Automatiser la gestion de ses ressources humaines

La gestion des ressources humaines est une activité à haute valeur ajoutée en entreprise dans la mesure où l’humain, c'est à dire les salariés, est au cœur de sa mission. Forces vives d’une entreprise, les collaborateurs sont de plus aujourd'hui au coeur d'une guerre des talents sans précédent. 

Ainsi, une bonne gestion des hommes et des femmes qui constituent l'entreprise est capitale. Elle est source de performance, de rentabilité, d’innovation, de compétitivité, mais aussi de motivation, de fidélisation et de conditions de travail favorables.

Toutefois, le service RH se voit bien souvent accaparé par un ensemble de tâches purement administratives, qui bien qu'indispensables, ne représentent que peu de plus-value humaine. Outre la perte de temps occasionnée, ces activités détournent les gestionnaires RH de l’humain.

Pourtant, il existe des solutions simples pour automatiser ces tâches RH récurrentes et qui ne nécessitent pas réellement d’intervention humaine. En outre, cette automatisation contribue au respect de la conformité légale et conventionnelle, en évitant certaines erreurs. 

Les intérêts d’automatiser la gestion de ses ressources humaines

Déclaration d’embauche, établissement et envoi des bulletins de salaire, traitement des congés payés, des arrêts maladie ou des arrêts travail, gestion des visites médicales ou des absences, etc. sont autant de tâches qui demandent du temps de gestion au quotidien.

Pourtant, elles ne sont en soi pas complexes dans la mesure où il s’agit surtout de la collecte d’information à renseigner dans l’outil informatique afin de les traiter par la suite. En outre, une partie de ces informations proviennt d’autres services (du manager par exemple) qui les notent puis les transmettent au service RH. Le travail est donc fait deux fois.

Il est donc évident que l’avantage premier de l’automatisation d’une partie de la gestion RH est de gagner du temps et d’augmenter la productivité des différents acteurs concernés, puisque certaines tâches ne seront plus à traiter manuellement.

Mieux encore, il est possible d’automatiser des processus entiers et pas seulement des tâches uniques. Le paramétrage d’une série de règles, d’actions ou de tâches à exécuter de manière automatique (ce que l’on appelle un workflow) permet au processus de se "dérouler seul". Ainsi, les étapes s'enchainent les unes après les autres en limitant les interventions humaines (exceptées certaines validations).

Outre le gain de temps pour l’équipe RH dans la gestion quotidienne des processus, cette automatisation est également un gage de sécurité puisqu’elle permet :

• d’éviter certains oublis ou erreurs humaines ;
• de garantir la conformité du processus (documents obligatoires, délais à respecter, relance dans les temps, etc.) ;
• de bénéficier d’outils de suivi performants avec l’intégration d’indicateurs de suivi de l’activité (étude du turn-over ou de l’évolution des absences, par exemple, pour ce qui concerne la mesure du bien-être au travail).

Dès lors, les équipes RH sont plus libres de se focaliser sur leur cœur de métier.

Les tâches ou processus RH à automatiser

La lecture de ce qui précède laisse rêveur quant aux possibilités apportées par l’automatisation. Toutefois, il n’est pas toujours simple de se figurer ce que cela peut représenter en pratique, sur le terrain.

Pourtant, de nombreuses tâches propres à la gestion RH peuvent être automatisées ; notamment tout au long du suivi des dossiers des collaborateurs, depuis leur arrivée jusqu’à leur départ de l’entreprise.

• L’intégration du salarié à son arrivée (autrement appelé onboarding) : gestion des formalités légales (contrat de travail, déclaration à l’embauche, visite médicale), gestion des accréditations, autorisations, accès, création d'une adresse e-mail professionnelle, etc.
• La gestion des temps et des absences : demande de congés, arrêts maladie, arrêts de travail, déclarations obligatoires aux organismes sociaux, etc.
• La mise à jour des dossiers des salariés : changement d’adresse, de numéro de téléphone ou de poste, etc.
• Le suivi des collaborateurs : entretiens d’évaluation annuels ou entretiens professionnels, formation, évolution professionnelle, mutation, etc.
• L'envoi des éléments variables de paie (heures effectuées, absences...) dans le système de gestion de paie.
• etc.

Ainsi, toutes ces tâches peuvent être paramétrées par les gestionnaires RH afin que le nouveau collaborateur reçoive automatiquement son « kit de démarrage » et soit informé des différentes étapes de son intégration par mail ou sur une plateforme dédiée.

Le circuit de validation est également plus rapide dans la mesure où chaque partie prenante peut signer les documents ou valider une démarche directement en ligne. La collecte des documents et leur intégration dans le système se veulent elles aussi automatiques.

Les processus se déroulent donc avec une plus grande rapidité et une meilleure efficacité et favorisent la collaboration, la responsabilisation et la communication entre RH, managers et collaborateurs puisque tous sont impliqués dans ces processus.

Enfin, le service RH peut également programmer des alertes afin de recevoir des notifications lorsqu’un document arrive à échéance ou lorsqu’il est nécessaire de réaliser une tâche particulière.