Dans un contexte où les recrutements sont de plus en complexes et où il est de plus en plus difficile d’attirer et de fidéliser les talents, réussir l’onboarding RH - c'est à dire l'intégration des nouveaux collaborateurs - est un enjeu déterminant pour les entreprises. Or nombreuses sont celles qui estiment que l'intégration de leurs nouveaux salariés n'est pas optimale. Afin de vous aider dans cette tâche, nous vous présentons nos étapes indispensables à un onboarding réussi.
Selon une enquête menée par le site Cadremploi, près de 33% des démissions de la population des cadres interviendraient à la suite d’une mauvaise intégration. De plus, 65% de ces démissions surviendraient durant les 6 premiers mois de la prise de fonction. Or cet état de fait ne concerne pas seulement les cadres, mais bien l’ensemble des collaborateurs. Dans ce contexte, l'onboarding devient une étape déterminante dans la performance de l'entreprise. Nous vous présentons les étapes à suivre pour structurer et réussir l'intégration de vos nouvelles recrues :
Étape 1 : Ne pas négliger le pré-onboarding
L’intégration d’un nouveau collaborateur débute bien avant son premier jour de travail. Pour certaines entreprises, cela démarre même dès les premières étapes du recrutement. Pour nous, il s’agit plutôt dans ce cas du process d’expérience candidat, qui certes viendra renforcer l’image de marque employeur et par conséquent aura un impact favorable sur l’intégration, mais cela ne s’intègre pas à proprement parler dans l’onboarding.
Dans notre entreprise, nous sommes plutôt partisans de différencier l’expérience candidat du process de pré-onboarding.
Mais quand commence le pré-onboarding et en quoi consiste-t-il ?
Le pré-onboarding, quand débute-t-il ?
Le pré-onboarding doit débuter dès la validation de la candidature du nouveau collaborateur, lorsqu’il passe du statut de "candidat" à celui de "futur embauché", et se poursuit jusqu’à son premier jour de travail.
En effet, il n’est pas rare que plusieurs semaines s’écoulent entre la fin du processus de recrutement et la prise de fonction effective du nouvel employé et durant ce laps de temps, il arrive de voir certains candidats se désengager du poste.
Afin de limiter ce risque, le pré-onboarding est un outil simple et efficace qui va permettre au collaborateur de se sentir intégré et investi au sein de l’entreprise et ce, avant même d’en faire officiellement partie.
Le pré-onboarding, en quoi consiste-t-il ?
Durant cette étape, l’entreprise va pouvoir tisser ses premiers liens avec le collaborateur, mais également encourager les échanges entre le collaborateur et son manager.
Pour ce faire, le pré-onboarding doit être scindé en différentes parties.
Une partie administrative
Que cela soit par le biais de votre logiciel de SIRH ou directement par mail, recueillez l’ensemble des informations administratives qui vous permettront de rédiger le contrat de travail de votre collaborateur ainsi que la création de son dossier du personnel.
Quelques jours avant son arrivée, vous pouvez lui faire parvenir un lot de cartes de visite ainsi qu’un welcome pack aux couleurs et au nom de votre entreprise. Ce dernier peut se composer d’un tapis de souris, d’un mug, de crayons ou de tout autre goodies qui feront naître un sentiment d’appartenance et d’intégration chez votre collaborateur.
Une partie mise en relation
Intégrer une nouvelle entreprise est souvent stressant pour les salariés : changement d’habitudes, nouveaux collègues, etc. autant de sources d’appréhension qui peuvent interférer négativement avec l’intégration des collaborateurs.
Pour en limiter l’impact, profitez de cette période de pré-onboarding pour nouer les premiers liens. Vous pouvez par exemple organiser un entretien téléphonique avec lui afin de lui confirmer le jour et l’heure de son arrivée, mais aussi aborder les sujets qui pourraient être une source d'inquiétude pour lui, tel que l’accès aux locaux, le temps de trajet, sa tenue vestimentaire, etc.
Demandez également au manager direct du collaborateur de prendre contact avec lui pour se présenter et lui présenter un peu plus en détail l’organisation du service ainsi que les fonctions qu’il sera amené à occuper. En tant que gestionnaire RH, vous pouvez même rappeler cette tâche au manager au travers d'une To-Do list de pré-onboarding, propre à votre organsiation et partagée par tous les managers.
Une partie informative
Si votre entreprise dispose de modules de formation interne en e-learning et/ou d’un livret d’accueil sous format digital, il peut être utile d’en fournir un accès au collaborateur en cours d’intégration. Communiquez également avec lui sur les possibilités de restauration au sein de l’entreprise ou aux alentours.
Plus le collaborateur disposera d’informations pratiques et utiles sur son quotidien au sein de l'entreprise et plus il aura le sentiment de déjà appartenir à votre société.
Étape 2 : Anticiper et planifier l’onboarding
Comme nous venons de le voir, le pré-onboarding a un rôle important dans le parcours d’intégration d’un collaborateur, mais attention cela ne veut pas dire que vous serez dispensé de préparer l’onboarding en tant que tel.
