Dans un monde professionnel où l’agilité est reconnue comme un enjeu stratégique, la gestion des temps et des activités dépasse désormais la seule dimension de la collecte d’information sur la présence des salariés dans l’entreprise. De fait, la Gestion des Temps et des Activités - GTA - impacte plusieurs sujets prioritaires pour toute DRH parmi lesquels la planification des ressources, la qualité de l’expérience salarié et, plus largement, la qualité de vie au travail ; des domaines qui influent directement sur la performance de l’entreprise.
Gestion des temps : de la charge administrative au levier organisationnel
Durant plusieurs décennies, la gestion des temps a été perçue comme une tâche purement administrative et, disons-le, plutôt fastidieuse. Sa seule finalité était la paie, et en cela elle n’intéressait que le département RH de l’entreprise. Les évolutions réglementaires, la digitalisation et la transformation de la fonction RH ont changé la donne au début des années 2000.
Progressivement, les évolutions législatives en termes de droit du travail et de droit social ont accru, au sein des services RH, les besoins de suivi des temps. Là où il s’agissait seulement de collecter les données pour établir les fiches de paie, il est devenu nécessaire, digitalisation aidant, de pouvoir mettre à jour les compteurs et d'informer les salariés en temps réel. Parallèlement, des attentes nouvelles se sont cristallisées sur la fonction RH, appelée à endosser l’habit de « business-partner ». La maîtrise des coûts RH, l’optimisation des processus ou la GPEC, domaines dans lesquels la DRH doit désormais démontrer sa valeur ajoutée, s’appuient largement sur des données issues de la collecte des temps.
La gestion des ressources, que celles-ci soient internes ou externes, est également étroitement liée à la gestion des temps. À l’heure où l’organisation du travail s’oriente de plus en plus vers le mode projet dans nombre d’entreprises, les attentes sont fortes en termes de planification. La possibilité de contrôler le temps passé sur une tâche au regard des ressources mobilisées permet de suivre l’avancement d’un projet, mais également d’en maîtriser le coût et le pilotage.
Plus généralement enfin, que les salariés travaillent ou non en mode projet, la apparaît de plus en plus stratégique sur les plans opérationnel, économique et social. Elle doit garantir l’affectation pertinente des collaborateurs en fonction des prévisions, des compétences et de l’actualité. La planification tient aussi un rôle dans le respect de l’équilibre vie privée/vie professionnelle, et contribue en ce sens au bien-être des salariés.
La GTA au service de l’expérience salarié
La révolution digitale est entrée, depuis quelques années, dans une phase dépassant le seul gain de performance au profit de l’entreprise. Parallèlement à l’amélioration de l’expérience client, on a vu émerger le souci de l'amélioration de l’expérience salarié. Fidéliser les meilleurs talents implique de répondre à leurs attentes dans de nombreux domaines, dont celui de la praticité et du confort des outils mis à leur disposition. Dans ce contexte, mieux gérer l’activité du salarié ne doit pas impliquer pour ce dernier un surcroît de tâches administratives, notamment avec la saisie des données le concernant. Les 35 heures, le comptage des heures supplémentaires ou la pratique du télétravail ne peuvent aujourd’hui monopoliser l’attention et le temps des collaborateurs : l’automatisation de la gestion des temps - et plus largement de l'ensemble des procesus RH - s’impose pour leur permettre de se concentrer sur les tâches pour lesquelles ils ont été recrutés.
Les nouvelles solutions digitales de gestion des temps intègrent cette dimension d’optimisation de l’expérience salarié. Là où la traditionnelle badgeuse « carton » était perçue par les collaborateurs comme un simple outil de contrôle, voire de « flicage », le « badgeage » de l’avenir apparaît comme un moyen moderne de favoriser certaines aspirations des salariés, comme la mobilité (télétravail, nomadisme) ou l’accroissement du collaboratif.
Lorsque nous avons repensé les badgeuses de la gamme Kelio, nous nous sommes fixés comme objectif de replacer le collaboratif au coeur de la reflexion.
Médéric Gillet
Chef Produit Accès et matériel
Et de poursuivre ; "nous nous sommes inspirés de la téléphonie mobile et de la généralisation des smartphones, pour dessiner les contours de ce qui est devenu le Kelio Visio X7, un terminal multi-usages alliant badgeage de gestion des temps, interactions entre collaborateurs/entreprise et accès à l'information. Ce n'est plus une simple pointeuse : elle s'adresse à tous les collaborateurs de l'entreprise et permet d'envoyer aux salariés des messages personnalisés au moment où ils se présentent, faire des annonces, mettre des documents à disposition de l’ensemble des collaborateurs… Ces derniers peuvent, de leur côté, consulter leurs compteurs, transmettre des messages via messagerie intégrée, faire des demandes de congé ou même commenter un badgeage atypique. Des applications comme la boite à idées et le sondage, accessibles depuis le terminal, permettent aussi aux RH d'impliquer les salariés et de développer les enjeux participatifs et collaboratifs, chers aux nouvelles générations de collaborateurs et managers".
Badgeage et amélioration de la QVT : la fin de l'antagonisme
Si ces innovations matérielles contribuent à une meilleure expérience salarié, les solutions digitales de gestions des temps peuvent aussi prendre une part active à la QVT (qualité de vie au travail) des collaborateurs et au respect des évolutions réglementaires dans ce domaine. Citons quelques exemples marquants de ce dernières années :
- mesure fine des temps réels d’exposition à la pénibilité (rendue obligatoire depuis l’entrée en application du compte personnel de prévention de la pénibilité en 2016)
- vérification de la déconnexion effective des collaborateurs durant certaines plages horaires (le droit à la déconnexion est entré en vigueur le 1er janvier 2017 avec la mise en place de la Loi Travail)…
Les impacts de la gestion des temps sur de nombreux sujets primordiaux pour les entreprises imposent des solutions à la hauteur des nouveaux enjeux des DRH. Reste à opérer le bon choix en fonction des spécificités de chaque organisation, en gardant en mémoire ceci : un outil de gestion des temps ne doit plus seulement pouvoir être utilisé par tous, il doit aussi apporter un maximum de confort et d’agilité à l’utilisateur, et être compatible avec les formes d’organisation nomades et fluctuantes qui prévaudront de plus en plus demain.
Et vous ? Comment traitez-vous la question de la gestion des temps dans votre organisation? Et si vous faisiez de la gestion des temps votre nouveau levier de performance et d'optimisation des conditions de travail ?
