La comptabilisation des notes de frais – Mode d'emploi pour une gestion sans faille

Note de frais comptabilisation : quelles sont les règles à respecter ?

Ce que dit la législation sur les frais professionnels

Les frais professionnels représentent des charges spéciales liées aux missions du salarié : elles sont inhérentes à son emploi et supportées dans l'exercice de ses fonctions. Ces remboursements, lorsqu'ils respectent les conditions fixées par la législation, sont exclus de l’assiette de la CSG, de la CRDS et des cotisations sociales (articles L.136-1-1 et L.242-1 du Code de la Sécurité sociale). 

Si les remboursements ne répondent pas à ces critères, ils sont requalifiés en éléments de salaire et soumis aux cotisations sociales classiques. Il en va de même pour toute comptabilisation d’une avance sur note de frais.

Pour une gestion conforme et transparente des frais professionnels, trois modalités d’indemnisation de la note de frais sont prévues : 

• remboursement des dépenses réelles ou prise en charge directe par l’employeur ; 
• versement d’allocations forfaitaires, dans les limites fixées ; 
• déduction forfaitaire spécifique (DFS) pour certaines professions définies par le Code général des impôts. 

Les types de dépenses concernés (repas, transport, hébergement…)

La comptabilisation des notes de frais s’applique donc à différents types de dépenses liées à l’activité professionnelle. Parmi les plus courants, nous pouvons citer :

• Les repas : déjeuners ou dîners pris dans le cadre de rendez-vous professionnels ou en déplacement.
• Le transport : billets de train, péages, taxis ou indemnités kilométriques pour l’utilisation d’un véhicule personnel (et tickets à la pompe pour comptabiliser une note de frais de carburant).
• L’hébergement : frais de nuitées dans des hôtels ou locations temporaires lors de déplacements professionnels.
• Les autres frais : par exemple les frais de parking, les fournitures professionnelles ou les inscriptions à des événements liés à l’activité de l’entreprise.

Bon à savoir :
Rien n’est figé : chaque entreprise peut adapter les catégories de dépenses admissibles en fonction de ses besoins, puis préciser les limites ou plafonds applicables. La comptabilisation d’une note de frais dirigeant exige aussi une attention particulière.

Les justificatifs obligatoires pour chaque note de frais

Pour être valide et remboursée, une note de frais doit impérativement être accompagnée de justificatifs. Tous ces documents servent à prouver la réalité des dépenses engagées et leur lien avec l’activité professionnelle. Parmi les justificatifs obligatoires :

• Pour les repas : tickets de caisse ou factures précisant le montant, la date et le lieu.
• Pour le transport : reçus pour les billets de train, avion ou bus, justificatifs de carburant, ou relevés kilométriques pour les déplacements en véhicule personnel.
• Pour l’hébergement : factures d’hôtel détaillant les dates du séjour et les frais payés.
• Pour les autres frais : reçus pour le stationnement, les fournitures ou tout autre achat professionnel.

Attention : des justificatifs incomplets ou absents peuvent entraîner le refus du remboursement ! Le salarié doit donc conserver tous les reçus et toujours les joindre à sa demande pour la comptabilisation des notes de frais.

Les risques d’une mauvaise comptabilisation

L'impact sur la trésorerie et la fiscalité

Une mauvaise comptabilisation des notes de frais peut rapidement peser sur la trésorerie de l’entreprise. Rembourser des montants erronés ou non justifiés (même par inadvertance !) peut conduire à un gaspillage d’argent et désorganiser les finances. Côté fiscalité, le risque est encore plus grand : des remboursements mal documentés ou hors cadre légal peuvent être requalifiés en avantages en nature. Résultat ? Des redressements fiscaux, des charges sociales supplémentaires, et parfois même des pénalités.

Conformité aux règles comptables et légales

Ignorer ou négliger les règles comptables peut coûter cher, littéralement. Une note de frais mal tenue (sans justificatif ou hors des barèmes légaux) n’est pas seulement une erreur : c’est une porte ouverte à des contrôles fiscaux et sociaux. Pour éviter ces tracas, chaque note doit être complète, validée et bien rangée avec ses justificatifs. Heureusement, il existe des outils modernes comme un logiciel RH pour automatiser tout cela !

Comment comptabiliser une note de frais étape par étape ?

Enregistrement dans les comptes (frais généraux, avance, etc.)

Comptabiliser les notes de frais répond à des règles spécifiques, qui diffèrent des factures classiques au nom de l’entreprise. Contrairement aux factures (qui passent par le journal des achats), les notes de frais sont enregistrées dans un journal des opérations diverses (OD).

Voici comment procéder :

• Compte de charges : les dépenses engagées par le salarié sont imputées au débit du compte de charges correspondant à la nature de la dépense (par exemple 625 pour les déplacements, 6256 pour les frais de restaurant).
• Compte tiers : le remboursement au salarié est crédité dans le compte 421 (Personnel – rémunérations dues) ou 467 (Autres comptes tiers).