Préparer l’arrivée du collaborateur en amont
Avec le pré-onboarding, vous aurez eu l’occasion de préparer l’arrivée administrative du collaborateur, mais pour donner à votre onboarding un maximum de chances de réussite, il vous faudra également préparer l’arrivée de ce collaborateur d’un point de vue organisationnel et humain.
Vérifiez que le collaborateur disposera de tout le matériel nécessaire pour son premier jour : badge d'entreprise, ordinateur, code d’accès, carte de restauration, etc. Ces éléments doivent bien souvent être préparés en amont par différents services de votre entreprise (service informatique, moyens généraux, etc...) et leur configuration prend un certain temps. Les solutions SIRH, telles que le logiciel Kelio, peuvent vous aider à configurer des processus collaboratifs où chaque intervenant est prévenu dans les temps de ses tâches à effectuer, afin que le matériel du nouveau collaborateur soit prêt le jour de son arrivée. Votre nouvelle recrue sentira qu'elle compte et pourra prendre en main ses outils dès ses premières heures dans l'entreprise.
Pensez également à communiquer auprès des différents services sur l’arrivée de cette personne en donnant son nom, en présentant son rôle au sein de l’organisation et en communiquant sur le jour et l’heure de son arrivée. Le portail collaborateur RH ou votre intranet d'entreprise sont de bons supports de communciation pour présenter les nouveaux venus à tous vos effectis.
Pour faciliter un peu plus son intégration, nommez un référent d’intégration, qui prendra sous son aile le collaborateur et qui pourra ainsi répondre à toutes ses questions et le présenter de façon plus informelle à ses collègues.
Organiser ses premières journées et diversifier son parcours d’intégration
Afin que son arrivée et que ses premiers jours, voire premières semaines, soient les plus sereins possibles, prenez à votre charge d’organiser son planning sur cette période.
Lors de la première journée, prévoyez un petit déjeuner d'accueil avec le service RH, son mentor d’intégration, son manager et les membres de son service. Cela sera une entrée en matière parfaite pour le collaborateur comme pour ses collègues.
Après cela, vous pouvez réaliser un entretien avec le salarié pour finaliser toute la partie administrative et contractuelle de la relation de travail, si elle n'a pas pu être terminée en amont. De même, demandez à son référent d'intégration de déjeuner avec lui et pourquoi pas même de sortir déjeuner avec quelques-uns de ses collègues.
Le temps de l’après-midi peut être consacré à la découverte des locaux et des process d’entreprise ; tel que les congés, les formations, la salle de pause, les process de sécurité et ainsi de suite.
Au cours des premières semaines, il sera important de suivre et de planifier les différentes étapes d’intégration de votre collaborateur. Pour ce faire, vous pourrez :
- Organiser des entretiens entre son manager, son référent RH et lui, afin de définir les objectifs qu’il devra remplir et l’informer précisément sur ses missions.
- Préparez une visite des différents services et même lui permettre de travailler quelques heures dans ces différents services sur des postes clés qui lui permettront de mieux cerner les activités et l’importance de chacun dans l’organisation.
- Lui faire assister à des sessions de formation interne et/ou des webinars de présentation.
- Programmer des points d'avancée réguliers avec son manger pour suivre son intégration et assurer une bonne prise de poste.
- Veiller à créer des instants propices de rencontre entre le collaborateur et l’ensemble des salariés de l’entreprise ou même entre onboardés afin qu’ils puissent échanger entre eux sur leurs impressions et expériences.
Étape 3 : Penser l’onboarding dans la durée
L’onboarding ne doit pas être vu comme une histoire de quelques jours ou de quelques semaines. Une bonne intégration prend du temps et en tant que responsable des services RH, vous devez en être le chef d’orchestre.
Pour ce faire, programmez des rendez-vous réguliers entre le collaborateur onboardé et le service RH ; entretiens au cours desquels le collaborateur pourra aborder les points satisfaisants comme ceux qui le sont moins.
De même, organiser des rencontres entre le service RH et le manager de l'onboardé afin de recueillir son ressenti. Encouragez le manager à réaliser régulièrement des points informels avec le collaborateur afin de lui faire part de ses progrès et/ou de lui apporter de l’aide et du soutien lorsqu’il en aura besoin.
Pour finir, un parcours d’intégration doit avoir une échéance distincte et claire. En ce sens, vous pouvez opter pour la rédaction, par l'onboardé, d’un rapport d’étonnement dans lequel il pourra retranscrire l’ensemble de son parcours d’onboarding. Très utile, ce rapport est un excellent moyen de s’assurer du ROI de son process et fourni, en règle générale, de nombreuses pistes d’amélioration.
L'onboarding est une étape cruciale lors du recrutement de nouveaux talents. Simplifiez chaque étape de ce processus avec Kelio, le logiciel de gestion RH. Du recrutement aux premiers jours, nous vous accompagnons dans l'accueil de vos nouveaux collaborateurs.
