandes et d’accélérer les validations.

Modèles de notes de frais : lequel choisir pour votre entreprise ?

Modèle de note de frais simplifié pour les PME

Les petites et moyennes entreprises ont souvent besoin d’un modèle de note de frais simplifiée, plus rapide et facile à utiliser. Les salariés peuvent ainsi déclarer leurs dépenses essentielles sans alourdir les processus administratifs. Ce type de modèle inclut généralement :

• les informations de base sur le salarié (nom, poste, service) ;
• la date et la nature de chaque dépense (repas, transport, hébergement) ;
• les montants totaux TTC ;
• un espace pour joindre les justificatifs.

Modèle de note de frais détaillé pour les grandes entreprises

Les grandes entreprises, avec leurs structures complexes et leurs volumes importants de notes de frais, ont besoin de modèles de note de frais plus détaillés pour assurer une gestion rigoureuse. Ce modèle comprend le plus souvent :

• les informations complètes du salarié et de l’entreprise ;
• les catégories spécifiques de dépenses (indemnités kilométriques, péages, fournitures professionnelles, etc.) ;
• des champs pour indiquer les taux et montants de TVA ;
• une section pour les approbations (validation du manager et du service comptable).

Modèle de note de frais pour les déplacements professionnels

Pour les collaborateurs en déplacement, un modèle spécifique est essentiel pour gérer les frais liés à leurs missions. Ce modèle se concentre sur :

• les frais de transport (billets de train, carburant, taxis, etc.) ;
• les frais d’hébergement (hôtels, locations temporaires) ;
• les frais de repas ;
• la possibilité d’ajouter des commentaires ou justifications pour chaque dépense.

Modèle de note de frais pour les repas et hébergements

Les repas d’affaires et les nuitées à l’hôtel représentent une part importante des frais professionnels dans de nombreuses entreprises. Un modèle dédié à ces dépenses offre donc une solution pratique et ciblée. Il comprend :

• la date et le lieu des repas ou de l’hébergement ;
• le nombre de convives pour les repas professionnels ;
• les montants TTC et HT avec la TVA détaillée ;
• une section pour joindre les factures correspondantes.

Comment optimiser la gestion des notes de frais dans votre entreprise ?

Les bénéfices de l'automatisation et des logiciels dédiés

La gestion manuelle des notes de frais et des remboursements peut rapidement devenir fastidieuse et chronophage. Pour alléger cette tâche et optimiser le travail des collaborateurs, managers et services financiers, l’automatisation s’impose comme une solution incontournable !

Avec une interface simplifiée sur un logiciel RH, les salariés peuvent enregistrer leurs dépenses en quelques clics : ils ne prennent plus le risque de perdre leurs justificatifs ! De leur côté, les managers et comptables bénéficient d’un suivi en temps réel des dépenses, d’une meilleure maîtrise des budgets et d’une centralisation des données pour des reportings précis. Le tout via une plateforme unique et intuitive. 

Bonnes pratiques pour fluidifier le processus de validation

Pour mettre en place un processus de validation efficace, tout repose sur des étapes claires et bien définies. L’idée derrière cette optimisation, c’est de réduire les délais et les erreurs. Voici quelques conseils :

• Centralisez les demandes : utilisez une plateforme unique où les collaborateurs peuvent soumettre leurs notes de frais et suivre leur statut.
• Automatisez les vérifications : les logiciels dédiés permettent de contrôler automatiquement les barèmes, plafonds et justificatifs requis.
• Fixez des délais de validation : établissez des temps de réponse précis pour éviter les retards dans les remboursements.
• Simplifiez la communication : intégrez un système de notification pour informer les salariés de l’avancement de leur demande ou en cas de problème à résoudre.

Mise en place de politiques internes claires et standardisées

Pour une bonne gestion des notes de frais, il est indispensable d’établir des règles claires et accessibles à tous :

• Dépenses admissibles : faites une liste simple et précise des frais pris en charge  (déplacements, repas, hébergements) et précisez ce qui ne l’est pas. 
• Plafonds clairs : indiquez les montants maximums remboursables, comme une limite par repas ou par kilomètre parcouru. 
• Délais transparents : détaillez combien de temps les collaborateurs ont pour soumettre leurs notes et les délais de remboursement à prévoir. 
• Modèles standardisés : proposez un format unique de note de frais pour gagner en efficacité et éviter les allers-retours inutiles.

Éviter les erreurs dans la gestion des notes de frais

Frais non justifiés : comment les gérer ?

La première source de désaccords et de complications, ce sont les frais non justifiés. Ainsi, lorsqu’un collaborateur ne fournit pas les justificatifs nécessaires, l’entreprise peut alors refuser le remboursement ou demander des explications supplémentaires.

Pour éviter ces situations, il est essentiel de former les collaborateurs, mais aussi de s’appuyer sur des outils numériques pour scanner et enregistrer les justificatifs dès qu’une dépense est engagée.

Mauvaise saisie des montants et conséquences fiscales

Une erreur dans la saisie des montants peut sembler anodine, mais ses conséquences peuvent être importantes ! En effet, des remboursements incorrects ou des données comptables inexactes peuvent mener à des redressements fiscaux en cas de contrôle, notamment si la TVA récupérable est mal calculée. Également, l’entreprise risque de perdre la confiance de ses salariés : des erreurs récurrentes nuisent à la transparence des remboursements.

Pour minimiser ces risques, les logiciels de gestion des notes de frais sont des incontournables. Ils permettent de vérifier les montants saisis et de détecter rapidement les incohérences. Une relecture systématique par les managers ou les services comptables reste également indispensable.

Problèmes liés aux justificatifs manquants

Enfin, l’absence de justificatifs pose des problèmes de conformité fiscale, avec une possibilité de sanctions lors d’un contrôle. Sans preuve tangible, les frais engagés ne peuvent être déduits : la trésorerie et la fiscalité de l’entreprise peuvent ainsi être impactées.

Pour pallier ce problème, il est conseillé de digitaliser le processus : les justificatifs peuvent être enregistrés immédiatement via une application mobile. N’hésitez pas à rappeler régulièrement les bonnes pratiques et de proposer des modèles préformatés. Et en cas de justificatif manquant, autorisez les collaborateurs à fournir une déclaration sur l’honneur, accompagnée d’une explication.

Utiliser Kelio pour automatiser la création des notes de frais

Avec le logiciel de note de frais Kelio, simplifiez la gestion des notes de frais grâce à une solution performante et intuitive. Notre outil vous permet d’automatiser l’ensemble du processus, de la création à la validation : bénéficiez d’un gain de temps significatif pour vos collaborateurs et services comptables.

Kelio facilite la saisie de vos dépenses grâce à une interface conviviale. Vos salariés peuvent : 

• enregistrer leurs frais en temps réel via une plateforme centralisée ; 
• numériser et joindre leurs justificatifs directement depuis leur ordinateur ou smartphone ; 
• suivre l’état de leurs demandes, de la soumission à l’approbation. 

Découvrez sans plus attendre Kelio et profitez de tous ses avantages : la gestion des notes de frais devient plus fluide, avec moins d’erreurs et une meilleure traçabilité. Rien de mieux pour gagner en sérénité et en productivité !

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