La planification du travail peut rapidement devenir un casse-tête : compétences indispensables sur un poste, respect des temps de travail individuels, échanges de plannings, calculs de primes ou heures supplémentaires associées, couverture d’horaires d’ouverture étendus… Des logiciels spécialisés de gestion de plannings fleurissent sur le marché pour répondre aux manques des gestions réalisées uniquement sur tableurs. Comment bien choisir son outil de planification du personnel ? Quels sont les critères sur lesquels s’interroger ?
Aujourd’hui, répartir le travail entre les collaborateurs présents n’est plus suffisant pour assurer une bonne planification du travail. La course à la productivité, la gestion des compétences clés, le respect de la réglementation, sont autant de contraintes à intégrer dans la gestion des plannings du personnel. À celles-ci viennent s’ajouter de nouveaux enjeux tels que le recours contextuel au télétravail, la conciliation vie pro/vie perso ou encore la flexibilité des horaires, gages de fidélisation et d’engagement des salariés.
Dans ce contexte, le recours à un planning de travail centralisé et digitalisé apparaît essentiel pour pouvoir être partagé instantanément entre toutes les parties prenantes. En outre, ces outils logiciels apportent de réelles plus-values pour aider les managers à construire les plannings : proposition de plannings optimisés selon les contraintes imposées, alertes en cas de dépassement horaires ou d’absences constatées, etc.
Encore faut-il que le logiciel de planification horaire soit bien choisi afin d’être adapté aux besoins et spécificités de chaque organisation.
Claire Cohan, chef de produit planification et gestion des temps sur la gamme Kelio, souligne ici 7 critères clés, sur lesquels il convient de s’attarder lors du choix de son logiciel de plannings.
1. Une ergonomie logicielle agile, pour reproduire l’organisation du travail
Un bon outil de planification doit proposer des écrans suffisamment adaptables et paramétrables, pour que chaque manageur puisse y modéliser son organisation de travail. Un logiciel de planning trop contraignant et trop éloigné des pratiques en vigueur risque de ne pas être compris ni adopté par les utilisateurs.
Ayez le bon réflexe en demandant à réaliser une modélisation de votre organisation dans l’outil. Si vous ne vous retrouvez pas dans votre façon de travailler, changez d’orientation, la solution envisagée n’est pas la bonne. Vous ne ferez jamais rentrer un carré dans un rond et vous risquez au final, si vous poursuivez, de voir l’outil rejeté par vos utilisateurs et d’avoir investi inutilement.
Claire Cohan
Chef de Produit
2. Des cycles de travail pouvant être répétés dans le temps
Une des tâches les plus chronophages pour les managers est la ressaisie des cycles d’organisation : rotation d’équipes en 3X8, dotation minimale en personnel… Les logiciels de planification qui permettent de paramétrer automatiquement ces schémas récurrents et de les faire se répéter dans le temps font gagner un temps précieux tout en réduisant les risques d’erreurs.
3. La possibilité d’importer des données métiers
La plupart des organisations s’appuient sur des indicateurs métiers pour piloter leur activité : chiffre d’affaires prévisionnel, quantités à produire, nombre de couverts à servir… Certains logiciels de planification permettent d’importer directement ces variables d’exploitation et calculent automatiquement les besoins en ressources humaines associés. Cela permet de s’assurer de disposer d’un planning de travail efficient, au plus proche de l’activité réelle.
4. La gestion facile des événements ponctuels
Certains outils proposent des solutions « gain de temps » pour faciliter la gestion des événements non-réguliers, comme les absences ou les fluctuations d’activités : alertes visuelles, proposition d'un ou plusieurs plannings alternatifs tenant compte des nouvelles contraintes.
Ces événements peuvent générer des situations de sous-effectif et sureffectif. Certains logiciels de planification proposent de prêter ou emprunter un salarié en interne. D’autres facilitent le recours au personnel intérimaire en formalisant l’ouverture du poste directement auprès des agences d’intérim, tout en intégrant un « salarié provisoire » sur le planning.
5. L’interfaçage entre l’outil de planification et le logiciel SIRH
Les logiciels qui permettent de s’interfacer au SIRH et/ou à la gestion des temps facilitent l’identification des ressources à la fois compétentes et disponibles lors de la construction du planning. Cet interfaçage permet en outre de veiller au déclenchement des heures majorées et primes lors de la réalisation du planning. Mieux que l'interfaçage, une solution RH qui intègre nativement les fonctionnalités de gestion des temps et de planning sera un gage de fiabilité supplémentaire, avec notamment l'assurance que les données seront actualisées en temps réel.
6. Des alertes pour garantir la conformité légale et conventionnelle des plannings
Planifier requiert une bonne connaissance des règles légales et conventionnelles afin de ne pas se tromper et risquer des pénalités parfois très fortes pour l’entreprise. Il est pourtant rare que les managers en charge de cette planification soient au fait de toutes ces contraintes à respecter, la législation et les conventions métiers évoluant sans cesse.
Claire Cohan
Chef de Produit
Les outils de construction de plannings peuvent sécuriser l’organisation : certains peuvent alerter ou bloquer les actions des managers lorsque des plannings prévisionnels ne permettent pas de respecter les conditions réglementaires en vigueur dans l’organisation. Les logiciels les plus avancés permettent aussi le paramétrage d’alertes spécifiques, pour suivre l’équité de traitement entre collaborateurs.
7. Des outils de diffusion du planning
Un bon planning est d’abord un planning connu et partagé par tous ! Ainsi un outil facilitant la diffusion des plannings sous différents formats - édition papier, SMS, e-mail, lien intranet – est à privilégier. Une communication efficace du planning permet aux collaborateurs de s’organiser, ce qui favorise l’équilibre vie pro/vie perso. Une bonne communication des plannings permet aussi aux collaborateurs d’être mieux informés des tâches à réaliser ; un vecteur de bien-être au travail encore sous-estimé.
Choisir la bonne solution de planification, c’est-à-dire celle qui répond aux besoins spécifiques de l’organisation, demeure une étape incontournable pour réussir la digitalisation des plannings du personnel. Associer à ce choix un comité d’utilisateurs - constitué de représentants des RH, de managers et d’utilisateurs - permet en outre de s’assurer que l’outil sera adopté par le plus grand nombre.
Car si le choix du bon outil est un prérequis, il ne saurait se passer de l’accompagnement au changement que représente l’instauration d’un nouvel outil. Ainsi, un ultime critère de choix à prendre en considération est celui de l’expérience et de la capacité de l’intégrateur à accompagner toute une entreprise dans la mise en place du nouvel outil de planification.
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