La comptabilisation des notes de frais dans le journal des opérations diverses

Frais kilométriques et de transport

La comptabilisation des notes de frais de type indemnités kilométriques est réalisée comme suit :

Important : les frais domicile-travail ne sont pas traités de la même manière. Ils doivent être comptabilisés via l’OD des salaires, avec un débit du compte 6414 (Indemnités et avantages divers) et un crédit du compte 421.

Frais de restauration

La comptabilisation des notes de frais de type frais de repas (toujours engagés lors de déplacements professionnels) suit une autre logique, notamment en tenant compte de la TVA récupérable :

Petite astuce : utilisez le compte 6256 (Missions) pour les déplacements extérieurs et le compte 6257 (Réceptions) pour des frais engagés lors d’une réception en interne.

Frais de logement

Enfin, pour la comptabilisation des notes de frais de type frais d’hébergement, l’écriture se fait en TTC. Notez aussi que le logement n’est pas éligible à la récupération de TVA. La comptabilisation d’un hôtel en note de frais se fait donc sur les comptes suivants :

Remboursement aux collaborateurs : quelle procédure adopter ?

Une bonne comptabilisation des notes de frais est essentielle pour proposer un remboursement rapide et fluide aux salariés. Ce processus repose alors sur plusieurs étapes :

1. Soumission de la note : le collaborateur transmet sa note de frais au service qui gère les notes de frais (idéalement via un logiciel dédié) en y joignant tous les justificatifs (factures, reçus, relevés kilométriques, etc.).
2. Validation : le service comptable ou le manager responsable vérifie que la note respecte les politiques internes, qu’elle est complète et conforme aux barèmes ou plafonds éventuels.
3. Comptabilisation : une fois validée, la note de frais est enregistrée dans les comptes de l’entreprise.
4. Remboursement : le paiement est effectué par virement bancaire ou ajouté à la fiche de paie, selon les pratiques de l’entreprise.
    

TVA et note de frais : comment la récupérer ?

La récupération de la TVA sur les notes de frais représente une économie importante pour l’entreprise, à condition de respecter certaines règles. Pour commencer, toutes les dépenses ne permettent pas de récupérer la TVA. Par exemple, c’est possible pour la TVA sur les repas d’affaires, les frais de carburant pour les véhicules utilitaires, ou les frais d’hébergement dans certains cas. Toutefois, il n’est pas possible de récupérer la TVA sur les dépenses liées à des véhicules de tourisme ou sur les frais engagés pour des activités personnelles.

Pour être récupérable, la facture doit être au nom de l’entreprise et mentionner clairement la TVA (taux, montant). En effet, les reçus sans cette information n’offrent pas de déduction. Une fois la note validée, la TVA récupérable est inscrite dans un compte spécifique dédié aux taxes déductibles, selon les règles fiscales en vigueur. Enfin, la TVA déductible est ensuite intégrée dans la déclaration mensuelle ou trimestrielle de l’entreprise pour être imputée sur la TVA collectée.

Bon à savoir :
Toute erreur ou omission dans les justificatifs peut entraîner un refus de récupération de la TVA lors d’un contrôle fiscal. Mieux vaut donc s’assurer que chaque note est correctement documentée pour éviter les mauvaises surprises !

Les bonnes pratiques pour simplifier la gestion des notes de frais

 Automatisation et digitalisation des processus

Optimiser la comptabilisation des notes de frais peut devenir un jeu d’enfant grâce à la digitalisation ! Voici quelques conseils pour simplifier et accélérer chaque étape : 

• Une soumission en un clic : les salariés scannent leurs justificatifs depuis leur téléphone et les envoient directement via une application. 
• Des calculs automatiques : le logiciel applique automatiquement les barèmes (kilométriques, plafonds de dépenses) et détecte les éventuelles incohérences. 
• Tout au même endroit : une plateforme unique regroupe l’ensemble des notes de frais. Besoin de retrouver un justificatif ou un rapport ? Tout est accessible en quelques clics. 
• Des validations simplifiées : managers et comptables valident les demandes en temps réel, directement depuis le logiciel.
• Suivi en temps réel : chaque collaborateur peut suivre l’état de sa demande : validée, en cours ou remboursée.

Mise en place d’une politique interne claire

Une comptabilisation des notes de frais efficace commence par des règles limpides. Avec une politique interne bien définie, vous réduirez les erreurs et tous les salariés pourront trouver réponse à leurs questions. Voici ce que devrait contenir votre politique interne :

• Ce qui est remboursé (et ce qui ne l’est pas) : repas, hébergements, déplacements... soyez précis pour éviter les mauvaises surprises.
• Plafonds et limites : expliquez clairement les montants maximaux remboursables, comme les indemnités kilométriques ou les frais de repas.
• Délais de soumission : fixez des règles simples (par exemple soumettre dans les 30 jours) pour une gestion fluide et sans retard.
• Procédure de remboursement : décrivez les étapes, les modes de paiement et les délais pour que chacun sache à quoi s’attendre.

Bon à savoir :
Diffusez ces règles via un guide pratique ou une courte formation. Une communication claire, c’est la garantie d’une gestion sans accroc et d’un traitement rapide des demandes.

Formation des équipes et sensibilisation

Enfin, pour optimiser le processus de comptabilisation des notes de frais, il est indispensable de former les équipes sur :

• La maîtrise des outils numériques : familiarisez vos équipes avec les logiciels ou applications que vous utiliserez. Une courte démo ou un tuto vidéo suffisent parfois ! Vos collaborateurs pourront aussi gagner en autonomie.
• La clarté des règles : prenez le temps de lister et de communiquer les bonnes pratiques, les justificatifs nécessaires et les dépenses admissibles.
• La conscience des enjeux : n’hésitez pas à rappeler qu’être rigoureux dans les notes de frais, ce n’est pas juste pour faire plaisir à la comptabilité. C’est aussi essentiel pour éviter des problèmes fiscaux et assurer la santé financière de l’entreprise.

Erreurs courantes dans la comptabilisation des notes de frais et comment les éviter

Justificatifs manquants ou erronés

Première erreur fréquente dans la comptabilisation des notes de frais : l’absence de justificatifs ou des documents incomplets. Une facture sans TVA détaillée, un reçu illisible ou une dépense non justifiée : ces erreurs peuvent mener à un refus de remboursement ou compliquer les contrôles fiscaux. Comment y remédier ? Vous pouvez mettre en place une checklist des justificatifs requis et utiliser des outils numériques pour numériser (et centraliser) les preuves dès leur réception.

Double comptabilisation

La double comptabilisation survient souvent lorsqu’une même dépense est enregistrée deux fois (que ce soit par erreur humaine ou à cause d’un système mal synchronisé). Cette erreur peut alors fausser les états financiers et engendrer des coûts inutiles. Nous vous conseillons donc de systématiquement vérifier les enregistrements et d'utiliser un logiciel de gestion des frais capable de détecter les doublons.

Frais non remboursables

Certaines dépenses, par exemple les frais personnels ou les dépenses hors politique interne, sont parfois comptabilisées à tort. On observe alors des désaccords avec les salariés ou un problème en cas de contrôle fiscal. Les entreprises ont donc tout intérêt à former les collaborateurs aux types de frais admissibles, mais aussi de limiter les erreurs en automatisant les vérifications grâce à des logiciels adaptés.

Quels outils pour faciliter la comptabilisation des notes de frais ?

Logiciels de gestion des notes de frais

Les logiciels dédiés à la gestion des frais professionnels sont devenus des incontournables pour simplifier la comptabilisation des notes de frais. Ils offrent des fonctionnalités clés :

• Soumission rapide : les collaborateurs peuvent saisir leurs dépenses et télécharger leurs justificatifs en quelques clics. En quelques secondes, leur note de frais est envoyée, validée et prête à être traitée.
• Automatisation des calculs : les outils appliquent automatiquement les barèmes kilométriques ou les plafonds définis (le tout sans intervention humaine).
• Vision claire et centralisée : une plateforme unique regroupe toutes les notes de frais, pour une visibilité en temps réel sur les dépenses. C’est idéal pour anticiper et contrôler votre budget.
• Gain de temps pour tout le monde : les validations sont automatisées, les remboursements accélérés et vos équipes gagnent un temps précieux pour se concentrer sur l’essentiel.

Intégration avec votre logiciel comptable

L’intégration d’un logiciel de gestion des notes de frais avec votre outil comptable n’est pas juste un bonus : c’est un atout majeur pour optimiser vos processus financiers. Une connexion fluide entre ces deux systèmes permet de transformer une tâche parfois fastidieuse en un processus rapide et fiable.

Avec une intégration directe, les données saisies dans le logiciel de gestion des frais (comme les montants, les justificatifs ou les catégories de dépenses) sont automatiquement exportées vers votre logiciel comptable. Chaque dépense est automatiquement classée dans le bon compte comptable en fonction de sa nature.

De plus, grâce à la synchronisation en temps réel, vous bénéficiez d’une visibilité claire sur les dépenses engagées. Cette transparence facilite :

• les rapprochements bancaires, en comparant directement les dépenses avec les mouvements bancaires ;
• le suivi des budgets par service ou par projet, avec des données actualisées à chaque instant ;
• la préparation des déclarations fiscales, en regroupant les données nécessaires en un clic.

L'importance de la mobilité et des applications dédiées

Avec des équipes souvent en déplacement, la comptabilisation des notes de frais doit être aussi flexible que vos collaborateurs. Grâce aux applications mobiles, les collaborateurs peuvent enregistrer leurs dépenses dès qu’elles surviennent : un déjeuner d’affaires, un billet de train ou un péage ? Tout est noté en temps réel, sans attendre le retour au siège.

L’époque des photocopies et des enveloppes remplies de reçus est révolue : un simple scan avec le smartphone permet d’ajouter une facture ou un reçu directement à la note de frais. Les justificatifs sont stockés dans l’application, prêts à être vérifiés et validés, sans risque de perte ou de détérioration. Et pas besoin d’être un expert en technologie pour utiliser ces outils : les applications mobiles sont conçues pour être accessibles à tous, avec des interfaces claires et des fonctionnalités simples.